Регламент открытия, разработки и реализации проектов развития в холдинге “ЛОГОС”
Введение
В соответствии с политикой Холдинга реализация предложений в области организации развития и расширения бизнеса осуществляется в форме проектов. Выполнение проекта осуществляется рабочей группой Проекта.
В целях повышения скоординированности действий по реализации проектов развития Холдинга руководители проектов и директора по развитию предприятий холдинга находятся в функциональном подчинении (по сфере деятельности без прямого административного подчинения) руководителя управления по проектам ООО“Логос- Центр”.
Ниже приведены основные этапы, которые необходимо осуществить для открытия, разработки и реализации проекта.
1. Открытие Проекта
Конкретная идея развития того или иного направления деятельности, создания нового продукта (услуги), развития новых направлений деятельности, как в рамках конкретного предприятия группы, так и в рамках Холдинга обсуждается автором идеи с руководством своего предприятия и подается в виде Заявки произвольной формы:
в Секретариат Совета Директоров, где она регистрируется в “Журнале заявок на открытие проекта”
в Управление по проектам “Логос - Центра”, где она помещается в “Банк идей проектов развития Холдинга” (Приложение “.Банк идей проектов развития Холдинга”)
Руководитель Управления по проектам ежемесячно информирует Председателя Совета Директоров о состоянии “Банка идей проектов развития Холдинга”. Председатель Совета Директоров по результатам анализа имеющихся Заявок назначает дату и время обсуждения выдвинутой идеи проекта на Совете Директоров. По результатам обсуждения идеи Советом Директоров принимается решение об открытии конкретного проекта. Это решение оформляется в виде Протокола заседания Совета Директоров (Приложение “Протокол об открытии Проекта”) в котором указывается:
решение об открытии проекта
уровень Проекта (“Логос-Центр”, группа компаний , предприятие)
Руководитель Проекта
Дату открытия финансирования Проекта и источники финансирования
Сроки разработки Концепции, проведения экспертизы и представления материалов на рассмотрение в Совет Директоров
Список сотрудников, которые будут задействованы в проведении экспертизы Концепции.
Начиная с данного момента, Исполнительный секретарь Совета директоров помещает все Протоколы по проектам в “Архив документов проекта” и предоставляет копии Протоколов Руководителю проекта, в Управление по проектам и финансовое управление “Логос - Центра”
Руководитель Проекта, совместно с Управлением по проектам, на основании перечня первоочередных задач по проекту осуществляет формирование состава рабочей группы данного этапа проекта.
Порядок включения специалистов в рабочую группу проекта, определение суммы оплаты и порядок оплаты их труда производится в соответствии с “Положением о рабочей группе проекта и порядке ее финансирования”. Результатом является состав рабочей группы текущего этапа проекта.
табл.№1
| № |
Решаемая задача |
Ф.И.О. (пред-е) |
Начало |
Оконч |
Степень участия |
Форма участия |
Оплата |
| 1 |
с_____ |
по___ |
|||||
| 2 |
|||||||
| 3 |
|||||||
| 4 |
Параллельно с вышеизложенной задачей Руководитель Проекта совместно с Управлением по проектам ( везде далее для проектов уровней группы компаний и каналов Управление по проектам осуществляет помощь Руководителям проектов лишь в части методической поддержки) открывает Проект в Системе управления проектами PROJECT (программный пакет MS Project) и осуществляет следующие мероприятия:
Построение диаграммы хода работ (Gantt Chart в Системе управления проектами PROJECT) на ближайшую перспективу с указанием длительности работ и их взаимосвязи (например: разработка концепции проекта включает в себя проведение маркетинговых исследований, анализ результатов и собственно написание концепции)
Построение таблицы сводных данных о ресурсах (Resource Sheet в Системе управления проектами PROJECT), которые необходимо задействовать для решения вышеобозначенных задач
Построение таблицы загрузки ресурсов с разбивкой на работы (Task Usage в Системе управления проектами PROJECT). Таблица содержит в себе аккумулированную информацию для Управления по проектам и финансового управления об использовании ресурсов на данном этапе проекта.
Вид вышеперечисленных таблиц Gantt Chart, Resource Sheet, Task Usage с указанием информации, которая должна быть в них размещена, представлен в Приложении “Система управления проектами “Открытие проекта””
По мере разработки и реализации проекта таблицы актуализируются.
2. Разработка концепции проекта
Управление по проектам предоставляет Руководителю Проекта необходимые для выполнения проекта документы: регламент открытия, разработки и реализации Проекта, рекомендации по содержанию концепции Проекта и форме ее составления, (Приложение “Рекомендации по содержанию концепции Проекта и форме ее составления”) рекомендации по содержанию бизнес-плана Проекта и форме его составления (Приложение “Рекомендации по содержанию бизнес-плана Проекта и форме его составления”), а так же предоставляет информацию о результатах и ходе выполнения проектов- аналогов.
На всем протяжении проекта Управление по проектам осуществляет методическую поддержку Руководителя Проекта.
Руководитель Проекта в соответствии с “Рекомендациями по содержанию Концепции …..” разрабатывает концепцию проекта, оформляет ее в виде рабочего документа "Концепция проекта …..”.
Начиная с данного этапа порядок документооборота следующий: оригинал документа с визами руководителя проекта и его линейного руководителя предоставляется в Секретариат Совета Директоров, где он регистрируется (электронная копия документа высылается в адрес Управления по проектам). Исполнительный секретарь Совета Директоров под роспись передает оригинал документа в Управление по проектам для организации подготовки аналитической справки для Совета Директоров.
Управление по проектам совместно с экспертами организует проведение анализа представленной концепции, по результатам которого подготавливается аналитическая справка. В аналитической справке дается оценка следующим моментам:
соответствие Концепции рассмотренной идее Проекта
перспективность и возможность реализации данной Концепции,
сильные и слабые стороны Концепции,
угрозы, которые могут возникнуть при реализации данной Концепции.
реальность предлагаемой стратегии действий, реальность оценки конкурентной среды и потенциальных потребителей,
реалистичность схемы воплощения Проекта
предложения по составу рабочей группы разработки плана-графика работ по Проекту и бизнес-плана Проекта (табл.№1)
Концепция проекта совместно с аналитической справкой представляется в Секретариат Совета Директоров. Руководитель Управления по проектам через Исполнительного секретаря Совета Директоров информирует Председателя Совета Директоров о готовности Концепции к рассмотрению Советом Директоров.
По результатам обсуждения на Совете директоров представленных материалов, принимается решение об утверждении Концепции. Это решение оформляется в виде Протокола заседания Совета Директоров (Приложение “Об утверждении концепции Проекта”) в котором указывается:
решение об утверждении Концепции
сроки разработки плана-графика мероприятий выполнения проекта
состав рабочей группы разработки плана-графика работ по Проекту и бизнес-плана Проекта (табл.№1)
Руководитель Проекта совместно с Управлением по проектам вносит соответствующую информацию в Систему управления проектами Project (таблицы Gantt Chart, Resource Sheet, Task Usage, Приложение “Система управления проектами “Утверждение концепции”)
3. Разработка плана – графика мероприятий по выполнению Проекта
Исходя их утвержденной концепции Проекта и используя информацию о результатах и ходе выполнения проектов – аналогов Руководитель проекта совместно с Управлением по проектам выполняют следующие мероприятия:
Декомпозиция целей - декомпозиция этапов проекта на более мелкие и более управляемые компоненты для обеспечения более действенного контроля
Определение состава операций (работ) проекта - составление перечня операций, из которых состоит выполнение различных этапов проекта
Определение взаимосвязей операций - составление технологических взаимосвязей между операциями
Оценка длительностей или объемов работ - оценка количества рабочих временных интервалов, либо объемов работ, необходимых для завершения отдельных операций
Определение ресурсов (людей, оборудования, материалов) проекта - определение общего количества ресурсов всех видов, которые могут быть использованы на работах проекта (располагаемые ресурсы Холдинга) и их характеристик
Назначение ресурсов - определение ресурсов, необходимых для выполнения отдельных операций проекта
Оценка стоимостей - определение составляющих стоимостей операций проекта и оценка этих составляющих для каждой операции, ресурса и назначения
Составление расписания выполнения работ - определение последовательности выполнени
Оценка бюджета - приложение оценок стоимости к отдельным компонентам проекта (этапам, фазам, срокам)
По результатам выполнения вышеперечисленных мероприятий Руководитель проекта совместно с Управлением по проектам разрабатывают следующие документы:
Диаграмма хода работ по проекту ( Приложение “Диаграмма хода работ по проекту”)
Таблица сводных данных о ресурсах (Приложение “Таблица сводных данных о ресурсах ”)
Таблица загрузки ресурсов с разбивкой на работы (Приложение “Таблица загрузки ресурсов с разбивкой на работы”
Примечание: формирование временно-стоимостной таблицы задействованности специалистов в мероприятиях проекта, как и ранее, производится в два этапа:
Формирование перечня необходимых специалистов и времени их участия в проекте
Формирование персонального состава рабочей группы в соответствии с “Положением о рабочей группе проекта и порядке ее финансирования”
Управление по проектам проводит экспертизу разработанных документов на предмет непротиворечивости использования ресурсов другим проектам Холдинга. Данное мероприятие осуществляется путем агрегирования данного проекта в общую систему управления проектами Холдинга. В случае возникновения ресурсных конфликтов осуществляет их разрешение путем корректировки сроков, последовательности выполняемых работ либо другими способами, не нарушающими общей логики выполнения Проекта. Далее Управление по проектам передает пакет документов и экспертное заключение по нему через Секретариат в Совет Директоров. Руководитель управления по проектам через Исполнительного секретаря информирует Председателя Совета Директоров о готовности вышеперечисленных документов к рассмотрению на Совете Директоров.
По результатам обсуждения на Совете Директоров представленных материалов, принимается решение по следующим вопросам:
Сроки выполнения ключевых этапов проекта и сводная таблица потребных ресурсов
Список сотрудников, которые будут задействованы в проведении экспертизы бизнес-плана Проекта.
Данное решение оформляется в виде Протокола заседания Совета Директоров “Об утверждении плана-графика мероприятий по выполнению Проекта”
В случае, когда имеется необходимость привлечения для работы в проекте внешних специалистов, кадровая служба по решению Совета Директоров обеспечивает подбор требуемого специалиста на основании квалификационных требований, которые определяет руководитель Проекта.
Руководитель Проекта совместно с Управлением по проектам вносит соответствующую информацию в Систему управления проектами Project. Данный план выполнения проекта принимается как базовый. Система управления проектами переводится в режим сопровождения проекта, позволяющий отслеживать сроки выполнения задач проекта и реальное использование ресурсов.
4. Разработка бизнес-плана
Руководитель Проекта в соответствии с “Рекомендациями по содержанию бизнес - плана …..” разрабатывает бизнес - план проекта, оформляет его в виде документа "Бизнес - план проекта …..”, и предоставляет его в Управление по проектам. Управление по проектам совместно с экспертами организует проведение анализа бизнес – плана Проекта, по результатам которого подготавливается аналитическая справка. В аналитической справке дается оценка следующим моментам:
Реальность приведенных оценок по рынку и спросу на предлагаемые услуги
Степень достоверности имеющихся предположений
Соответствие реальности роста объемов производства (продаж)
Реальность сроков реализации проекта исходя из имеющихся ресурсов
А так же содержатся предложения:
по порядку, срокам и форме представления отчетности о ходе реализации Проекта Руководителем Проекта в Управление по проектам и в финансовое управление.
Целесообразным критериям завершения проекта
Примечание: порядок, сроки и форма отчетности о ходе выполнения проекта, а также критерий завершения проекта определяются спецификой проекта и в каждом конкретном случае определяются индивидуально. Например, для магазина целесообразно отразить (реальные и плановые):
Финансовый результат
Валовой доход
Оборот и его динамика
Средняя сумма на чек и его динамика
% выполнения плана
Ориентировочное содержание отчета о ходе выполнения проекта представлено в приложении “Пример формы отчета о ходе выполнения Проекта”
Бизнес – план Проекта совместно с аналитической справкой представляются в Секретариат Совета Директоров. Руководитель Управления по проектам через Исполнительного секретаря Совета Директоров информирует Председателя Совета Директоров о готовности бизнес - плана к рассмотрению Советом Директоров. По результатам обсуждения на Совете директоров представленных материалов, принимается решение об утверждении бизнес - плана. Это решение оформляется в виде Протокола заседания Совета Директоров (Приложение “Об утверждении бизнес-плана проекта ________”) в котором так же указывается:
Порядок, сроки и форму представления отчетности о ходе реализации Проекта Руководителем Проекта в Управление по проектам и в финансовое управление (Приложение №1 к протоколу “Об утверждении бизнес – плана проекта”)
Критерий завершения проекта. Руководитель проекта совместно с Управлением по проектам вносит информацию в соответствии с утвержденным бизнес – планом проекта по использованию материальных и финансовых ресурсов в Систему управления проектами Project
5. Реализация проекта
Руководитель Проекта обеспечивает предоставление информации о ходе выполнения проекта (соблюдение плана – графика мероприятий по реализации Проекта, соответствие реальных финансовых показателей финансовым показателям бизнес – плана.) в адрес Управления по проектам в сроки и по форме, представленной в Приложении № 1 к Решению Совета Директоров (“Об утверждении бизнес-плана проекта ________”). Управление по проектам формализует представленную информацию и аккумулирует ее в программном пакете управления проектами.
Руководитель Проекта ежемесячно (для уровня проекта Логос - Центра – еженедельно) информирует Управление по проектам о ходе выполнения Проекта ( реальные сроки начала и окончания работ, продолжительность, затраты, загрузка сотрудников , процент выполнения работ и т.д.) Управление по проектам актуализирует информацию в Системе управления проектами Project и формализует ее в виде, представленном в Приложении “Управление проектом”, с целью оперативного реагирования на отклонения от плановых показателей.
На данном этапе Руководитель Проекта совместно с Управлением по проектам (а так же с привлечением специалистов Управления качества и финансового управления) осуществляет следующие мероприятия: анализ сроков - определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным. В случае невозможности устранения причин, приведших к нарушению планов, разрабатывают предложения по изменению плана – графика работ, перерасчете бизнес – плана. Руководитель Управления по проектам информирует об этом Председателя Совета Директоров. В случае положительного решения, руководитель проекта производит актуализацию необходимых документов и предоставляет их в Управление по проектам. После проведения экспертизы Руководитель управления по проектам информирует Председателя Совета Директоров о готовности документов к рассмотрению Советом Директоров.
Анализ стоимости - определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным, соответствие реальных результатов показателям бизнес – плана, и в случае появления отклонений от плановых показателей проводят анализ причин и разрабатывают предложения по их устранению.
анализ качества - мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта
подтверждение целей - процесс формальной приемки результатов проекта его участниками и управление целями - корректировка целей проекта по результатам процессов анализа;
анализ ресурсов - определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.
учет исполнения - подготовка и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью
подтверждение качества - регулярная оценка исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества
подготовка предложений - сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т. д.
управление рисками - реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;
6. Завершение Проекта
По достижении Проектом в своем развитии точки, определенной, как критерий завершения Проекта руководитель проекта совместно с Управлением по проектам организует подготовку итогового отчета "О результатах работ в рамках проекта и реально использованных ресурсах” и предложения по формам развития данного направления и передает их в Управление по проектам. На основании данных материалов Управление по проектам готовит аналитическую справку, целью которой является обобщение опыта реализации Проекта и оценка возможности использования имеющейся информации в других проектах.
Руководитель Управления по Проектам информирует Председателя Совета Директоров о готовности документов к рассмотрению их на Совете Директоров с целью принятия решения о завершении Проекта.
По результатам обсуждения на Совете директоров представленных материалов, принимается решение о завершении Проекта (“О завершении Проекта”) в котором отражаются следующие моменты:
Достигнутые финансовые результаты
Реально использованные ресурсы
Форма дальнейшей реализации данного направления деятельности (в т. ч. возможности по тиражированию проекта)
Направления использования полученной в ходе проекта информации (напр. апробация новых технологий, новых программных продуктов и т. д. )
Оценка работы рабочей группы Проекта
После принятия решения о завершении Проекта Исполнительный секретарь Совета директоров закрывает “Архив документов проекта” и передает его в службу безопасности для хранения.