Н.А. Панова, ведущий консультант по бюджетированию и процессам ГК "Инталев"
Приступая к проекту создания системы управленческого учета , любая компания рано или поздно столкнется с проблемой интеграции бухгалтерского и управленческого учета . Чтобы эта задача не стала камнем преткновения на этапе реализации проекта , необходимо спланировать ее решение еще в ходе разработки концепции проекта . При этом чем более эффективным окажется ее решение , тем быстрее и дешевле пройдет реализация как самого проекта по постановке управленческого учета , так и функционирования системы .
Основой для разрешения данной проблемы станет триединство методологических , технических и организационных подсистем интеграционного процесса . Алгоритм будет выглядеть следующим образом :
разработка методологии управленческого учета ;
выбор на ее основе программных и технических средств автоматизации ;
разработка организационных регламентов и процедур по сбору , обработке и интеграции данных в обеих системах учета , исходя из требований разработанной методологии и выбранного ПТО .
Рассмотрим подробнее этапы решения задачи интеграции .
Первый этап – разработка методологии интеграции управленческого и бухгалтерского учета . На этом этапе необходимо решить ряд подзадач . Первоначально следует определиться с кругом пользователей информации из управленческой системы учета . В отличие от бухгалтерского учета , который направлен в основном на удовлетворение интересов внешних пользователей ( налоговые инспекции , банки , акционеры ), пользователями управленческого учета выступают преимущественно внутренние субъекты , но в некоторых случаях информация из управленческого контура может предоставляться и внешним субъектам , например банкам , коммерческим контрагентам . Даже в случае принятия решения о том , что управленческий учет должен использоваться только для внутренних потребностей , следует иметь в виду , что и здесь существуют разные группы пользователей , которые с помощью управленческого учета решают разные задачи . Поэтому требования к информативности и оперативности представления данных у руководителя подразделения и генерального директора будут различными .
Определение состава пользователей информации позволит сформировать набор требований каждой группы к составу , оперативности и способу представления информации в управленческом учете , а также цели создания и функционирования системы управленческого учета .
Далее следует переходить к формированию управленческой учетной политики , которая опишет принимаемую на предприятии совокупность способов ведения управленческого учета – первичного наблюдения , стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности . Казалось бы , внешне управленческая учетная политика ничем не отличается от бухгалтерской учетной политики , однако между этими системами учета существуют различия . Основные отличительные черты накладывает сама цель , ради достижения которой и создается альтернативный способ учета . Бухгалтерская учетная политика жестко привязана к юридическому лицу и едина для всех операций данного предприятия . В отличие от нее управленческая учетная политика предполагает возможность применять различные варианты оценки хозяйственных событий в зависимости от времени , подразделения , направления бизнеса и даже экономического смысла отдельной хозяйственной операции .
Например , бухгалтерский учет требует определять момент получения доходов по моменту отгрузки готовой продукции или дате подписания акта выполнения работ , а в управленческом учете компания может учитывать у себя доходы после поступления оплаты от покупателя . Еще большие различия могут возникнуть при начислении амортизации . В управленческом учете могут устанавливаться сокращенные сроки полезного использования основных средств , а также применяться разные способы начисления амортизации для каждого отдельного вида или объекта учета ( основного средства ).
Значительные различия в учетных политиках могут вызвать желание упростить задачу , организовав управленческий учет как параллельный и не взаимодействующий с системой бухгалтерского учета . Однако это лишь видимый и не самый эффективный способ упрощения , так как бухгалтерский , управленческий , да и любые другие учеты в компании имеют общий базис – все они отражают одни и те же факты финансово - хозяйственной деятельности . Принятие решения о параллельном ведении двух систем учета не только увеличит стоимость проекта на этапе функционирования ( создание и содержание еще одной учетной службы ), но и вызовет организационные проблемы ( борьбу двух подразделений за очередность поступления документов и информации ), а также может привести к кардинальным различиям в отчетах о результатах финансово - хозяйственной деятельности компании .
Чтобы избежать подобных проблем , необходимо после разработки управленческой учетной политики тщательно проанализировать хозяйственную систему организации , принципы отражения операций в бухгалтерском учете и найти точки единства ( интеграции ) двух систем учета .
Следующим шагом станет разработка регламента трансформации данных бухгалтерского учета в управленческий контур , а данных управленческого контура – в бухгалтерский учет .
Процедура трансформации свяжет счета управленческого и бухгалтерского планов счетов ( в случае применения в управленческом учете способа «двойной записи» ) или бухгалтерский план счетов с показателями управленческого счета ( в случае применения в управленческом контуре «кассового» метода учета ). Следует отметить , что в процедуре трансформации обязательно должны быть учтены различия , закрепленные в учетных политиках обеих систем учета , что достигается использованием различных аналитик . На этом этапе полезно создать специальное положение о порядке трансформации ( далее Положение ), которое наглядно зафиксирует моменты расхождения между двумя системами учета .
При разработке Положения необходимо уделить особое внимание выявлению недостающей в бухгалтерском контуре учета информации . Это позволит разработчикам проекта принять решение о способах сбора и фиксации недостающей информации . Кроме того , могут появиться и новые способы получения информации для отражения ее в бухгалтерском контуре . На этой же стадии необходимо принять предварительное решение о порядке внесения информации в информационную среду ( бухгалтерский контур – трансформация в управленческий ) или , наоборот , – внесения в управленческий контур , а затем трансформации в бухгалтерский . Окончательно ответить на этот вопрос можно будет после выбора программного средства для автоматизации управленческого учета .
Далее можно приступать ко второму этапу решения задачи интеграции – выбору программно - технических средств для автоматизации управленческого учета . На этом этапе придется принять принципиальное решение о выборе способа осуществления автоматизации :
написание собственной программы ;
приобретение стандартной отраслевой программы ( «коробочный»
приобретение стандартной программы с возможностью ее гибкой индивидуальной настройки .
Первый способ позволит максимально полно реализовать те задачи , для решения которых создается система управленческого учета . Он поможет учесть все нюансы конкретного бизнеса . Однако данный способ , скорее всего , окажется наиболее затратным на этапах создания и функционирования и самым длительным по времени реализации . При этом руководство компании попадает в зависимость от конкретного разработчика , а компания будет вынуждена обучать самостоятельно каждого вновь принятого сотрудника .
Второй способ позволит осуществить процесс автоматизации быстро и недорого . При этом на рынке труда всегда можно найти специалистов , знающих данный программный продукт . Недостатком этого подхода является то , что руководство компании , вероятно , будет вынуждено сократить список методологических требований к управленческому учету . В случае если компания решит сменить направление деятельности , придется приобретать новый программный продукт .
Третий способ , как и всякая «золотая середина» , находится между первыми двумя решениями по стоимости и срокам внедрения . Но он сочетает в себе гибкость первого варианта и простоту внедрения второго , что часто становится основополагающим фактором при выборе способа автоматизации . Еще большую привлекательность он получает в случае , если программный продукт имеет возможность «визуальных» настроек ( в этом случае не потребуется помощь программистов при настройке и функционировании программы , каждый пользователь после небольшого обучения сможет самостоятельно формировать для себя любые отчеты , справочники и показатели ) и совместим с той же программной платформой , которую компания использует для ведения бухгалтерского учета . Это упрощает и ускоряет интеграцию двух систем .
Вне зависимости от выбранного способа автоматизации этап технического аспекта решения задачи интеграции бухгалтерского и управленческого учета предполагает выполнение следующих действий :
определение соответствия выбранного программного продукта тем методологическим требованиям , которые были выстроены для управленческого учета в целом и для системы интеграции в частности ;
определение возможных сроков проведения автоматизации и настройки трансформации бухгалтерских и управленческих данных ;
определение бюджета автоматизации , который будет включать стоимость создания или приобретения программного продукта , модернизации технического парка ( компьютеры , серверы ), обучения сотрудников работе с новым программным продуктом , консалтингового сопровождения при настройке и функционировании программного продукта , технической поддержки функционирования программного продукта , устранения возможных сбоев в процессе функционирования программы ;
подведение итогов проведения автоматизации с использованием данного программного продукта ( стоимость и временные затраты на сбор , обработку и анализ информации в управленческом и бухгалтерском контуре ; степень взаимодействия и взаимопроникновения двух систем учета ).
Идеальным будет вариант , когда информация , вводимая в одном из контуров , мгновенно отображается в другом , причем в нужной интерпретации .
Имея информацию по каждому из рассматриваемых вариантов , можно расставить приоритеты в критериях и выбрать наиболее приемлемый вариант . При этом , во - первых , руководство компании будет иметь четкое представление о том , насколько выбранный программный продукт соответствует разработанной методологии учета , и при необходимости сможет внести в нее изменения . Во - вторых , разработанная методология и возможности выбранной программы дадут необходимый материал для реализации третьего этапа .
Третий этап – осуществление организационно - функциональной системы интеграции . Управленческий учет является частью системы управления на предприятии , а в момент своего создания – новым элементом этой системы . Его появление не может не вызвать изменений в других элементах системы . Он обусловит появление новых процессов сбора , систематизации и анализа финансовой информации или приведет к изменениям в существующих . Для осуществления этих процессов потребуется привлечение новых специалистов или изменение должностных функций специалистов , работающих в компании . Таким образом , в ходе проведения третьего этапа необходимо будет спланировать инновационные изменения в функциональной и организационной структуре компании . Если было принято принципиальное решение о том , что бухгалтерский и управленческий контур используют единую базу оперативной информации , то в целях сокращения трудозатрат первичную информацию ( документ ) в нее могут вносить сотрудники операционных подразделений ( отдел продаж , производство , склады и т . д .). Информация будет попадать в учетную систему в месте и в момент осуществления хозяйственной операции , а затем с помощью специальных настроек транслироваться в бухгалтерскую и управленческую подсистемы учета .
Другим вариантом изменения организационной структуры в рамках решения задач интеграции является корректировка организационной структуры бухгалтерской службы , т . е . выделение в ней группы оперативного учета и перевод ее работников в операционные подразделения компании . Данный вариант наиболее приемлем в тех случаях , когда информация вначале попадает в бухгалтерский контур , а затем транслируется в управленческий .
Опыт решения подобных задач показывает , что чаще всего используется вариант организации встречных потоков . Из управленческого контура в бухгалтерский передаются данные об отгрузках , объемах выполненных работ , остатках на складах , прямых производственных затратах . Из бухгалтерского контура в управленческий – о движении денежных средств , накладных расходах , начисленной и выплаченной заработной плате , начисленных и уплаченных налогах , дивидендах и других выплатах из прибыли компании .
На этом задачу создания взаимоинтегрированной системы бухгалтерского и управленческого учета можно считать решенной . Однако необходимо помнить , что успех любого инновационного проекта ( а создание системы управленческого учета , несомненно , относится к таковым ) достигается при соблюдении следующих условий :
наличие у руководства четкого понимания целей проекта и путей их достижения ;
наличие слаженной команды разработчиков проекта , включающей в себя представителей всех структурных единиц компании , которых затрагивает проект ( бухгалтерии в первую очередь );
обучение всех сотрудников новым методам работы ;
материальное и моральное стимулирование разработчиков проекта при его эффективном старте , а также всех сотрудников за качественное исполнение новых функциональных обязанностей ( до того момента , пока они не станут обыденными ).
АЛГОРИТМ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ ИНТЕГРАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО И БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА