Автоматизация конторского труда

§1. Что такое автоматизация

(параграф, необходимый для понятия термина и истории его использования)

Термин «автоматизация» стал появляться в печати вскоре после конца второй мировой войны, однако это слово не нашло места в словарях до конца 50-х годов. Затем, этому термину было дано универсальное, на мой взгляд определение: «автоматически контроли-руемое действие машины, процесса или системы, особенно с помо-щью контролирующих устройств». Эта характеристика охватывает автоматизацию как на промышленном предприятии, так и в конторе.

Этот термин был впервые употреблён в 1947 г. Д. С. Хардером из «Форд мотор компани» на заседании, посвящённом планировке и оборудованию нового завода. После этого термин «автоматизация» сразу же был признан в качестве удобного выражения для автома-тических устройств и стал общеупотребительным в автомобильной и металлообрабатывающей промышленности. Далее этот термин стал употребляться практически во всех сферах производства, а что касается применения этого слова в связи с обработкой данных и канцелярской работой, то первый человек, который якобы употребил его, был Джон Диболд из компании «Джон Диболд».

В настоящее время, благодаря интенсивному развитию компьютерной технологии, автоматизация производства используется практически всюду
, как в промышленной сфере, так и в конторах (офисах).

В следующих параграфах рассматривается автоматизация в конторах и подчеркивается её отличие от автоматизации на промышленных предприятиях: комплексная обработка информации (КОИ), обработка данных с помощью ПЭВМ, автоматизированная обработка данных (АОД) и современные методы обработки данных (СОД), степень автоматизации, оценка используемого оборудования и достижения в технологии обработки данных.

§2. Автоматизация в конторах и на предприятиях

(основные отличия между автоматизацией в офисах и на промышленных предприятиях)

Автоматизация на заводе или на фабрике влечет за собой «контролируемое действие аппарата или машины». Это значит, что для регулирования и контроля за действиями машины используются различные электронные или механические устройства. Автоматизированный завод вчерашнего дня становится ещё более автоматизированным. На фабрике, где в течение длительного времени все работы выполнялись машинами, во главу угла ставится совершенствование
оборудования или машин.

Напротив, автоматизация в конторе зависит главным образом от контролируемого действия самой системы
по обработке офисных документов, называющейся комплексной обработкой информации (КОИ). Для того чтобы повысить уровень автоматизации, необходимо прежде всего провести ряд мероприятий по совершенствованию самих систем, потому что без предварительного анализа и наведения порядка в системах
и методах
работы переход к автоматизации попросту привел бы к быстро прогрессирующему беспорядку и неразберихе.

Простые определения терминов, выделенных курсивом таковы: система
- это «серия функций, действий или операций, ведущих к желаемому результату», в то время как метод
представляет собой «дейстсия системы в её деталях». Основная цель, которая привела к созданию системы комплексной обработки информации, состояла

в том, чтобы найти эффективные и дешевые средства или метод упрощения и контроля повторяющихся канцелярских операций. Это очень похоже на использование так называемых «процедур» во мно-гих языках программирования, когда одна и та же процедура может использоваться по ходу программы неограниченное число раз и при этом её тело написанно только один раз. Используя наиболее крат-кое определение, комплексная обработка информации является сре-дством «упрощения и ликвидации повторяющихся канцелярских операций, совершаемых вручную». Система комплексной обработки информации в отдельно взятой компании должна предназначаться для удовлетворения специальных нужд этой компании, которые в

свою очередь определят потребность в оборудовании или в различ-ных комбинациях используемого оборудования.

Комплексная обработка информации в полном смысле слова является той главной идеей, которая лежит в основе понятия систем и без которой автоматизация конторского труда и применение тех-нических средствдля обработки данных в конторе были бы невоз-можны
. Безусловно, комплексная обработка не представляет собой совершенство процесса автоматизации, но является очень важным шагом в достижении автоматичности. КОИ даёт логическую основу для обработки потока коммерческих данных. Благодаря этому появ-ляется возможность установить в офисе ПЭВМ и «нагрузить» маши-ну выполнением этой работы. Важным заключением является то, что комплексная обработка

информации есть первый шаг к автоматизации
, без использования

КОИ не могло бы быть достигнуто подлинной автоматизации канце-лярской работы. Говоря попросту, в конторском труде (обработке документов, подсчету, распределению прибылей etc.) используются повторяющиеся операции, для которых может быть найден «общий множитель». При этом такой процесс может быть автоматизирован.

Автоматизация в конторе не является синонимом вычислительной

машины или любого типа быстродействующего оборудования для обработки данных. Вычислительная машина (ПЭВМ) представляет собой механизм или устройство, которое позволяет применить мето-ды комплексной обработки информации в любой компании
незави-симо от сложности и размеров её операций.

§3. Новая технология обработки данных

(рассматривает новые достижения в процессе обработки данных)

Как было сказанно в §2, новые достижения в процессе обработки данных стали возможны лишь в результате двух огромнейших тех-нических достижений - комплексной обработки информации и изо-бретению быстродействующих электронно-вычислительных машин. Эти два, на мой взгляд грандиознейших достижения, заставили ответственных руководителей (менеджеров) фирм уделять больше внимания канцелярской работе и тем расходам которые с ней связанны.

Итак, комплексная обработка информации связанна как с автома-тизацией конторского труда, так и с обработкой данных с помощью

ЭВМ. Попробуем дать определение зтому термину:

Комплекснаяобработка информации

представляет собой эффек-

тивный способ получения скоординированного и непрерывного потока важных данных, необходимых руководству для принятия каких-либо решений, контролю и планированию. Другое определе-ние, рассматривает комплексную обработку информации «как про-цедуру, с помощью которой информация может быть зафиксирован-на на магнитной ленте или карте с тем, чтобы она неоднократно могла воспроизводиться полностью или частично на различных ма-шинах, пригодных для работы с лентами или картами*, на которых находится информация». Это определение очень похоже на данное в §2 определение процедуры (функции) алгоритмических языков. Это определение показывает существенное различие между КОИ и традиционными методами