Совершенствование управления персоналом на основе автоматизации рабочего места экономиста (на примере УО "ПГВБК")

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ В ЭКОНОМИКЕ

1.1 Понятие информации, информационных технологий и их виды

1.2 Особенности экономической информации

1.3 Организация автоматизированных рабочих мест (АРМ)

2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УО «ПГВБК»

2.1 Информация об организации

2.2 Экономическое управление

2.3 Сравнительный анализ работы экономиста с использованием различных бухгалтерских комплексов

3. Совершенствование управлением персоналом в УО «ПГВБК»

3.1 Обоснование и расчет экономического эффекта от внедрения программного средства

3.2 Применение экономико-математических методов в деятельности УО «ПГВБК»

3.3 Элемент конструкции РЭС и его модернизация

3.4 Обоснование эргономических требований к организации рабочего места экономиста

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

Возрастающие темпы информатизации общества повышают значение вычислительной техники в управленческих процессах. Использование возможностей современной вычислительной техники для автоматизации процесса обработки информации позволяет увеличить производительность труда, повысить эффективность работы с документами и ускорить обмен управленческой информацией. Предприятия активно используют вычислительную технику для ведения бухгалтерского учета, контроля за выполнением заказов и договоров, подготовки деловых документов.

При современном уровне развития вычислительной техники и средств связи автоматизация процесса управления позволяет быстро и эффективно решать поставленные задачи, для чего создаются комплексные автоматизированные системы управления. Они включают в себя множество автоматизированных рабочих мест (АРМ) сотрудников, средства коммуникации и обмена информацией, другие средства и системы, позволяющие автоматизировать работу управленческого персонала.

Создание автоматизированных рабочих мест позволяет эффективно обрабатывать большие потоки информации, которые имеют определенную структуру, зависящую от особенностей места применения. Это позволяет осуществлять индивидуальный подход к автоматизации именно тех функций, которые выполняются данным подразделением. Введение на предприятии автоматизированных рабочих мест позволяет значительно сократить время выполнения работ и повысить их точность, облегчить труд специалистов.

Проблема автоматизации процесса сбора и обработки информации для принятия оптимальных управленческих решений для многих отечественных предприятий перешла уже из плоскости «надо или не надо» в плоскость «какими путями и средствами». На нашем рынке активно продвигаются западные и отечественные продукты комплексной автоматизации. Современному бизнесу необходима реорганизация информационных потоков, обеспечивающая достаточность и четкость работы подразделений, что возможно лишь на основе современной информационной системы управления предприятием (ИСУП).

Эффект от создания ИСУП двоякий: организационный и экономический. Организационный связан с общими изменениями в ведении бизнеса предприятия, внедрением прогрессивных методов планирования и контроля операций, повышением общей культуры управления, снижением бумажного документооборота, использованием более оптимальных схем бизнес-процессов [1]. Это, так сказать, качественные улучшения, и они скорее следствие, чем цель автоматизации. Цель же — освоение набора оптимальных управленческих решений. Например, если в управлении компании используются только отчетные данные, то основная польза от постановки процесса бюджетирования состоит в том, что менеджеры начинают планировать, а значит, принимать более эффективные решения.

Помимо повышения общей культуры управления, ИСУП помогают предприятию в построении отношений с потенциальными партнерами и инвесторами. Например, держателям кредитных ресурсов выгодно, чтобы инвестиции в каком-то объеме тратились на технологии, позволяющие прояснить ситуацию на объекте, помочь получить достоверную отчетность. Наличие ИСУП мирового класса существенно повышает рейтинг компании в глазах потенциальных кредиторов, способствует его восприятию как открытого хозяйствующего субъекта, практика управления которым соответствует международным стандартам. Однако для практического использования необходима еще и адаптация этой системы к конкретному предприятию, часто с перестройкой всей его системы управления.

Под экономическим эффектом подразумевается получение реальной экономической отдачи от использования всей системы или ее отдельных функциональных блоков. Но определение экономической эффективности на этапе внедрения ИСУП не реализуемо: на предприятии до внедрения отсутствует система контроллинга, которая подразумевает обязательное наличие информационной системы, современной системы экономического анализа и учета [2].

Автоматизированные рабочие места применяются в различных сферах деятельности. В данном дипломном проекте будет рассмотрено АРМ-экономиста. В качестве предприятия, на котором будет рассматриваться автоматизация рабочего места выбрано учреждение образования «Пинский высший государственный банковский колледж Национального банка Республики Беларусь». Этот выбор был сделан в связи с тем, что УО «ПГВБК» - это современное учебное заведение, обладающее большими потоками информации, которую необходимо обрабатывать. Кроме того, на предприятии имеется необходимое оборудование для создания АРМ и квалифицированные работники.

Разработка и оформление дипломного проекта производилось на ПК с помощью таких программных продуктов как Microsoft Word, AutoCAD.

1
. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ В ЭКОНОМИКЕ

1.1
Понятие информации, информационных технологий
и их виды

Информация – совокупность фактов, явлений, событий, представляющих интерес, подлежащих регистрации и обработке. В теории информации под этим термином понимается такое сообщение, которое содержит факты, неизвестные ранее потребителю и дополняющие его представление об изучаемом или анализируемом объекте (процессе, явлении). Другими словами информация – сведения, которые должны снять в той или иной степени существующую у потребителя до их получения неопределенность, расширить его понимание объекта полезными (для потребителя) сведениями. По Шеннону, информация – это снятая неопределенность.

Информация – это единственный неубывающий ресурс жизнеобеспечения, более того, ее объем с течением времени возрастает. Особенно ярко это стало проявляться с середины ХХ в. В 70-е годы объем информации удваивался каждые 5-7 лет. В 80-е годы удвоение происходило уже за 20 месяцев, а в 90-е – ежегодно. Такой хлынувший лавинообразный поток не дает человеку воспринять информацию в полной мере. В потоке информации все труднее ориентироваться. Подчас выгоднее создавать новый интеллектуальный продукт, нежели вести поиск аналогов, созданных ранее. Вот почему сегодня информация стала товаром первой необходимости.

Информационные технологии – это технологии, ориентированные на получение, обработку и распространение (передачу) информации. Широкомасштабное внедрение ИТ призвано решить проблемы, возникшие в связи с существенным ростом информационных ресурсов и потребностью в значительном увеличении производительности труда в информационном секторе общественного производства. Полагается, что внедрение новых ИТ повысит результативность решений, принимаемых на всех уровнях управления.

1.1.1 Классификация информационных технологий

Выделяют обеспечивающие и функциональные ИТ.

Обеспечивающие ИТ - технологии обработки информации, которые могут использоваться как инструментарий в различных предметных областях для решения различных задач. Они базируются на совершенно разных платформах, что обусловлено различием видов компьютеров и программных сред, поэтому при их объединении на основе предметной технологии возникает проблема системной интеграции. Она заключается в необходимости приведения различных ИТ к единому стандартному интерфейсу.

Функциональные ИТ представляют собой такую модификацию обеспечивающих ИТ, при которой реализуется какая-либо из предметных технологий. Трансформация обеспечивающей информационной технологии в функциональную может быть сделана как специалистом-проектировщиком, так и самим пользователем. И в арсенале сотрудника могут находиться как обеспечивающие ИТ: текстовые и табличные процессоры, так и специальные функциональные ИТ: табличные процессоры, СУБД, экспертные системы, реализующие предметные технологии.

Большинство обеспечивающих и функциональных ИТ используются управленческим работником без посредников (программистов). При этом пользователь может выбирать последовательность применения тех или иных технологий. Таким образом, с точки зрения участия или неучастия пользователя в процессе выполнения функциональных ИТ все они могут быть разделены на пакетные и диалоговые. Диалоговый режим является не альтернативой пакетному, а его развитием. Если применение пакетного режима позволяет уменьшить вмешательство пользователя в процесс решения задачи, то диалоговый режим предполагает отсутствие жестко закрепленной последовательности операций обработки данных.

Особое место занимают сетевые технологии, которые обеспечивают взаимодействие многих пользователей.

1.1.2 Прибыль от ИТ

Метрики, характеризующие показатели эффективности информационных технологий, становятся больше, чем просто метрики, когда менеджеры начинают задавать себе вопрос: «Насколько инвестиции в данную технологию увеличат доходы акционеров?».

EVA(economic value added – экономическая добавленная стоимость), «фирменный» термин международной консалтинговой компании Stern Stewart & Co., возник свыше 100 лет назад в рамках экономической теории, утверждающей, что бухгалтерская прибыль — доходы — дает неполное, а иногда и искаженное представление о финансовом положении компании. Не нужно торопиться проводить параллели с подтасовками, в которых сейчас обвиняются Enron и WorldCom: честные компании с безупречной бухгалтерией сообщают об увеличении доходов, но при этом оказывается, что иногда вся финансовая история далеко не столь безупречна.

Понятие EVA используется для доказательства того, что капитал, выделенный для реализации любого проекта или корпоративной стратегии, в том числе ИТ, предоставляется не бесплатно, и что эти затраты должны быть учтены в анализе затрат на конкретные инвестиции. Экономический аргумент состоит в том, что если компания не получает отдачи, превышающей стоимость капитала, то это лишь ухудшает положение акционеров, а не улучшает его.

Рассмотрим пример с оценкой инвестиций в ИТ. Предположим, что инвестиции в размере 100 тыс. долл. принесут прибыль в 20 тыс. долл. Возврат от инвестиций равен 20%. Однако на самом деле прибыль окажется меньше, поскольку мы не учли стоимость капитала. Допустим, стоимость капитала для компании составляет 12%. То есть 12 тыс. долл. (для нашего примера с инвестициями в 100 тыс. долл.) следует вычесть из «прибыли» в 20 тыс. долл. В таком случае EVA равно 8 тыс. долл. Эти расчеты верны для любого вида инвестиций в ИТ.

Теперь, не меняя остальных данных в том же самом примере, предположим, что прибыль равна 10 тыс. долл., то есть возврат от инвестиций равен 10%. Так как стоимость капитала — 12%, то здесь EVA составит минус 2 тыс. долл.: 10 тыс. минус 12 тыс[1]
. Этот проект сокращает уровень доходов акционеров.

С учетом EVA информационные технологии становятся существенным активом для некоторых фирм, специализирующихся на предоставлении услуг, и базисом для подсчета финансового положения компании, как и любые другие инвестиции капитала, такие как здания, машины или исследования и разработка. (В рамках EVA исследования и разработка — это вложение средств, а не затраты. Причина в том, что исследования и разработка потенциально способны в будущем стать источниками финансовой стабилизации, превышающей стоимость капитала.) Означает ли отрицательный EVA, что компания потерпела неудачу с данным проектом? С формальной точки зрения, да.

Но, как это обычно бывает, в реальных условиях ответ не столь однозначен. Компании иногда инвестируют в ИТ, несмотря на отрицательный EVA, поскольку это необходимо, а также потому, что многие доходы заранее оценить крайне сложно. Компания, вышедшая на международный уровень за счет приобретения других фирм, нуждается в системе управления кадрами промышленного уровня, которая может заменить используемую, менее масштабируемую систему и имеет меньшее число функций администрирования даже при отрицательном значении EVA.

Тогда зачем его использовать? Практика показывает, что показатель EVA, когда он отражается на схеме вознаграждения сотрудников, представляет собой мощное средство мотивации, напоминающее менеджерам о необходимости крайне внимательно относиться к тому, какие суммы компания тратит на обслуживание своих операций или на достижение стратегических целей.

Это вовсе не означает, что директор информационной службы не сможет найти время и силы, чтобы внедрить EVA по всей компании. Возможно, это одна из самых ценных инвестиций, которую он способен сделать.

1.1.3 Сосредоточенные и распределенные средства обработки информации

Обработка данных – процесс выполнения операций над данными. Он может осуществляться одним или группой исполнителей в одной или нескольких системах, работающих параллельно. В последнем случае говорят о распределенной обработке данных. Распределенная обработка – методика выполнения заданий группой исполнителей.

Проблема выбора методики обработки данных (сосредоточенная или распределенная) весьма сложная и решается в каждом случае по-разному.

Достоинствами централизованной архитектуры является простота администрирования, защиты информации и т.п.

Одной из важнейших сетевых технологий является распределенная обработка данных. Персональные компьютеры стоят на рабочих местах, т.е. на местах возникновения и использования информации. Они соединены каналами связи. Это дало возможность распределить их ресурсы по отдельным функциональным сферам деятельности и изменить технологию обработки данных в направлении децентрализации. Распределенная обработка данных позволила повысить эффективность удовлетворения изменяющейся информационной потребности информационного работника и тем самым обеспечить гибкость принимаемых им решений. Преимущества распределенной обработки данных: большое число взаимодействующих между собой пользователей, выполняющих функции сбора, регистрации, хранения, передачи и выдачи информации; снятие пиковых нагрузок с централизованной базы путем распределения обработки и хранения локальных баз данных на разных ЭВМ; обеспечение доступа информационного работника к вычислительным ресурсам сети ЭВМ; обеспечение симметричного обмена данными между удаленными пользователями.

Введение классификации моделей представления данных на иерархические, сетевые и реляционные отразилось на архитектуре систем управления базами данных и технологии их обработки. Архитектура СУБД описывает ее функционирование как взаимодействие процессов двух типов: клиента и сервера.

Распределенная обработка и распределенная база данных не синонимы. Если при распределенной обработке производится работа с базой, то подразумевается, что представление данных, их содержательная обработка, работа с базой на логическом уровне выполняются на персональном компьютере клиента, а поддержание базы в актуальном состоянии — на сервере. В случае использования распределенной базы данных последняя размещается на нескольких серверах. Работа с ней осуществляется на тех же персональных компьютерах или на других, и для доступа к удаленным данным надо использовать сетевую СУБД.

В системе распределенной обработки клиент может послать запрос к собственной локальной базе или удаленной. Удаленный запрос — единичный запрос к одному серверу. Несколько удаленных запросов к одному серверу объединяются в удаленную транзакцию. Если отдельные запросы транзакции обрабатываются различными серверами, то транзакция называется распределенной. При этом один запрос транзакции обрабатывается одним сервером. Распределенная СУБД позволяет обрабатывать один запрос несколькими серверами. Такой запрос называется распределенным. Только обработка распределенного запроса поддерживает концепцию распределенной базы данных.

1.1.4 Некоторые наиболее распространенные информационные технологии

Самыми распространенными компьютерными технологиями являются редактирование и обработка текстовых, графических и табличных данных.

Текстовые процессоры обеспечивают такие функции, как набор текста, хранение его на компьютерных носителях, просмотр и печать. В большинстве процессоров реализованы функции проверки орфографии, выбора шрифтов, центровки заголовков, разбиения текста на страницы, печати в одну или несколько колонок, вставки в текст таблиц и рисунков, использования шаблонов постраничных ссылок, работа с блоками текста, изменения структуры документа. С помощью средств форматирования можно создать внешний вид документа, изменить стиль, подчеркнуть, выделить курсивом, изменить размеры символов, выделить абзацы, выровнять их влево, вправо, к центру, выделить их рамкой. Перед печатью документ можно просмотреть, проверить текст, выбрать размер бумаги, задать число копий при печати.

Графические процессоры представляют собой инструментальные средства, позволяющие создавать и модифицировать графические образы с использованием соответствующих информационных, технологий: коммерческой графики; иллюстративной графики; научной графики. Информационные технологии коммерческой графики обеспечивают отображение информации, хранящейся в табличных процессорах, базах данных и отдельных локальных файлах в виде двух- или трехмерных графиков типа круговой диаграммы, столбиковой гистограммы, линейных графиков и др. ИТ иллюстративной графики дают возможность создания иллюстраций для различных текстовых документов: геометрические фигуры (так называемая векторная графика) и рисунки пользователя (растровая графика).

Документы табличного вида составляют большую часть документооборота предприятия любого типа. Поэтому табличные ИТ особо важны при создании и эксплуатации ЭИС. Комплекс программных средств, реализующих создание, регистрацию, хранение, редактирование, обработку электронных таблиц и выдачу их на печать, принято называть табличным процессором. Электронная таблица представляет собой двухмерный массив строк и столбцов, размещенный в памяти компьютера. Табличный процессор позволяет решать большинство финансовых и административных задач, (расчет заработной платы и другие учетные задачи; прогнозирование продаж, доходов, анализ процентных ставок и налогов; сметные калькуляции; учет денежных чеков; бюджетные и статистические расчеты).

1.2 Особенности экономической информации

Экономическая информация – совокупность данных (сведений), используемых при осуществлении функции организационно-экономического управления экономикой государства и его отдельными звеньями.

Экономическую информацию классифицируют: по месту возникновения (входящая, исходящая), по участию в процессе обработки/хранения (исходная, производная, хранимая без обработки, промежуточная, результативная), по отношению к функциям управления (плановая, прогнозная, нормативная, конструкторско-технологическая, учетная, финансовая и др.).

Выделяют ряд особенностей, влияющих на организацию автоматизированной обработки.

1) ЭИ специфична по форме представления. Она непременно отражается на материальных носителях в виде первичных и сводных документов, для повышения достоверности передача и обработка ведется лишь юридически оформленной информации, то есть при наличии подписи на традиционных или электронных документах (требует специальных средств и организационных мероприятий).

2) ЭИ объемна. Качественное управление экономическими процессами невозможно без детальной информации о них. Совершенствование управления, возрастание объемов производства в материальной и нематериальной сферах сопровождается увеличением информационных потоков (требует возрастающей производительности средств обработки и каналов связи).

3) ЭИ циклична. Для большинства производственных и хозяйственных процессов характерна повторяемость составляющих их стадий и информации, отражающей эти процессы (однажды созданные программы обработки информации могут многократно использоваться и тиражироваться).

4) ЭИ отражает результаты производственно-хозяйственной деятельности с помощью системы натуральных и стоимостных показателей. При этом используются количественные величины (их удобно обрабатывать).

5) ЭИ специфична по способам обработки. В процессе обработки преобладают арифметические и логические (например, сортировка или отбор) операции, а результаты представляются в виде текстовых документов, таблиц, диаграмм и графиков (дает возможность ограничиться определенным кругом проблемно ориентированных программных средств).

Наиболее важными требованиями, предъявляемыми к экономической информации, являются: корректность, полезность, оперативность, точность, достоверность, достаточность.

Корректность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями.

Ценность (или полезность) информации проявляется в том случае, если она способствует достижению стоящей перед потребителем цели. Ценность информации - это свойство относительное: одна и та же информация имеет разную ценность для разных потребителей. С течением времени ценность информации уменьшается - она стареет. Однако старит информацию не само время, а появление новой, которая уточняет и дополняет ее, дает новое сочетание сведений.

Оперативность отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

Точность определяет допустимый уровень искажения как исходной, так и результатной информации, при котором сохраняется эффективность функционирования системы.

Достоверность определяется свойством информации отражать реально существующие объекты с необходимой точностью.

Достаточность (полнота) информации означает, что она содержит минимально необходимый объем сведений для принятия правильного решения. Не полная информация (недостаточная для принятия правильного решения) снижает эффективность принимаемых пользователем решений. Избыточность обычно снижает оперативность и затрудняет принятие решения, но зато делает информацию более устойчивой.

1.2.1 Экономические информационные системы

Экономическая информационная система (ЭИС) - система, предназначенная для хранения, поиска и выдачи экономической информации по запросам пользователей. С помощью ЭИС, к сожалению, может перерабатываться далеко не вся информация, используемая для управления объектом, поскольку на любом предприятии циркулируют огромные информационные потоки, играющие важную роль в принятии решений, но обработка которых с помощью компьютеров невозможна. Доля информации, обрабатываемой в ЭИС, для различных уровней управления колеблется по отношению к общему объему от 10 до 20%. В процессе управления принимаются решения трех категорий: стратегические, тактические и оперативные. В соответствии с этой классификацией управленческий аппарат обычно имеет трехуровневую иерархию: высший, средний и оперативный уровни.

Высший уровень (высшее руководство) определяет цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения. В его компетенцию входят анализ рынка, конкуренции, конъюнктуры и поиск альтернативных стратегий развития предприятия на случай выявления угрожающих тенденций в сфере его интересов.

На среднем уровне основное внимание сосредоточено на составлении тактических планов, контроле за их выполнением, слежении за ресурсами и разработке управляющих директив для вывода предприятия на требуемый планами уровень.

На оперативном уровне происходит реализация планов и составляются отчеты о ходе их выполнения. Руководство здесь состоит, как правило, из работников, обеспечивающих управление цехами, участками, сменами, отделами, службами. Основная задача оперативного управления заключается в согласовании всех элементов производственного процесса во времени и пространстве с необходимой степенью его детализации.

На каждом из уровней выполняются работы, в комплексе обеспечивающие управление. Эти работы принято называть функциями. В зависимости от целей можно выделить функции различной степени общности. Типичными являются следующие функции: планирование, учет, анализ и регулирование. Рассмотрим их содержание.

Планирование — функция, посредством которой в идеальной форме реализуется цель управления. Планирование занимает значительное место в деятельности высшего руководства, меньшее - на среднем и минимальное - на оперативном уровне. Планирование на высшем уровне управления касается будущих проблем и ориентировано на длительный срок. На среднем уровне планирование осуществляется на более короткий срок, при этом план высшего уровня управления детализируется. Показатели на этом уровне более точные. Оперативное управление предполагает самую детальную проработку плана.

Учет - функция, направленная на получение информации о ходе работы предприятия. Учет в основном осуществляется на оперативном и среднем уровнях управления. На высшем уровне управления учет отсутствует, однако на его основе в полной мере выполняются анализ результатов производства и регулирование его ходом.

Анализ и регулирование - сопоставление фактических показателей с нормативными (директивными, плановыми), определение отклонений, выходящих за пределы допустимых параметров, установление причин отклонений, выявление резервов, нахождение путей исправления создавшейся ситуации и принятие решения по выводу объекта управления на плановую траекторию. Действенным инструментом для выявления причин отклонений является факторный анализ, а для поиска путей выхода из создавшейся ситуации - экспертные системы.

Первоначально большинство ЭИС обеспечивали лишь оперативный уровень управления: обработку счетов, учет товаров и материалов, расчет заработной платы, обработку заказов и др. Впоследствии стали системы, обеспечивающие выполнение расчетов на среднем уровне: расчеты квартальных, месячных и годовых планов выпуска продукции, составление планов сбыта продукции и т.д.

Современные ЭИС способны предоставлять и обрабатывать информацию для всех уровней управления. Особенный интерес для высшего уровня управления представляют экспертные системы, способные обрабатывать ориентировочную информацию и на этой базе разрабатывать прогнозные планы.

Обилие и разнообразие экономических систем порождают большое разнообразие ЭИС: ведь, отражая систему управления, ЭИС таким образом впитывает в себя особенности структуры управления, схемы декомпозиции управленческих целей, предметных технологий.

В связи с большим количеством функциональных особенностей для ЭИС может быть выделено множество различных классификационных признаков. Так, в соответствии с уровнем применения и административным делением можно различать ЭИС предприятия, района, области и государства.

В экономике с учетом сферы применения выделяются:

— банковские информационные системы;

— информационные системы фондового рынка;

— страховые информационные системы;

— налоговые информационные системы;

— информационные системы промышленных предприятий и организаций (особое место по значимости и распространенности в них занимают бухгалтерские информационные системы);

— статистические информационные системы и др.

обеспечения.

1.2.2 Организация автоматизированных рабочих мест
(АРМ)

В настоящее время широкое распространение получила концепция распределенных автоматизированных систем управления, направленных на локальную обработку информации. Это позволяет организовать разделение труда управленческого персонала и автоматизировать выполнение им своих функций. Для реализации данной идеи необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области АРМ на базе персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ).

Автоматизированное рабочее место (АРМ) – комплекс средств вычислительной техники и программного обеспечения, располагающийся непосредственно на рабочем месте сотрудника и предназначенный для автоматизации его работы в рамках специальности.

1.2.3 Структура АРМ

Рассмотрим структуру автоматизированного рабочего места и связи между его составными частями. АРМ состоит из технических и программных средств вычислительной техники, а также необходимой методической документации, позволяющей пользователю эффективно взаимодействовать с данными средствами.

1.2.3.1 Состав технических средств АРМ

В состав технических средств входит как непосредственно ЭВМ, на базе которой реализуется данное АРМ, так и периферийные устройства и иные технические средства, набор которых может быть различен в зависимости от поставленных задач. Основными компонентами ЭВМ являются: центральный микропроцессор, системная шина, оперативная память, устройства ввода-вывода, накопители информации. Также к ЭВМ могут подключаться: печатающие устройства (принтеры, плоттеры), коммуникационное оборудование (модемы), устройства ввода изображений (сканеры).

1.2.3.2 Информационное обеспечение и методическая документация

Информационное обеспечение и методическая документация также играют важную роль в эффективном функционировании АРМ. Информационное обеспечение означает постоянную информационную поддержку каждого отдельно взятого автоматизированного рабочего места. Функционирование современных АРМ невозможно без снабжения своевременной, достоверной и качественной информацией. Методическая документация представляет собой комплекс документов, касающихся порядка функционирования данного АРМ, и, как правило, включает в себя состав входных и выходных документов, инструкционные карты, должностные инструкции и другие документы. Создание продуманного, несложного в освоении комплекса методической документации особенно важно, когда в организации впервые внедряется система автоматизированных рабочих мест. В этом случае необходимо подробно объяснить сотрудникам порядок работы с новым для них оборудованием, пояснить все положительные стороны его использования. При необходимости следует организовать для работников посещение курсов повышения квалификации по работе с |вычислительной техникой. Необходимо сделать все возможное, чтобы при внедрении в организации современных технологий обработки информации сотрудники не считали появившиеся технические средства помехой их обычной работе, а поняли всю выгоду и вес преимущества их использования.

1.2.3.3. Состав программного обеспечения АРМ

Используемые в процессе построения и эксплуатации АРМ программные средства подразделяются на общее и функциональное программное обеспечение.

Общее программное обеспечение (ПО) обеспечивает функционирование вычислительной техники, разработку и подключение новых программ. В него входят операционные системы, системы программирования и обслуживающие программы (например, антивирусные, программные средства защиты информации). Еще одним важным элементом общесистемного программного обеспечения являются средства написания и отладки собственных программ пользователя. К ним относятся разнообразные редакторы, позволяющие создавать программы на различных языках программирования (Pascal, С, С++ и пр.). Подобные программные средства могут понадобиться в том случае, если для работы необходимо создание собственных программ, аналогов которых нет на рынке программного обеспечения.

Функциональное программное обеспечение (ФПО) определяет профессиональную ориентацию АРМ. Именно здесь реализуется направленность на конкретного специалиста, обеспечивается решение задач определенных предметных областей. Именно от состава функционального ПО зависит специализация конкретного АРМ. Так как ФПО в конечном счете определяет область применения АРМ и состав решаемых пользователем задач, то оно должно разрабатываться на основе программных средств диалоговых систем, предназначенных для выполнения функций со схожими процедурами обработки информации.

В зависимости от назначения АРМ в состав ФПО могут входить различные программы. Рассмотрим основные группы программных средств, используемых для автоматизации наиболее часто встречающихся функций, выполняемых сотрудниками. К подобным программным средствам относят следующие:

- системы подготовки текстовых документов (текстовые редакторы и настольные издательские системы);

- системы обработки финансово-экономической информации (табличные редакторы и другие подобные программы);

- системы управления базами данных;

- системы подготовки презентаций;

- системы управления проектами;

- личные информационные системы (органайзеры);

- Web-броузеры;

- программы для работы с электронной почтой;'

- экспертные системы;

- системы проектирования и совершенствования систем управления;

- системы обработки изображений документов;

- системы оптического распознавания символов;

- системы управления документами и организации электронного документооборота.

1) Системы подготовки текстовых документов.

Системы подготовки текстовых документов подразделяют на текстовые редакторы (текстовые процессоры) и настольные издательские системы, которые различаются числом и масштабом выполняемых функций. Все типы систем подготовки текстовых документов позволяют быстро вводить информацию, редактировать ее, сами осуществляют поиск ошибок, помогают подготовить текст к распечатке, а также выполняют ряд других функций. Использование данных программных средств позволяет значительно повысить производительность труда сотрудников, участвующих в составлении различных видов документов.

Издательские системы применяются при создании печатной продукции: для оформления журналов и книг, красочных рекламных буклетов и при выполнении прочих задач, решение которых невозможно или трудновыполнимо при использовании обычных текстовых редакторов.

Следует отметить, что современные текстовые редакторы значительно приблизились по набору функций к издательским системам. Так, например, редактор Microsoft Word позволяет вставлять в документ таблицы, рисунки, формулы и обладает рядом других полезных функций.

2) Системы обработки финансово-экономической информации

Системы обработки финансово-экономической информации используются при работе с числовыми данными (характеристиками экономических и финансовых процессов) для составления на их основе аналитических обзоров и иных документов. К таким программным средствам относятся табличные процессоры, специализированные бухгалтерские и банковские программы, специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования. В большинстве случаев экономическая информация представляется в виде табличных документов. Специальное ПО для работы с таблицами помогает создавать подобные документы. Такие программы очень удобны и широко применяются, так как сами пересчитывают все итоговые и промежуточные данные при изменении исходных параметров.

3) Системы управления базами данных

Специалистам часто приходится работать с большими объемами данных с целью поиска различных сведений, необходимых для подготовки документов. Для облегчения такого рода работ были созданы системы управления базами данных (СУБД).

База данных (БД) — совокупность специально организованных и логически упорядоченных данных.

Развитие информационных технологий и применение их в различных областях деятельности привело к созданию разнообразных баз данных различной сложности. Сложность базы данных зависит от объема и структуры хранимой в БД информации, разнообразия форм ее представления, связей между файлами, требований к производительности и надежности.

Организация базы данных требует предварительного построения логической модели данных. Ее основное назначение — систематизация информации по содержанию, структуре, объему, взаимным связям, а также отражение свойств информации с учетом потребностей конечных пользователей.

Логическая модель строится в несколько этапов с постепенным приближением к оптимальному для данных условий варианту. Эффективность такой модели зависит от того, насколько близко она отображает изучаемую предметную область. К предметной области относятся объекты (документы, счета, операции над ними и пр.), а также характеристики данных объектов, их свойства, взаимодействие и взаимное влияние.

Таким образом, при построении логической модели данных сначала выявляются те объекты, которые интересуют пользователей проектируемой БД. Затем для каждого объекта формулируются характеристики и свойства, достаточно полно описывающие данный объект. Эти характеристики в дальнейшем будут отражены и базе данных соответствующие поля.

Логическая модель данных строится в рамках одного из трех подходов к созданию баз данных. Выделяют следующие виды логических моделей базы данных:

— иерархическая;

— сетевая;

— реляционная.

Иерархическая модель представляет собой древовидную структуру, которая выражает связи подчинения нижнего уровня высшему. Это облегчает поиск информации в том случае, если запросы имеют такую же структуру.

Сетевая модель отличается от предыдущей наличием также и горизонтальных связей. Это усложняет как модель, так и саму БД и средства ее управления.

Реляционная модель представляет хранимую информацию в виде таблиц, над которыми возможно выполнение логических операций (операций реляционной алгебры). В настоящий момент этот вид моделей получил наибольшее распространение. Это связано со сравнительной простотой реализации, четкой определенностью отношений между объектами, простотой изменения структуры БД.

После построения логической модели БД осуществляется ее привязка к конкретным программным и техническим средствам, реализующим данную БД. Полученная в результате модель называется физической моделью БД.

Удобство работы с базой данных, получение необходимой информации из хранимых в БД массивов данных и т. п. обеспечивается наличием продуманной и корректно реализованной системы управления базами: данных.

Система управления базами данных (СУБД) — это совокупность средств и методов сбора, регистрации, хранения, упорядочения, поиска, выборки и представления информации в БД.

СУБД позволяют хранить большие объемы информации и быстро находить нужные данные. При работе с традиционной бумажной картотекой! сотруднику приходится постоянно иметь дело с большим объемом данных. При этом на практике карточки очень часто бывают отсортированы не по тому признаку, который необходим в данный момент. Использование СУБД значительно упрощает задачу поиска необходимых данных, причем пользователь практически не ограничен в выборе критериев поиска.

4)
Web-броузеры и программы для работы с электронной почтой

Для работы многих специалистов необходима самая разнообразная и оперативная информация из различных областей знаний. В настоящее время основным информационным ресурсом для получения данных является сеть Интернет. Для работы с ней применяют специальные программные средства - Web-броузеры, позволяющие получать самую разнообразную информацию по всему миру.

5) Экспертные системы

Многие специалисты в соответствии со своими должностными обязанностями заняты составлением различных аналитических материалов (справок, обзоров и других подобных документов). Кроме того, специалисты принимают ответственные решения, последствия которых важны для всего управленческого процесса. Чтобы сделать выполнение этих функций более быстрым, эффективным и легким, используются экспертные системы.

6) Системы управления документами и электронного документооборота

Для автоматизации поиска, управления и хранения электронных документов различных форматов используются системы управления документами. Современные программные продукты этого типа позволяют производить над документами самые разнообразные операции.

При сегодняшнем высоком уровне развития средств вычислительной техники стало обычным явлением, когда с помощью ЭВМ формируются платежные поручения, приходно-расходные кассовые ордера, накладные и другие первичные экономические документы.

На российском рынке предлагается достаточное число программных продуктов, позволяющих автоматизировать обработку документов. Одним из распространенных программных продуктов такого типа является «1С: Электронный документооборот». Эта программа предназначена для автоматизации движения потоков документов, циркулирующих в организации, а также для их обработки и хранения. Она позволяет создавать шаблоны и бланки документов, устанавливать правила их заполнения, определять маршрутные схемы движения документов внутри организации и пр. Также с ее помощью можно осуществлять контроль за работой исполнителей, обеспечивать защиту данных конкретного пользователя, автоматизировать большую часть рутинных операций, выполняемых сотрудником в процессе подготовки документа.

1.2.3.4 Виды АРМ

По степени специализации рабочие места делятся на: уникальные, серийные, массовые; а с точки зрения размеров области профессиональных интересов конечных пользователей на: индивидуального и коллективного пользования.

При создании АРМ могут быть использованы различные стандартные и прикладные программные средства. Их состав зависит от функциональных задач и видов работ: административно-организационной, профессионально-творческой и технической (рутинной).

Административно-организационная работа характеризуется большим количеством интуитивных волевых решений на различных уровнях управления. К такой работе можно отнести: контроль исполнения, проведение совещаний и организационных мероприятий, работу с подчиненными, анализ текущего состояния дел и планирование работы и др.

Профессионально-творческая работа не регламентирована и включает в себя разработку документов, принятие управленческих решений, анализ информации и исследование проблем на моделях.

Техническая работа характеризуется высокой степенью регламентации процедур и значительными затратами времени на их исполнение. К такой работе можно отнести: получение, передачу, хранение и печать документальной информации, контроль за движением документов и ведение делопроизводства.

В общем случае офисные системы автоматизации позволяют:

– уменьшать издержки создания, рассмотрения и распространения документов и сообщений;

– сокращать время подготовки и получения сообщений и документов, вовремя и эффективно перемещая информацию тем людям, которые в ней нуждаются;

– уменьшать количество ошибок, включаемых в процессе редактирования текста при создании привлекательных и эффективных документов и презентаций;

– эффективно хранить, быстро искать и передавать электронные документы, изображения и сообщения;

– увеличивать производительность работы персонала.

Однако эти преимущества приобретаются не без некоторых отрицательных эффектов. Во-первых, стоимость автоматизированных офисных аппаратных средств значительно выше, чем оборудования, которое они заменяют. Во-вторых, офисная автоматизация может разрушать традиционную офисную среду и роли работников в ней. В-третьих, неэффективное и несанкционированное использование электронной, речевой почты и факсимильных услуг может значительно вредить производительности. Легкость использования и недостаточная защита многих офисных систем автоматизации также вызывает проблемы.

1.3 Организация автоматизированных рабочих мест (АРМ)

Как говорилось выше, развитие информационных технологий и применение их в различных областях деятельности привело к созданию разнообразных баз данных различной сложности. Сложность базы данных зависит от объема и структуры хранимой в БД информации, разнообразия форм ее представления, связей между файлами, требований к производительности и надежности. Поэтому хочу рассмотреть два ведущих бухгалтерских комплекса «1С: Бухгалтерия» и «Галактика».

1.3.1 «1С:Бухгалтерия»

Начнем с фирмы – «1С». Как и прежде, фирма продолжает удивлять хорошей деловой активностью, динамикой своего развития и широтой охвата направлений, среди которых разработка и поддержка программ и баз данных делового и домашнего назначения, дистрибьюция, создание и поддержка партнерской среды, системы обучения и партнерской сети, системы обучения и учебных центров, развитие всей инфраструктуры программного бизнеса. Здесь программы для бухгалтерии и управления, промышленности и бюджетной сферы, торговли и общепита, для фирменного и домашнего использования и многое другое. Открываются фирменные магазины по продаже программного обеспечения. Наиболее значительным событием на сегодня стал выпуск новой программы «1С:Бухгалтерия 8.0», выполненной на базе перспективной технологической платформы. Данный программный продукт – это, с одной стороны, завершающий ключевой компонент интегрированной системы программ «1С:Предприятие», а с другой – новая версия самой популярной учетной программы в СНГ «1С:Бухгалтерия» (по оценкам фирмы, количество официальных пользователей программы в настоящее время превышает 250 000).

В системе «1С:Предприятие» существуют три основных компонента: «Оперативный учет», «Расчет» и «Бухгалтерский учет», в которых реализуются соответственно три основных механизма обработки информации. Надо заметить, что компонентная модель «1С:Предприятие» строится не по разделам учета (таким как касса, банк, материалы, товары и т.д.), что обычно имеет место в так называемых комплексах АРМ, а по сути механизмов обработки информации. «Бухгалтерский учет», как и любой другой компонент системы «1С:Предприятие», может работать автономно или совместно с другими компонентами. «1С:Бухгалтерия» предоставляет пользователям весь стандартный набор сервисных возможностей системы «1С:Предприятие».

Обратим внимание на то, что переход к новой версии осуществляется с помощью конвертора, выполняющего полный перенос всей информационной базы предыдущей версии, который кроме базы данных проводит также преобразование настроенных и реализованных пользователем форм, диалогов, отчетов и алгоритмов, выполненных ранее в версии «1С:Бухгалтерия 7.7». Этот момент крайне важен, так как некоторые фирмы почему-то не предусматривают сохранение и перенос настроек предыдущей версии программы, выполненных пользователем, что создает значительные трудности для клиентов.

В этом плане линия «1С» отличается от линии отдельных фирм, которые после выхода новой версии программы якобы уже не могут обеспечивать поддержку прежней, иногда достаточно удачной версии (которую неплохо освоили и уверенно используют в работе сотни пользователей), тем самым, вынуждая пользователей переходить на новую программу и доплачивать за это иногда немалые суммы.

1.3.2 «Галактика»

Система «Галактика» характеризуется уникальным сочетанием передовых западных стандартов управления и поддержкой российской так и белорусской специфики. Это гарантирует заказчикам «Галактики» эффективное решение управленческих и учетных задач в условиях быстро меняющейся бизнес-среды.

Широкие функциональные возможности, возможность выбора заказчиком тех функций, которые ему действительно необходимы:

– масштабируемость;

– возможность быстрого внедрения системы «Галактика» как специалистами «Галактики» и ее партнеров, так и специалистами заказчика;

– возможность вести отчетность согласно международным стандартам учета (IAS, GAAP) и национальным стандартам (РСБУ);

– лучшее для заказчика сочетание «цена/качество»;

– высокая гибкость и быстрая адаптация к изменениям условий бизнеса;

– простота и надежность в эксплуатации.

Система «Галактика» в едином информационном пространстве поддерживает задачи:

- Ведения бухгалтерского и налогового учета

- Управления логистикой

- Управления финансами

- Управления производством

- Управления взаимоотношениями с клиентами

- Управления персоналом

В состав системы «Галактика» входят развитые средства для поддержки решения специализированных и отраслевых задач, а также инструментарий для администрирования системы.

Для поддержки управленческой деятельности руководителей предприятий, холдингов, корпораций система «Галактика» может быть дополнена специальным решением — Информационной системой руководителя, которая обладает широкими возможностями решения задач мониторинга и анализа деятельности предприятия.

Услуги по поставке, поддержке эксплуатации и развитию интегрированной системы автоматизации управления предприятием «Галактика» оказывают корпорация «Галактика» и ее партнерские фирмы.

Сетевая версия программы «Галактика» для Windows (архитектура «файл-сервер») дает возможность работы как в сетях с выделенным сервером, так и в одноранговых сетях. Она базируется на использовании драйвера сетевых баз данных Paradox фирмы Borland.

1.3.3 «Анжелика»

Программный комплекс "Анжелика" состоит из следующих компонент:

· Анжелика,

· Анжелика-Бухгалтер,

· Секрет Анжелики,

· Зарплата Анжелики,

· Аренда Анжелики,

· Меню Анжелики,

· Средства Анжелики,

· Договор Анжелики,

· Совет Анжелики.

Анжелика.

Удобное средство хранения и печати платежных документов. Программа содержит более 60 форм рублевых и валютных платежных документов, а также предоставляет удобные средства их создания, копирования, поиска, хранения.

«Анжелика-Бухгалтер».

Программа «Анжелика-Бухгалтер» предназначена для автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях всех форм собственности, с любой численностью сотрудников и профилем деятельности, в том числе и в бюджетных организациях, банках. Программа быстро настраивается на принятую на предприятии методологию ведения учета, рабочий план счетов, отчетные формы. Программа позволяет организовать синтетический и аналитический учет в рублевом, валютном и количественном исчислении. Глубина аналитики: до четырех уровней по каждому счету. Исходя из накопленных данных о совершенных хозяйственных операциях можно построить: карту счета, главную книгу, журналы ордера, оборотные ведомости, шахматные ведомости и проч. Все отчеты создаются за произвольный промежуток времени, в рублях или в валюте. Программа позволяет рассчитывать баланс, отчет о прибылях и убытках, все налоги с их печатью в установленном формате.

«Секрет Анжелики».

Программа Секрет Анжелики предназначена для автоматизации складского учета в оптовой и розничной торговле. Позволяет вести учет расчетов с поставщиками, учет консигнации (выдача и прием товаров на консигнацию), учет льготируемых (по налогообложению) товаров, рублевый и валютный учет, анализ товародвижения в цифрах и графиках и многое другое. В настоящее время программа может работать с большинством кассовых аппаратов и сканеров штрих кодов.

«Зарплата Анжелики».

Сказать о программе «Зарплата Анжелики» в нескольких словах можно просто: все нюансы в начислении заработной платы. Программа изначально создавалась по заказу нескольких крупных промышленных предприятий и колхозов и поэтому позволяет организовать расчет заработной платы, учитывая специфику промышленности, сельского хозяйства и сферы обслуживания. Возможно начисление зарплаты, премий, доплат, удержаний не только в рублях, но и в произвольной валюте. Предусмотрен расчет выплат за сдельную работу и расчет нарядов.

«Средства Анжелики».

Программа «Средства Анжелики» позволяет вести учет основных средств в разрезе мест их использования и материально ответственных лиц. Учет нематериальных активов. Учет ОС в разрезе классификационных групп, по способу их приобретения (источнику финансирования), назначению, использованию и др. Учет автотранспортных основных средств. Учет драгоценных и полудрагоценных металлов. Программа позволяет осуществлять расчет амортизационных отчислений, как по коэффициентам ежемесячной автоматизации, так и в зависимости от пробега (для автотранспорта). Переоценка основных средств производится, как по нормативным коэффициентам, так и путем указания новой восстановительной стоимости для каждого объекта ОС. Есть возможность учета внутреннего перемещения объектов основных средств, а также учет движения (в количественных показателях и учет по движению массы) по инвентарной карточке (применяется, на пример, в сельском хозяйстве для учета движения продуктивного скота)

«Договор Анжелики».

Программа «Договор Анжелики» предназначена для облегчения процесса создания, хранения, печати и изменения договоров. Мастер создания договоров проводит пользователя последовательно через все этапы выбора типового шаблона, заполнения его полей, форматирования, сохранения на диске и печати. Изначально база готовых шаблонов насчитывает более 70 наименований (договора купли-продажи, аренды, совместной деятельности, издательской деятельности, типовой устав и учредительный договор и т.п.). База типовых форм постоянно пополняется новыми договорами, кроме этого пользователь сам имеет возможность вносить в базу свои формы договоров.

«Аренда Анжелики».

Программа «Аренда Анжелики» предназначена для учета договоров аренды закрытых и открытых площадей, выписки счетов за электроэнергию, коммунальные услуги, телефонную связь. Программный продукт предназначен для предприятий, которым сдача помещений в аренду, является основным видом деятельности: мини-рынки, бизнес центры и т.п.

«Анжелика Директор».

Программа «Анжелика Директор» предназначена для руководителей предприятий и предоставляет руководителю оперативный доступ к информации о финансовом состоянии предприятия. Программа позволяет формировать отчеты по денежному и товарному движению в реальных ценах с учетом банковского дискаунта. Кроме этого возможно построение графиков и осуществление краткосрочного и среднесрочного прогнозирования.

1.3.4 ТБ. Корпорация

Информационная система ТБ.Корпорация предназначена для комплексной автоматизации учета, контроля и управления деятельностью предприятия.

Система охватывает все сферы деятельности предприятия и решает задачи управления финансами, производством, торговлей, логистикой, трудовыми ресурсами, основными фондами.

ТБ.Корпорация ориентирована, в первую очередь, на поддержку принятия решений руководителем бизнеса – учредителем, исполнительным директором, финансовым директором, коммерческим директором. В то же время система содержит удобные средства для руководителей подразделений и менеджеров.

ТБ.Корпорация – надежная и высокопроизводительная система, эффективно решающая задачи оперативного управления средними и крупными предприятиями, имеющими интенсивный документооборот и десятки и сотни рабочих мест в единой информационной сети.

При территориальной распределенности подразделений и групп компаний ТБ.Корпорация поддерживает работу всех удаленных структур в едином информационном пространстве.

Система позволяет формировать планы и бюджеты и осуществлять контроль их исполнения; планировать себестоимость и получать точную структуру затрат, контролировать движение денежных средств и оборачиваемость товарных запасов; оценивать прибыльность бизнеса в целом и по различным бизнес-процессам, проводить мониторинг отношений с покупателями и поставщиками; вести финансовый и управленческий учет.

ТБ.Корпорация - одна из немногих отечественных систем построеных по технологии бизнес-процессов. Система обеспечивает комплексный подход к решению задач учета и управления всей финансово-хозяйственной деятельности.

Универсальная технологическая платформа ТБ.Корпорации позволяет успешно использовать ее на предприятиях с различными видами деятельности (производство, оптовая и розничная торговля , строительство и т.д.).

Внедрение системы ТБ.Корпораций отличается короткими сроками и низкими суммарными З0тратами, поскольку технология внедрения системы основана на параметрической настройке универсальных модулей.

КЛЮЧЕВЫЕ ОСОБЕННОСТИ ТБ КОРПОРАЦИИ:

• Оперативное предоставление информации для принятия управленческих решений. Немедленно после ввода документа в базу данных он отражается в отчете для руководителя.

• Наличие готовых решений для организации единого информационного пространства в рамках территориально распределенных структур.

• Наличие базовой концепции на основе теории бизнес-процессов для построения прикладных модулей системы. Отсутствие дублирования биpнес-логики в различных контурах и модулях.

• Единая база документов, отсутствие повторного ввода и импорта-экспорта между различными модулями.

• Четкое разделение бухгалтерского и управленческого учета при отсутствии повторного занесения информации, общей для двух учетов.

• Возможность оперативного внесения изменений в бизнес-логику системы, управляемость процессом внесения изменений.

• Большая часть работ по изменению бизнес-логики осуществляется средствами параметрической настройки, без программирования, что приводит к снижению стоимости разработки и внедрения.

• Наличие встроенного механизма репликации данных, ориентированного на работу с документами, а не с записями БД.

• Наличие встроенного планировщика заданий, позволяющего запускать по расписанию задания на архивацию, восстановление данных, обмен пакетами репликации и сборку мусора.

• Возможность напрямую работать с внешними базами данных других приложений.

• Выполнение объемных вычислений по учетным регистрам и движениям на выделенном сервере расчетов.

• Одновременная работа с несколькими типами СУБД. Распределение единой логической информационной базы по нескольким серверам средствами администрирования системы.

1.3.5 Комплекс «ФОЛИО-КУПЕЦ»

Комплекс «ФОЛИО-КУПЕЦ» - результат 10-летних разработок фирмы ФОЛИО.

Основной акцент в своих разработках делается на доступность и простоту работы с программой, возможность быстрого запуска комплекса без существенных дополнительных затрат на настройку. Программа «готова к употреблению» с первого дня, так как в ней заложены тысячи решений, которые встретились у десятков тысяч пользователей ФОЛИО. Программы используют одну из самых надежных баз данных MS SQL SERVER 2000 и написаны в современной клиент – серверной архитектуре.

Вместе с программным обеспечением предлагается высокий уровень обслуживания пользователей: профессиональные консультации по горячей линии и по e-mail самой фирмой-разработчиком, решение актуальных вопросов в консультационном центре, оперативный выезд специалистов в случае необходимости.

«ФОЛИО-КУПЕЦ» включает 11 модулей.

«ФОЛИО WinСклад» - ведение торгового и складского учета, анализ информации о продажах, прибыли и задолженностях по каждому товару, поставщику, дилеру и др., отслеживание истории оплат каждого товара от момента прихода до продажи, поддержка работы с системами штрих-кодирования и различным торговым оборудованием. Полная автоматизация работы на больших складах со сложной системой хранения товаров, Отслеживание выполнения услуг с учетом тарифов для различных, категорий сотрудников.

«ФОЛИО Обмен» - пакетный режим автоматического обмена складскими данными «ФОЛИО WinСклад» между офисами и филиалами.

«ФОЛИО Интернет Заказ» - партнёр или агент, используя лишь подключение к Internet (возможно не очень устойчивое) получает возможность делать заказы товаров (заявки) в программе «ФОЛИО WinСклад».

«ФОЛИО Интернет Магазин» - обеспечивает как торговлю в режиме интернет-магазина, так и использование в качестве управляющей системы сети обычных магазинов/супермаркетов.

«ФОЛИО Pocket» - мобильная система для разъездных менеджеров, представляющая собой сочетание микрокомпьютера класса Pocket PC для заказа у клиента и программы «Фолио WinСклад» с возможностью полноценного обмена данными.

«ФОЛИО CRM» - модуль управления взаимоотношениями с клиентами. Отслеживание и анализ контактов, договоров с поставщиками и покупателями во взаимодействии с данными программы «Фолио WinСклад» или независимо. Составление и рассылка предложений клиентам. Формирование заказов поставщикам,

«ФОЛИО ЗаказПоставка» (ФОЛИО SCM) - система, отслеживающая цепочку поставок от заказа поставщику до прихода на склад. Служит для регистрации запросов клиентов, их обработки и автоматического формирования заказов поставщикам, отслеживания графика поставок товаров по каждому поставщику с фиксированием этапов прохождения грузов в пути от момента заказа до прихода на склад,

«ФОЛИО БухМасггер» - бухгалтерская программа с большим количеством документов, развитыми возможностями аналитического и мультивалютного учета и ведением любого количества планов счетов одновременно, в том числе, если необходимо, GААР.

«АиТ: Управление персоналом» - управление кадрами, расчет заработной платы и премий сотрудников, в том числе с использованием данных о продажах и произведенной продукции. Персонифицированный пенсионный учёт. Учёт выполненных работ.

«Marketing Analytic» - планирование объемов закупок, на основе прогнозов продаж, разделение клиентов на группы по их значимости для компании, контроль эффективности сбытовых подразделений и мероприятий по продвижению, выработка оптимальной ассортиментной и ценовой политики.

Выводы:

1. В современном мире информационных технологий влияние оказывает своевременность и полнота предоставляемых и получаемых данных. Благополучие предприятия напрямую зависит от них. Экономическая информация должна отвечать таким важным требованиям как корректность, полезность, оперативность, точность, достоверность, достаточность. Без всего этого невозможна стабильная деятельность предприятия.

2. Бухгалтерский комплекс «1С: Бухгалтерия» особенно отличает оперативность, с которой отражается информация для необходимых расчетов; и точность, с которой виден уровень искажений как исходной, так и результативной информации.

3. Бухгалтерский комплекс «Галактика» отличает высокая гибкость и быстрая адаптация к изменениям условий бизнеса; простота и надежность в эксплуатации; достаточность информации, необходимой для принятия правильного решения.

4. Проанализировав основные характеристики бухгалтерских комплексов можно сделать вывод о том, что использование комплекса «Галактика» с его скрупулезностью было бы наиболее приемлемым для рассматриваемого предприятия.

2 АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
УО «ПГВБК»


2.1 Информация об организации

Наименование полное Учреждение образования «Пинский государственный высший банковский колледж Национального банка Республики Беларусь»

Краткое УО «ПГВБК»

Юридический адрес: 225710, г. Пинск, ул. Кирова, 24

Наименование вышестоящей

организации Национальный банк Республики Беларусь

Форма собственности Государственная

Основной вид деятельности Подготовка специалистов банковского дела

2.1.1 История создания

Учреждение образования "Пинский государственный высший банковский колледж Национального банка Республики Беларусь" является правопреемником Пинского учетно–кредитного техникума, который был создан в соответствии с Постановлением Совета Народных Комиссаров СССР от 30 октября 1944 года. В соответствии с приказом Национального банка Республики Беларусь от 2 сентября 1997 №49 Пинский учетно–кредитный техникум был преобразован в Пинский банковский колледж. Постановлением Совета директоров Национального банка Республики Беларусь от 26 апреля 2001 года №124 Пинский банковский колледж был преобразован в Учреждение образования "Пинский высший банковский колледж Национального банка Республики Беларусь".

Пинск не случайно был выбран для размещения банковского техникума. В западных областях республики до начала войны с фашистской Германией советская власть по–настоящему развернуться не смогла, так как просуществовала лишь менее двух лет. Банковскую систему здесь нужно было не просто возрождать, а, по сути, создавать заново. При общей нехватке банковских кадров в первые послевоенные годы наиболее остро эта проблема ощущалась именно в учреждениях банков бывшей Западной Белоруссии. Решать кадровую проблему в республике и был призван Пинский учётно–кредитный техникум Госбанка СССР.

1 ноября 1944 года по техникуму был издан приказ № 1, в котором сообщалось, что уполномоченный представитель Управления учебных заведений Госбанка СССР Каверин Михаил Петрович берет на себя исполнение обязанностей директора техникума для решения задач по организации банковского учебного заведения, а 25 ноября 1944 года приказом по Госбанку был утвержден первый директор техникума. Им стал уроженец Ярославской области, бывший фронтовик, офицер запаса Станкеев Анатолий Сергеевич, имевший довоенный опыт работы в учебных заведениях системы Наркомфина СССР. Первым заместителем директора техникума была назначена инспектор облоно, выпускница Белгосуниверситета Печковская Тамара Даниловна. Именно при непосредственном участии Тамары Даниловны, хорошо знавшей Пинск, был подобран коллектив преподавателей, организованы подготовительные курсы учащихся по программе 7–го класса общеобразовательной школы, к которым с 18 декабря 1944 года приступили 25 человек.

Первый выпуск специалистов банковского дела в составе 21 человека – бухгалтеров и кредитных инспекторов – состоялся в конце июня 1947 года, а в декабре того же года ряды банковских работников пополнили ещё 24 выпускника техникума.

В 1997 году в соответствии с приказом Национального банка учётно–кредитный техникум был преобразован в банковский колледж, тем самым претворив в жизнь Концепцию интеграции с Белорусским государственным экономическим университетом, а в 2001 году был переведен в статус высшего банковского колледжа (постановление Совета директоров № 124 от 26 апреля 2001 года) с подготовкой на первом уровне специалистов с углубленным средним образованием по специальности "Банковское дело", а на втором уровне – специалистов с высшим образованием (специальность "Финансы и кредит"). Данный момент в колледже учится 747 студентов дневного отделения и 786 – заочного. Штат колледжа составляет 234 работника, из них 60 - преподаватели. Структура организации представлена на рисунке 1.

Организационно-управленческ

ая структура колледжа состоит из учебной части, научного отдела, экономического управления, бухгалтерии, административно-хозяйственной части и воспитательного отдела.

Учебная часть состоит из проректора по учебной работе, учебно-методического совета, кафедры социально-гуманитарных наук, кафедры физкультуры и спорта, кафедры высшей математики и информатики, лингвистической кафедры, кафедры экономики и управления, кафедры специальных банковских дисциплин.

Научный отдел состоит из проректора по научной работе, научно-технического совета, учебного центра, учебно-методического отдела, отдела информационных технологий.

Экономическое управление состоит проректора по экономической работе и экономистов.

Бухгалтерия состоит из главного бухгалтера, бухгалтеров и кассы.

Административно-хозяйственный отдел состоит из проректора по административно-хозяйственной части, отдела кадров, канцелярии, штаба ГО, эксплуатационного отдела.

Воспитательный отдел состоит из проректора по воспитательной работе, координационного совета по воспитательной части, отдела воспитательной работы, общежитий, библиотеки, стадиона.

Также колледж занимается строительством крытого спортивного комплекса, учебного корпуса, нового общежития и реконструкцией одного из старых общежитий. Именно это и повлияло на решение о замене пакета «1С: Бухгалтерия» на новый, более мощный, бухгалтерский комплекс.

2.2 Экономическое управление

Экономическое управление состоит из проректора по экономической работе и двух экономистов.

Основными функциями данного подразделения являются:

1. выполнение работ по осуществлению экономической и коммерческой деятельности колледжа;

2. разработка предложений, направленных на повышение эффективности и рентабельности на основе осуществления экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности;

3. проведение маркетинговых исследований;

4. формирование, ведение и хранение базы данных экономической и учетной информации;

5. подготовка периодической отчетности в установленные сроки.

Работники отдела данного структурного подразделения занимаются:

1. заключением договоров и дополнительных соглашений на платную основу по дневной и заочной формам обучения в колледже и их регистрацией;

2. составлением смет затрат на обучение одного учащегося (студента) в колледже, осуществлением перерасчета цены в связи с изменениями уровня ставки первого разряда и по другим причинам согласно законодательства Республики Беларусь;

3. проведением экономического анализа фактических затрат, разработкой мер по обеспечению режима экономии, повышению рентабельности, снижению издержек на обучение, устранению потерь и непроизводительных расходов;

4. осуществлением контроля за своевременностью поступления средств за обучение в колледже с использованием программного комплекса «Галактика;

5. составлением расчета стоимости проживания в общежитиях колледжа в соответствии с законодательством Республики Беларусь;

6. составлением ежемесячных отчетов по изменению численности учащихся (студентов), структуре поступления средств за обучение и другой статистической отчетности;

7. выполнением работ по формированию, ведению и хранению базы данных экономической и учетной информации;

8. формированием постановки экономических задач, решаемых с помощью компьютерной техники, определяет возможность использования готовых проектов, алгоритмов, пакетов прикладных программ, позволяющих создавать экономически обоснованные системы обработки экономической информации;

9. изучением специальной литературы (информации), касающейся выполняемой работы, составлением различных экономических обоснований, справок, периодической отчетности, аннотаций, экономических обоснований и обзоров;

Для выполнения всех видов работ в рассматриваемом структурном подразделении было установлен и использовался пакет «1С: Бухгалтерия». В связи с увеличение объемов работ, расширением видов хозяйственной деятельности банковского колледжа, увеличением штата сотрудников, с появлением нескольких строительных объектов возникла необходимость повышения качества выполняемых работ, снижения трудоемкости, усовершенствования формирования базы данных.

Предлагается замена комплекса «1С: Бухгалтерия» на «Галактика». Рассмотрим преимущества и недостатки этих программ.

2.3 Сравнительный анализ работы экономиста с использованием различных бухгалтерских комплексов

Среди всех обязанностей экономиста, работающего в экономическом управлении колледжа, одна из главных – заключение договоров и дополнительных соглашений на платное обучение в колледже по дневной и заочной формам обучения, регистрация их, контроль их исполнения.

Проведем сравнительный анализ данной работы экономиста в «1С: Бухгалтерия» и «Галактика».

2.3.1 Составление и заключение договоров и накопление базы данных в комплексе «Галактика»

Многие задачи, в частности, учет качественных характеристик поставляемых МЦ, решаются посредством задания внешних атрибутов.

Для формирования базы данных договоров необходимо заполнить следующие параметры. В реестре настроек выбрать наименование раздела Оперативный контур, папка Управление договорами, подраздел Копировать атрибуты и вн. классификацию из группового НЗ в детальный и по
F
4 в поле Значение установить Да.

Те же действия произвести для подразделов:

• Копировать атрибуты из договора в соглашение;

• Копировать атрибуты и вн. классификацию при формировании НЗ взамен отмененного;

• Копировать атрибуты и вн. классификацию из спецификации дог./согл. в спецификацию кал. плана.

Если параметры установлены, то внешние атрибуты и классификации будут переноситься соответственно:

* из группового наряд-заказа в сформированный по нему детальный наряд-заказ;

* из договора в соглашения, созданные по этому договору (только атрибуты);

* из отмененного наряд-заказа в наряд-заказ, сформированный взамен отмененного;

* из договора/соглашения в календарный план (только атрибуты).

Пример формирования первой из указанных настроек приведен на рис. 1. Это показывает сильную привязку всех компонентов между собой.

В реестре настроек с наименованием раздела Оперативный контур,
подраздел Контролировать уникальность номеров договоров
установленное значение Да
запретит создание в системе договоров с одинаковыми номерами. Настройка раздела Управление договорами,
подраздела Дополнительная классификация договоров
позволяет установить связь договора с выбранной системной или пользовательской аналитикой. Например, при выборе значения системной аналитики Производственные заказы, в расширенной информации по договору будет создано поле Производственные заказы,
через которое можно будет установить связь договора с выбранным производственным заказом, исполняемым по договору.

Если в реестре настроек выберать наименование раздела Оперативный контур, папку Управление договорами, подраздел Вид платежей в ПКП по умолчанию
и по F4 в поле Значение
установить авансовый или по факту (см. в настройке на рис. 1).

Указанная настройка позволит устанавливать вид платежей в пунктах календарных планов по умолчанию.

При установлении значения нет
в Пересчитывать сумму договора при изменении суммы ПКП
общая сумма по договору не пересчитывается, если меняется сумма по позиции календарного плана. Это значение устанавливается по умолчанию.

Другие значения настройки: да
и по запросу,
при установлении значения по запросу, при закрытии договора, для которого изменилась сумма календарного плана, выдается сообщение: Изменилась сумма по календарному плану. Установить сумму по договору равной сумме календарного плана? и предлагается вариант ответа — да/нет. Пересчет суммы производится по корневым ПКП договора, имеющим статус оформляемый.

Рисунок 2.1. Пример настройки копирования вн. классификации из группового НЗ в детальный

При установлении значения да в настройке Пересчитывать сумму вышестоящего документа при изменении суммы соглашения
производится изменение сумм всех вышестоящих документов на величину, на которую изменилась сумма по соглашению. По умолчанию устанавливается значение нет
. При установлении значения по запросу
, при закрытии соглашения с измененной суммой, выдается сообщение: Пересчитать сумму по договору? и предлагается вариант ответа — да/нет. Пересчет производится для документов в статусе оформляемый
.

Для удобства формирования спецификации и ПКП отменяющих договоров/соглашений предусмотрены следующие параметры:

1) в настройке Алгоритм формирования
устанавливается одно из возможных значений — по запросу/по настройке. При выборе значения по запросу выдается сообщение: Копировать спецификацию, КП, перепривязывать документы, хозоперации, финансовые операции? И предлагаются варианты ответов — да/нет;

2) в настройке Копировать спецификацию, КП, перепривязывать документы, хозоперации, финансовые операции
устанавливается одно из возможных значений — да/нет. Значение нет устанавливается по умолчанию.

Если первый из перечисленных параметров имеет значение по настройке
, а второй параметр — да
, то при формировании отменяющего договора/соглашения производится:

* копирование значений всех полей, внешних атрибутов и классификационных признаков (кроме статуса документа);

* копирование спецификации и КП из отменяемого документа;

* перепривязка всех документов (расчетных, товарно-сопроводительных, актов сверки взаиморасчетов) к отменяющему договору/соглашению;

* изменение вручную статусов КП и входящих в него ПКП в отменяемом документе на значение расторгнут.

При установлении значения да
в настройке Запрет превышения накладными и актами суммы по договору
производится контроль суммы по накладным на приход и отпуск МЦ, по актам на услуги, работы и прочим сопроводительным документам на непревышение ее по соответствующему договору.

Контроль осуществляется в момент перевода этих документов из состояния оформляемый
в любое другое или при попытке "привязки" договора к выбранному сопроводительному документу.

Другие значения данной настройки: нет
(отсутствует контроль соответствия указанных сумм) и по запросу
— контроль осуществляется после подтверждения запроса пользователю.

Настройка пользователя по Контролировать в документах-основаниях наличие ссылки на договор
позволяет производить контроль связи ДО и договора. Контроль осуществляется в момент перевода указанных документов из состояния оформляемый в любое другое аналогично тому, как это осуществляется при контроле запрета превышения накладными и актами суммы по договору, описанному выше.

Настройка, установленная в подразделе Дополнительная классификация договоров,
позволяет ввести пользовательские названия следующих документов: договора, отменяющего договора, уточняющего соглашения и отменяющего соглашения
в одноименных полях подразделов настройки.

Установленные названия подсвечиваются на всех последующих этапах работы с переименованными документами перечисленных типов.

Если в реестре настроек перейти к наименованию подраздела Документы
, уровень Закупки и по F4 в поле Значение
установить Оформляемый
для наименований настройки Статуса ДО по умолчанию, Статуса накладной и акта по умолчанию
(рис. 2.2.), указанные настройки позволят на начальных стадиях работы с ДО, накладными и актами устанавливать статус указанных документов, начиная с оформляемого, по умолчанию.

Рисунок 2.2. Пример настройки статуса накладной и акта по умолчанию

В поле Значение
для наименования настройки Валюта ДО по умолчанию

установите значение валюты, которое будет формироваться для ваших документов чаще:

* рублевый;

* валютно-рублевый;

* валютный.

Вывод: ведение и отслеживание договоров в «Галактике» характеризуется максимальной привязкой различных данных между собой, что позволяет без труда формировать различные отчеты, не просматривая дополнительно различные данные (приложение 2.3.1)

2.3.2 Составление и заключение договоров и накопление базы данных в комплексе «1С: Бухгалтерия»

Справочник «Контрагенты» содержит информацию о контрагентах фирмы (юридических и физических лицах). Данный справочник используется как при вводе и редактировании документов, так и для ведения аналитического учета .

Иерархическая структура справочника «Контрагенты» может содержать до 2-х уровней. Эту возможность следует использовать по своему усмотрению, создавая группы контрагентов: это может облегчить поиск нужного контрагента при работе с документами.

В начале работы с конфигурацией желательно ввести в справочник хотя бы двух контрагентов — одного покупателя и одного поставщика.

Вводя данные о контрагенте, следует помнить, что от полноты введенной вами информации зависит правильность построения печатной формы документов.

Форма описания контрагента в конфигурации реализована в виде картотеки. Сведения, которые необходимо ввести о контрагенте, объединены в несколько групп, каждая из этих групп располагается на соответствующей закладке диалога.

Ввод информации о новом контрагенте

При вводе нового контрагента в справочник диалог первоначально содержит реквизиты для ввода основных сведений о контрагенте: виде контрагента, наименовании, ИНН, юридическом и почтовом адресах.

Название
. В этот реквизит следует ввести наименование контрагента так, как оно будет выглядеть в различных списках, например, при выборе контрагента в процессе выписки первичных документов. Как правило, в этот реквизит вводится наименование контрагента без указания организационно-правовой формы и прочей дополнительной информации. Введенное в этот реквизит наименование будет использоваться при быстром поиске нужного контрагента в справочнике.

Полное наименование
. Наименование контрагента так, как оно должно выглядеть в первичных документах: платежных поручениях, кассовых ордерах, счетах-фактурах и других. Для контрагентов — частных лиц — в это поле следует вводить фамилию и инициалы.

Код
. Условный номер контрагента. Если вы не используете код для какой-либо группировки или классификации контрагентов (например, по регионам), предоставьте формирование кода контрагента программе.

Юридический адрес (Адрес)
. Юридический адрес контрагента. Для ввод адреса следует нажать кнопку Я, в этом случае откроется диалог «Ввод адреса». Работа с этим диалогом описана в п. «Ввод адресов» главы «Сервисные возможности».

Почтовый адрес
. Почтовый адрес контрагента. Вводится так же. как и юридический адрес.

Телефоны
. Телефоны по юридическому адресу и фактическому местонахождению контрагента.

ИНН
. Идентификационный номер налогоплательщика контрагента.

Запись информации о новом контрагенте

Информация о новом контрагенте, введенная в диалог, должна быть записана. Для этого следует нажать кнопку «Записать
» или «Ok
».

Нажатие кнопки «Ok
» закрывает диалог «Сведения о контрагенте» и вносит новую запись в справочник контрагентов.

Нажатие кнопки «Записать
» также вносит в справочник информацию о новом контрагенте, но диалог для ввода сведений о контрагенте при этом не закрывается: напротив, в форме диалога появляются закладки для ввода прочих сведений о контрагенте, которые необходимы для работы конфигурации.

Редактирование сведений о контрагенте

Редактирование сведений о контрагенте выполняется в диалоге — форме элемента справочника «Контрагенты».

Диалог организован в виде картотеки: сведения о контрагенте объединены в несколько групп. Доступ к той или иной группе выполняется выбором соответствующей закладки.

Кнопка «Договоры
» открывает подчиненный справочнику «Контрагенты» справочник «Договоры». В этом справочнике, если это необходимо, для контрагента можно вести список оснований взаиморасчетов.

В закладке «Общие» заполняются основные данные о контрагенте. Прежде всего, следует выбрать тип контрагента: «Организация» или «Частное лицо». Этот признак определяет состав остальных реквизитов формы.

Характеристика элементов закладки была приведена выше в п. «Ввод информации о новом контрагенте».

Контрагент может иметь несколько расчетных счетов для осуществления денежных расчетов. Для хранения информации о расчетных счетах контрагента в конфигурации существует справочник «Расчетные счета», подчиненный справочнику «Контрагенты». Для удобства работы ввод и редактирование информации о расчетных счетах контрагента может осуществляться при помощи управляющих элементов закладки «Расчетные счета».

На закладке располагаются:

· список расчетных счетов контрагента;

· кнопки для управления списком: добавления, редактирования и удаления информации о расчетном счете.

Кнопка «Добавить
». Нажатие этой кнопки открывает пустой диалог «Сведения о расчетном счете» для ввода информации о новом счете. Назначение управляющих элементов диалога и порядок Работы с диалогом описаны в п. «Справочник «Расчетные счета» стр. Ошибка! Закладка не определена.
.

Кнопка «Изменить
». Эта кнопка открывает для редактирования заполненный диалог с информацией о расчетном счете, выбранном в списке. Назначение управляющих элементов диалога и порядок работы с диалогом описаны п. «Справочник «Расчетные счета», стр. Ошибка! Закладка не определена.
.

Кнопка «Удалить
». Нажатие кнопки «Удалить
» помечает для удаления расчетный счет, выбранный в списке. Нажатие это кнопки, независимо от установки режима удаления, удаляет счет из списка счетов закладки «Расчетные счета».

Для отмены пометки на удаление расчетного счета следует открыть справочник «Расчетные счета» и в форме списка снять отметку на удаление.

На закладке «Кредиты» можно задавать параметры товарного кредита контрагента.

Один и тот же контрагент может выступать одновременно и как покупатель, и как поставщик, поэтому для каждого контрагента предоставляется возможность установить реквизиты кредита (валюту кредита, сумму, глубину) отдельно на отпуск товаров контрагенту и отдельно на поставку товаров от контрагента.

Все реквизиты кредитов являются периодическими. В том случае, если сумма кредита покупателя равна нулю, считается, что данному контрагенту-покупателю отпуск товара разрешен только по предоплате (эта проверка производится при проведении расходной накладной).

Справочнику «Контрагенты» подчинены справочники «Договоры» и «Расчетные счета». Для редактирования любого из этих справочников необходимо открыть справочник «Контрагенты», выбрать контрагента, а затем открыть подчиненный справочник, пользуясь меню программы.

Чтобы форма подчиненного справочника содержала данные только того контрагента, для которого она вызвана, для этого справочника должен быть установлен флажок «Иерархический список» (меню «Действия» главного меню программы).

Справочник «Договоры»

Данный справочник соответствует виду субконто «Основание» (см. главу «План счетов и виды субконто») и предназначен для ведения аналитического учета по счетам 45, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 76, 90, 92, 93, 94. По этим счетам ведется аналитический учет по контрагентам и требуется дополнительный разрез аналитического учета по основаниям взаиморасчетов.

Для удобства работы с договорами контрагента также можно использовать кнопку «Договоры
» в справочнике «Контрагенты».

При вводе значений субконто по перечисленным выше счетам сначала указывается контрагент, а затем из списка договоров по заданному контрагенту выбирается требуемое значение субконто «Основание» (то есть элемент справочника «Договоры»).

В справочник вводятся элементы, которые предполагается использовать для ведения аналитического учета в разрезе оснований по взаиморасчетам с организациями. Заполнение данного справочника определяется практикой ведения аналитического учета по бухгалтерским счетам, на которых учитываются взаиморасчеты с организациями. То есть, в него могут вводиться наименования документов, являющихся основаниями для ведения взаиморасчетов с организациями-контрагентами: договора, номера выписанных счетов и другие документы, в разрезе которых предполагается учитывать взаиморасчеты.

Реквизит «Срок платежа» используется регламентированными отчетами для определения срока погашения задолженности.

При отражении торговых операций (относящихся к финансовому учету) в бухгалтерском учете используется договор с кодом «0» (ноль). Если такого договора в справочнике «Договоры» для нужного контрагента не существует, он будет создан автоматически с условным наименованием «1С:Торговля». Таким образом, договор с кодом «0» считается служебным, и корректировать остатки по счетам в разрезе этого договора вручную не рекомендуется (для сохранения адекватности данных торговой и бухгалтерской компоненты). Предполагается, что более детальную информацию по торговым операциям в разрезе договоров, счетов, накладных и других документов пользователь может получить из финансовых отчетов.

Вывод: на основании изученных материалов и отзывов специалистов можно сделать вывод, что для более крупных организаций комплекс «Галактика» более выгоден в использовании. В комплексе «1С: Бухгалтерия» для составления различных отчетов необходимо неоднократно возвращаться к базе данных и вручную вводить одни и те же цифры. В «Галактике» же данные вводятся единожды и на основании введенных данных формируются все отчеты. Чем подробнее заполняются первоначальные формы, чем больше информации вводится в базу, тем больше и точнее сформируются отчеты.

3. Совершенствование управлением персоналом
в УО «ПГВБК»

3.1 Обоснование и расчет экономического эффекта от внедрения программного средства

Особенностью современных бизнес процессов в любой отрасли общественной деятельности является автоматизация сбора и обработки информации для принятия управленческих решений. Вместе с тем, автоматизация невозможна без использования программных продуктов. Решение любой информационной задачи связано с применением не только системных программ, но и разнообразных программных средств – приложений.

Разработка проектов программных средств требует затрат разнообразных и, не редко значительных объемов, ресурсов(трудовых, материальных, финансовых). В связи с этим, разработка и реализация каждого проекта должна быть обоснована, как технически, так и экономически.

Проект стоит внедрять, если он дает определенные преимущества по сравнению с известными передовыми аналогами или, в крайнем случае, по сравнению с существующей практикой. Поэтому, до того как приступить к реализации принятых решений, специалист должен, используя соответствующие методы, найти наиболее рациональное программное решение, обеспечивающее высокий технический уровень программы и дающее существенную экономию ресурсов, как при разработке проекта в научно-технической организации (у разработчика), так и при его реализации у пользователя (покупателя, заказчика).

Создаваемые программные средства могут предназначаться как для совершенно новых, ранее не решавшихся или решавшихся ручным способом задач, так и для традиционных задач, решаемых с помощью программных средств, которые можно совершенствовать. В данном примере рассматривается задача замены применяемого в организации программного комплекса, более эффективным, по сравнению с имеющимся.

В результате внедрения нового ПС пользователь может понести значительные капитальные затраты на приобретение и освоение ПС, доукомплектование ЭВМ новыми техническими средствами и пополнение оборотных средств. Однако, если приобретенное ПС будет в достаточной степени эффективнее базового, то дополнительные капитальные затраты быстро окупятся. Эффект может быть достигнут за счет сокращения объема ПС (уменьшения количества машинных команд, количества строк и т.д.), снижение трудоемкости подготовки данных, обработки информации, анализа результатов, уменьшения расходов машинного времени и материалов.

Для определения экономического эффекта от использования нового ПС у потребителя необходимо сравнить расходы по всем основным статьям сметы затрат на эксплуатацию нового ПС (расходы на заработную плату с начислениями, материалы, машинное время) с расходами по соответствующим статьям базового варианта. При этом за базовый вариант следует принимать аналогичное программное средство, используемое в действующей автоматизированной системе.

Исходные данные для расчета экономического эффекта у пользователя приведены в таблице 3.1.

Таблица 3.1. Данные для расчета экономического эффекта у пользователя

Наименование показателей	Обозначения	Единицы измерения	Значение показателя		Наименование источника информации
			«Галактика»	«1С:Бухгалтерия»
1.Единовременные затраты	Кпр	тыс.руб.	8500	7000	Договор заказчика с разработчиком
4.Численность программистов, занятых эксплуатацией ПС	Чпэ	чел.	1	2	Проект плана работ пользователя
7.Среднемесячная ЗП одного программиста	Зсм	тыс.руб.	180	180	Расчетные данные пользователя
7.Среднемесячная ЗП одного экономиста	Зсм	тыс.руб.	170	170	Расчетные данные пользователя
9.Среднемесячное количество рабочих дней	Др	день	22	22	Принято для расчета
10.Количество типовых задач, решаемых за год	Зт	задача	200	150	План пользователя 2005-2007
11.Объем работ, выполняемый при решении одной задачи	Ао	100 КБ	120	150	План пользователя
12.Средняя трудоемкость работ в расчете на 100 КБ	Тс1 Тс2	человеко-час на 100 КБ	0,8	0.6	Рассчитывается по данным пользователя
13.Средний расход машинного времени в расчете на 100 КБ	Мв1 Мв2	машино-час на 100 КБ	0,04	0,1	Паспорт ПС
14.Средний расход материалов в расчете на 100 КБ	Мт1 Мт2	тыс.руб на 100 КБ	0,4	0,5	Паспорт ПС
15.Цена одного машино-часа работы ЭВМ	Цм	тыс.руб	3,9	3,9	Смета затрат ЭВМ пользователя
16.Количество часов работы в день	Тч	ч	8,0	8,0	Принято для расчета
17.Ставка налога на прибыль	Нп	%	24	24

Для работы с договорами работники управления выполняют такие операции, как: ввод информации в базу данных, регистрацию нового контрагента, непосредственно работа с договором, контроль над исполнением, контроль над своевременностью поступления средств, начисление пенни и др.

В бухгалтерском комплексе «1С: Бухгалтерия» трудоемкость выполнения перечисленных операций составляет:

– ввод информации в базу данных 1200 час.;

– регистрация нового контрагента 400 час.;

– непосредственная работа с договором 800 час.;

– контроль над исполнением 300 час.;

– контроль над своевременностью поступления средств 300 час.;

– начисление пенни 460 час.;

– составление отчетов 200 час.

Всего на выполнение перечисленных работ потребуется 3660 часов.

В настоящий момент в экономическом управлении работает 3 человека.

Замена бухгалтерского комплекса «1С: Бухгалтерия» программным продуктом «Галактика» позволит снизить трудоемкость выполнения операций за счет сокращения видов работ, автоматизации процесса работы с отчетностью, быстродействия системы и др. При этом общая трудоемкость работ составит 1600 часов, в том числе:

– ввод информации в базу данных 700 час.;

– регистрацию нового контрагента 200 час.;

– непосредственная работа с договором 400 час.;

– контроль над исполнением 100 час.;

– контроль над своевременностью поступления средств 100 час.;

– начисление пенни 100 час.;

Фонд рабочего времени одного работника данной организации составляет 2112 часов в год.

Определим численность экономистов управления, необходимых для проведения всех операций:

( 3.1 )

где Топ
– трудоемкость работ;

Фэф
– фонд рабочего времени

Чр
=1600 / 2112 = 0,76 ≈ 1 чел.

Произведем расчет экономической эффективности перехода на новый комплекс.

1) Расчет заработной платы обслуживающего персонала.

Обслуживанием бухгалтерского комплекса «1С: Бухгалтерия» занимается 2 человека. Их годовая заработная плата составит:

(3.2)

где Кпр
– коэффициент премий, установленный за выполнение плановых показателей;

Тм
– среднемесячная заработная плата;

t – число месяцев;

n – количество работников;

Зо1
, Зо2
– заработная плата работников «1С: Бухгалтерии» и «Галактики» соответственно

Зо1
= 1.4 х 180 000 х 2 х 12 = 6 048 000 (рублей)

Для обслуживания нового программного комплекса в экономическом управлении УО «ПВГБК» потребуется 1 инженер и его годовая заработная плата составит:

Зо2
= 1.4 х 180 000 х 12 = 3 024 000 (рублей)

Экономия заработной платы обслуживающего персонала при использовании нового комплекса:

Эз
= Зо1
- Зо2
= 6 048 000 - 3 024 000 = 3 024 000 (рублей)

2) Годовая заработная плата экономистов, занятых формированием базы данных:

(3.3)

Зэ1
= 1.4 х 170 000 х 3 х 12 = 8 568 000 (рублей)

Зэ2
= 1.4 х 170 000 х 1 х 12 = 2 856 000 (рублей)

Экономия заработной платы обслуживающего персонала при использовании нового комплекса:

Эз
= Зэ1
– Зэ2
= 8 568 000 - 2 856 000 = 5 712 000 (рублей)

3) Отчисления от ФЗП:

, Нсоц = 35%(3.4)

(руб)

(руб)

Экономия отчислений от ФЗП

Эсоц
= Рсоц1
– Рсоц2
= 5115600 – 2058000 = 3057600 (руб.)

4) Расход на оплату машинного времени:

Объем выполненных работ с использованием нового ПС

А =Ао
•З(3.5)

где Ао
– объем работ, выполненный при решении одной задачи;

Зт
– количество типовых задач, решаемых за год

А2с
= 150 • 150 = 22500

А2г
= 150 • 150 = 22500

Расход на оплату машинного времени

Рм
=Цм
•А (3.6)

где Цм
– цена одного машино-часа работы ЭВМ;

А – объем выполненных работ

Рмс
= 3,9 • 22500 = 87750 тыс. рублей

Рмг
= 3,9 • 22500 = 87750 тыс. рублей

Экономия расхода на оплату машинного времени

Эм
= Рмс
- Рмг
= 0

5) Расход затрат на материалы:

Рмат = Mт
• Мв
• Тч
• Др • t (3.7)

где Mт
– средний расчет материалов в расчете на 100 КБ;

Мв
– средний расчет машинного времени в расчете на 100 КБ;

Тч
– количество часов работы в день;

Др – количество рабочих дней в месяц;

t – количество месяцев

Рмат1
= 0,5 • 0,1 • 8 • 22 • 12 = 105,6 (тыс.руб.)

Рмат2
= 0,4 • 0,04 • 8 • 22 • 12 = 33,8 (тыс.руб.)

Экономия расхода затрат на материалы:

Эмат
= Рмат1
– Рмат2
= 105,6 – 33,8 = 71,8 (тыс.руб.)

Общая годовая экономия текущих затрат составит:

Э = 3 024 000 + 5 712 000 + 3057600 + 71 800 = 11865400 (руб.)

При сравнении базового и нового вариантов программных комплексов в качестве экономического эффекта будет выступать общая экономия всех видов ресурсов относительно базового варианта. При этом внедрение нового окажется экономически целесообразным лишь в том случае, если все капитальные затраты окупятся за счет получаемой экономии в ближайшие 1–2 года.

3.1.1 Расчет экономического эффекта

Внедрение нового ПС позволит пользователю сэкономить на текущих затратах, т.е. практически получить на эту сумму дополнительную прибыль. Для пользователя в качестве экономического эффекта выступает лишь чистая прибыль – дополнительная прибыль, остающаяся в его распоряжении (ДПч
), которые определяются по формуле:

,

где Нп
– ставка налога на прибыль (%).

Таким образом, прирост чистой прибыли составит:

∆Пч = Э – Э•Нп/100,(3.8)

где Нп – ставка налога на прибыль (24%)

∆Пчг
= 11 865 400 – 11 865 400 •24/100 = 9 017 704 (руб.)

В процессе использования нового ПС чистая прибыль в конечном итоге возмещает капитальные затраты. Однако полученные при этом суммы результатов (прибыли) и затрат (капитальных вложений) по годам приводят к единому времени – расчетному году (за расчетный год принят 2005 год) путем умножения результатов и затрат на каждый год на коэффициент приведения (Кп), который рассчитывается по формуле:

(4.11)

где Ен – норматив приведения разновременных затрат и результатов ;

tp – расчетный год, tp = 1;

t – номер года, результаты и затраты которого приводятся к расчетному

Норматив приведения разновременных затрат и результатов () для программных средств принимается равным 0,15. Следовательно, при решении данной задачи коэффициентам приведения (at
) по годам будут соответствовать следующие значения:

;

;

;

.

Данные расчета экономического эффекта целесообразно свести в табл.3.2.

Таблица 3.2. Расчет экономического эффекта от использования «Галактика»

Показатели	Единицы измерения	2005	2006	2007	2008
Результаты
Прирост прибыли за счет экономии затрат (Пч)	тыс. руб.	9017,7	9017,7	9017,7	9017,7
То же с учетом фактора времени	тыс. руб.	-	7845,4	6853,5	5951,7
Затраты
Приобретение и адаптация ПС	тыс. руб.	8500	-	-	-
Освоение ПС	тыс. руб.	1673	-	-	-
Всего затрат	тыс. руб.	10173	-	-	-
То же с учетом фактора времени	тыс. руб.	10173	-	-
Экономический эффект
Превышение результата над затратами	тыс. руб.	-1155,3	7845,4	6853,5	5951,7
То же нарастающим итогом	тыс. руб.	-1155,3	6690,1	13543,6	19495,3
Коэффициент приведения	единиц	1	0,87	0,76	0,66

Вывод: Все затраты на внедрение комплекса «Галактика» полностью окупятся на втором году использования.

3.2 Применение экономико-математических методов в деятельности УО «ПГВБК»

Учреждение образования «Пинский государственный высший банковский колледж Национального банка Республики Беларусь» является структурной единицей банковской системы. Одной из функций НБ РБ должна быть работа по формированию и проведению в жизнь такой денежно-кредитной политики, которая, с одной стороны, будет обеспечивать стабильный рост экономики Белоруссии, а с другой стороны, препятствовать значительному росту инфляции. Для достижения этих важных целей НБ РБ использует ряд инструментов. В первую очередь таким инструментом является ставка рефинансирования национального банка. Устанавливая номинальное значение ставки рефинансирования, Национальный банк, с одной стороны, реагирует на изменение макроэкономической ситуации в стране, с другой стороны – создаёт ориентир для процентных ставок на рынке денежных активов.

Таким образом, на протяжении трех последних лет (приложение 3.2.1) НБ РБ, регулируя величину базовой ставки рефинансирования, обеспечивал её плавное снижение по мере замедления инфляционных процессов с 38% в феврале до 28% в декабре 2003г., с доведением к концу 2004 года до уровня 28-17 процентов. В результате этого воздействия средняя процентная ставка по новым кредитам банков в национальной валюте снизилась за 2003 год с 37,83% в январе до 25,68% в декабре, и в среднем за год составила 31,8%. Это подтверждается результатами корреляционно-регрессионного исследования полученной зависимости, которую можно представить эмпирическим уравнением экспоненциального тренда (приложение 3.2.2.)

Y= 1,248e -0,0011
x

где x – количество дней от базовой даты 14 декабря 2003 года, Y – прогнозное значение ставки рефинансирования НБ РБ. При этом коэффициент корреляции равен 0,94, а коэффициент детерминации -0,8868. Интерполяция полученного тренда с апреля по декабрь 2004 года хорошо согласуется с реальностью, что доказывает состоятельность примененного метода исследований.

3.3 Элемент конструкции РЭС и его модернизация

На данном этапе развития на предприятии для передачи данных используется оптоволокно, а для работы с юридическими клиентами для получения информации, для постоянного обновления базы данных используется модемная передача данных по сетям электросвязи, так как использование оптоволокна нецелесообразно из-за стоимости. Поэтому на модем налагаются много условий: скорость передачи, протокол передачи данных, обработка ошибок связи, устойчивость связи к помехам и пропаданиям сигнала. В данном разделе рассматривается модем, выполненный на микроконтроллере. В ходе выполнения работы проведен анализ перехода аналогичного устройств построенного на интегральных микросхемах на микропроцессорную структуру.

Перейдя на микропроцессорную структуру устройства, в данном случае модем, мы сэкономили на количестве деталей. Уменьшился размер печатной платы. Техпроцесс сборки ускорился. Устройство стало гибким к перестройке на новые нужды обработки и передачи данных за счёт применения перепрограммируемого микроконтроллера. Ускорилась передача данных по линии связи.

3.3.1 Анализ технических характеристик модема

Модем представляет собой функционально законченную систему, предназначенную для создания на уже имеющейся линии электросети систем сбора информации, локальных сетей передачи данных, систем централизованного контроля и управления электрооборудованием, систем охраны и сигнализации.

Согласно технической документации модем должен обеспечивать следующие технические характеристики:

1) процессор - микроконтроллер АТ89С51 фирмы Atmel;

2) интерфейсы - последовательный порт стандарта RS-485;

3) модем - имеет возможность выбора несущей частоты, а также изменять скорость передачи данных.

Микроконтроллер АТ89С51 фирмы Atmel представляет собой восьмибитный микроконтроллер с встроенными 4 Кб Flash памяти. Он содержит также память данных 128 байт, четыре восьмиразрядных программируемых канала ввода-вывода, два 16-битных многорежимных таймера/счетчика, систему прерываний, последовательный интерфейс.

Для достижения указанного в ТЗ объёма ОЗУ при минимальной стоимости, целесообразно использовать микросхемы динамической памяти. На сегодняшний день многими зарубежными фирмами производятся чипы ёмкостью до 64 Мбит. Указанный в ТЗ микрокомпьютер позволяет подключать динамическую память без использования дополнительных схем. Таким образом, для получения заданной ёмкости в 16 Мбайт необходимо использовать две микросхемы ёмкостью по 64 Мбит.

Микроконтроллер имеет в своём составе последовательный порт, но входные и выходные уровни его сигналов не совместимы со стандартом RS-485, поэтому необходимо использовать внешнюю микросхему драйвера. Такие микросхемы выпускаются многими зарубежными и отечественными производителями.

Модем помимо задания частоты и скорости передачи должен быть совместим с промышленными линиями электросвязи, которые эксплуатируются в Республике Беларусь и Российской Федерации, поскольку основными рынками сбыта будут именно эти страны.

3.3.2 Структурная организация и принцип работы модема

Функциональная схема проектируемого устройства приведена на чертеже БГУИ.306588.001 Э2.

Модем предназначен для приёма и передачи информации, в телефонную линию. Генератор модемного контроллера необходим для формирования тактовых импульсов, необходимых для работы контроллера.

Схема сопряжения предназначена для приведения уровней сигналов в телефонной линии к безопасному для контроллера уровню, а также для усиления выходного сигнала.

Микроконтроллер необходим для выработки управляющих сигналов, необходимых для работы модема, обмена информацией по последовательному интерфейсу и обработки поступивших данных программой в соответствии с заданным алгоритмом. Генератор микроконтроллера предназначен для формирования тактовых импульсов, необходимых для работы микроконтроллера и задания скорости обмена по последовательному порту. Порты Р1 и Р3 используются для задания адреса устройства в сети и параметров обмена (скорость обмена и частота сигнала).

Драйвер последовательного порта требуется для преобразования цифровых входов и выходов последовательного порта микроконтроллера в дифференциальные, в соответствии со стандартом COM порта.

Блок питания служит для получения стабилизированного напряжения питания +5 и + 12В. Первое напряжение используется для питания всех блоков проектируемого устройства, кроме схемы сопряжения, второе — для работы схемы сопряжения.

Микроконтроллер предназначен для управления проектируемым устройством в соответствии с алгоритмом, реализованном в управляющей программе. Блок установки сетевого адреса и параметров передачи, подключенные к портам микроконтроллера, необходимы для задания этих параметров пользователем и считываются микроконтроллером при инициализации устройства.

Цепь сброса предназначена для формирования сигнала сброса микроконтроллера при подаче питания на схему.

Трансивер последовательного порта необходим для согласования входов и выходов последовательного порта микроконтроллера с последовательным портом стандарта COM .

Генератор микроконтроллера нужен для формирования тактовых импульсов, необходимых для работы микроконтроллера. К сетевому контроллеру подключен отдельный генератор для тех же целей. Два тактовых генератора нужны потому, что формируемые ими тактовые импульсы имеют различную частоту.

3.4 Обоснование эргономических требований к организации рабочего места экономиста

3.4.1 Влияние эргономических характеристик рабочего места на работоспособность и здоровье работника

Негативное воздействие компьютера на человека является серьезной проблемой. В рамках проведения японскими учеными исследования у проработавших с компьютером всего 3 месяца отмечены:

- усталость глаз (78,6% из более 1200 служащих);

- ухудшение зрения (46,6%);

- повышенная раздражительность (36,7%).

У 27% беременных женщин наблюдалось осложнение беременности, а у 20% - выкидыш. В Швеции закон дает право беременным женщинам отказаться от работы с устройствами визуального отображения.

В США медико-биологические исследования показали, что работа с ПК увеличивает опасность заболеваний:

- органов зрения (60% пользователей);

- сердечно-сосудистой системы(60%);

- снижение половой активности (40%).

По статистике всемирной организации здравоохранения, профессиональные операторы ЭВМ вынуждены каждые 6-9 месяцев менять очки или контактные линзы в сторону их усиления.

Разработана классификация опасностей для человека при работе за компьютером:

1. опасные излучения монитора компьютера;

2. специфическая нагрузка на зрение;

3. нагрузка на костно-мышечную систему;

4. влияние компьютера на психику человека.

1) Опасные излучения монитора компьютера.

Для любого кинескопа (телевизионного и компьютерного) характерно рентгеновское излучение, возникающее при торможении электронов. По свойствам оно напоминает гамма-радиацию. Однако в современных кинескопах применяются на столько эффективные меры по снижению рентгеновского излучения, что оно практически не обнаруживается на естественном радиационном поле Земли. Рентгеновское излучение в 5 см. от экрана при напряжении на аноде кинескопа 25кВ ослабляется фильтром класса «полная защита» минимум в 20 раз, а в хороших мониторах его ослабление доходит до 80-95%. По шведскому стандарту MPRII оно не должно превышать 5000 наноГрей/час.

Кроме того мониторы создают электростатическое поле. Во время работы экран монитора заряжается до потенциала в десятки тысяч вольт. Сильное электростатическое поле не безопасно для человеческого организма, так как электрические переменные поля повышают выброс ионов кальция из костной ткани. При работе монитора электризуется не только его экран, но и воздух в помещении (он приобретает положительный заряд). А.Чижевский, исследуя ионизацию воздуха, пришел к выводу о благотворном влиянии на человеческий организм отрицательных аэроионов и негативном воздействии положительных. Положительно заряженная молекула кислорода не воспринимается человеком как кислород. В помещении может быть сколько угодно свежего воздуха, но если он имеет положительный заряд – это все равно, что его нет. Человек начинает в буквальном смысле задыхаться.

Кроме того. Мельчайшие частички пыли, пролетая в непосредственной близости от поверхности дисплея, заряжаются статическим электричеством и устремляются к лицу оператора. Через дыхательные пути они проникают в легкие. Попадая на кожу, эти частички забивают поры, препятствуют “дыханию” кожи, могут вызвать аллергическую реакцию. Наряду с другими факторами это может способствовать развитию рака кожи. Вредна пыль и для глаз.

Наибольшую угрозу для здоровья человека представляют электромагнитные поля. Исследования медиков показали, что воздействие электромагнитных полей вызывает изменение метаболизма в клетках, колебание ионов в человеческом организме. Электромагнитные поля влияют на электрические напряжения между клетками тела. Это может иметь определенные последствия.

2) Специфическая нагрузка на зрение.

Изображение на экране дисплея может быть абсолютно четким только в том случае, когда каждому пикселю изображения будет строго соответствовать одна триада люминофора экрана, т.е. когда размер «зерна» будет абсолютно соответствовать разрешению видеокарты. Это условие соблюдается только в жидкокристаллических экранах. Для мониторов на электронно-лучевых трубках оно практически невыполнимо, и один пиксель может «захватить» соседние триады. Когда это происходит, мозг воспринимает изображение как нерезкое и пытается его сфокусировать, что приводит к сильной перегрузке отдельных участков головного мозга. Последствия могут быть серьезными, вплоть до расстройства вегетативной нервной системы, нарушения мозгового кровообращения. Кроме того, на сами глаза ложится большая нагрузка: мышцы, постоянно меняющие геометрию хрусталика, постоянно сокращаются, пытаясь устранить нерезкость. Дополнительную нагрузку на зрение дают мерцания экрана.

К перенапряжению глаз приводит и неправильное освещение, неудачно выбранное место для компьютера и продолжительная работа без перерывов.

3) Нагрузка на костно-мышечную систему.

Человек, работающий за компьютером, подолгу пребывает в вынужденной неподвижной позе. При этом нарушается обмен веществ в мышцах, мышечная ткань становится более плотной, а скелет испытывает значительные статические нагрузки. Постоянное механическое давление на нервы, оказавшиеся в пределах групп «блокированных мускулов», вызывает укорачивание рук, развитие «неврального натяжения». Напряженность, волнение при выполнении работы увеличивают проблему статичной осанки, т.к. мышцы непроизвольно сокращаются, когда человек озабочен. Это делает осанку еще более «зажатой», неподвижной, провоцирует дальнейшее блокирование мышц верхней части руки.

Частые и однообразные движения кистей и пальцев приводят к микротравмам, которые называют травмами повторяющихся нагрузок. Среди них особенно неприятным является хроническое воспаление в каналах запястья, по которым проходят сосуды, нервы, сухожилия.

При работе с мышью кисть находится в неестественном напряженном состоянии длительное время, что провоцирует отек тканей и перенапряжение сухожилий. Активная работа пальцев с кнопкой не уравновешивается работой кисти, что приводит к «эффекту первоклассника» - усталость легких мышц и однообразие движений при большом нервном напряжении вызывают усталость всей кисти, руки и даже ухудшение общего состояния я потерю внимания.

4) Влияние компьютера на психику человека.

Как уже говорилось выше, электромагнитные поля, излучаемые компьютером, оказывают специфическое действие на живой организм. При этом особо выделяется «компьютерная усталость». В тяжелых случаях она внешне напоминает алкогольное опьянение: пошатывающаяся походка, невнятная речь.

Психологи отмечают, что характер человека, который излишне увлекается общением с компьютером, изменяется в худшую сторону. Человек становится замкнутым, раздражительным, круг его интересов зачастую сужается.

3.4.2 Оптимизация рабочего места с целью улучшения
условий труда финансового работника

Экономисту при работе на ПК необходимо одновременно пользоваться документами, то следует иметь в виду, что зрительная работа с печатным текстом и с изображением на экране имеет принципиальные отличия: изображение светится, мелькает, дрожит, состоит из дискретных элементов, менее контрастно. Снизить или устранить утомление можно только правильным выбором режима воспроизведения изображения на экране, источника освещения (местного или общего), расположения материалов (в целях уменьшения длины или частоты перевода взгляда).

Экономист должен так организовать свое рабочее место, чтобы условия труда были комфортными и соответствовали требованиям СНиП:

- удобство рабочего места (ноги должны твердо опираться на пол; голова должна быть наклонена немного вниз; должна быть специальная подставка для ног);

- достаточное пространство для выполнения необходимых движений и перемещений (руки при работе с клавиатурой должны находиться перед человеком; пальцы должны обладать наибольшей свободой передвижения; клавиши должны быть достаточно чувствительны к легкому нажатию);

- необходимый обзор (центр экрана монитора должен быть расположен чуть ниже уровня глаз; монитор должен отстоять от глаз человека на расстоянии 45-60 сантиметров; должна регулироваться яркость и контрастность изображения);

- рациональное расположение аппаратуры и ее органов управления и контроля (монитор должен быть расположен на расстоянии 60 сантиметров и более от монитора соседа; человек должен использовать держатель бумаги);

- достаточное освещение (внешнее освещение должно быть достаточным и равномерным; должна быть настольная лампа с регулируемым плафоном для дополнительного подсвета рабочей документации);

- нормальные условия в отношении шума;

- нормальный температурный режим;

- нормальная влажность воздуха;

- необходимая вентиляция.

Эргономическая безопасность персонального компьютера может быть охарактеризована следующими требованиями:

к визуальным параметрам средств отображения информации индивидуального пользования (мониторы);

к эмиссионным параметрам ПК – параметрам излучений дисплеев, системных блоков, источников питания и др.

Кроме того, важнейшим условием эргономической безопасности экономиста при работе перед экраном монитора является правильный выбор визуальных параметров самого монитора и светотехнических условий рабочего места.

Работа с дисплеем при неправильном выборе яркости и освещенности экрана, контрастности знаков, цветов знака и фона, при наличии бликов на экране, дрожании и мелькании изображения приводит к зрительному утомлению, головным болям, к значительной физиологической и психической нагрузке, к ухудшению зрения и т.п.

Запылённость воздуха не должна превышать 0.75 мг/м3
. На одного экономиста должен приходиться объём помещения 15м3
при площади 4.5 м2
(без учёта проходов и оборудования). В течение трудового дня необходимо обеспечить воздухообмен помещения объёмом 25-50 м3
, отвод влаги 350-500 г и тепла 50 кДж на каждый килограмм массы тела работающего.

Уровень шума для экономиста составляет не более 50 дБ.

Нормативное значение коэффициента естественного освещения (КЕО) для третьего пояса при боковом освещении равно 1.2 %, освещённость при работе с экраном дисплея - 200 лк, при работе с экраном дисплея и документом - 300 лк.

Время работы за дисплеем не должно превышать 4-х часов в сутки.

Для обеспечения требований эргономики и технической эстетики конструкция рабочего места, расположение и конструкция органов управления должны соответствовать анатомическим и психофизическим характеристикам человека. Вместе с этим всё оборудование, приборы и инструменты не должны вызывать психологических раздражений.

Рабочее место экономиста состоит из монитора, системного блока, клавиатуры, мыши, принтера. Клавиатура должна быть расположена непосредственно перед работником. Расстояние от глаз работника до монитора должно составлять 0.5 - 0.7 м. На столе, на котором расположена ПЭВМ, должно оставаться место для наглядного, графического материала, для возможности работать с литературой, делать какие-либо пометки.

В случае пожара необходимо:

- отключить щит электропитания;

- вызвать к месту пожара заведующего лабораторией, вызвать пожарную помощь;

- по возможности вынести легковоспламеняющиеся, взрывоопасные материалы и наиболее ценные предметы;

- приступить к тушению пожара имеющимися средствами (огнетушитель, песок и т.д.);

- для тушения пожара в лаборатории предусмотрен огнетушитель химический воздушно-пенный ОХВП-10, установленный в легко доступном месте.

Рассмотрим требования безопасности при работе с ЭВМ.

При начале работы с ЭВМ необходимо проверить герметичность корпуса, не открыты ли токоведущие части. Убедиться в подключении заземляющего проводника к общей шине заземления, проверить его целостность. Если заземляющий проводник отключен, подключать его можно только при отключении машины от питающей сети. Для повышения безопасности работать можно с использованием резиновых ковриков.

Заключение

Возрастающие темпы информатизации общества повышают значение вычислительной техники в управленческих процессах. Использование возможностей современной вычислительной техники для автоматизации процесса обработки информации позволяет увеличить производительность труда, повысить эффективность работы с документами и ускорить обмен управленческой информацией.

При современном уровне развития вычислительной техники и средств связи автоматизация процесса управления позволяет быстро и эффективно решать поставленные задачи, для чего создаются комплексные автоматизированные системы управления. Введение на предприятии автоматизированных рабочих мест позволяет значительно сократить время выполнения работ и повысить их точность, облегчить труд специалистов.

В дипломном проекте показано, что для достижения высокой эффективности работы предприятия необходимо наладить систему управления организацией. Для этого требуются такие основные составляющие как технические средства, информационные системы, технология управления, что в купе ведет к улучшению управленческой системы. На качество управления влияют многие факторы, такие как рынок, прибыль, качество, клиенты и т.д. Основные особенности информационной системы скорость, достоверность, качество, комплексность и компетентность ведут к повышению эффективности работы предприятия.

Информационная система управления – это, прежде всего люди, использующие информационные технологии во время выполнения своих повседневных обязанностей на рабочих местах. Поэтому совершенствование автоматизации рабочего места призвано облегчить труд работника, сократить количество выполняемых операций, высвободить рабочие места. Это ведет к повышению экономической эффективности работы предприятия за счет экономии фонда заработной платы.

Для принятия эффективных управленческих решений необходимо применение разнообразных инструментов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий. С некоторой долей условности можно выделить три основных круга задач, требующих применения экономического анализа.

Во-первых, это анализ финансового состояния. В нем заинтересованы, прежде всего, внешние по отношению к предприятию пользователи экономической информации - инвесторы, налоговые службы и т.д. Здесь основой анализа являются показатели, тем или иным способом выводимые из данных стандартной бухгалтерской и статической отчетности, а также других открытых источников информации.

Во-вторых, это задачи анализа, направленного на выработку стратегических управленческих решений по развитию бизнеса. Здесь информационная база шире, но все равно остается в рамках высокоагрегированных показателей, характеризующих основные тенденции развития отдельного предприятия или корпорации.

И, наконец, третий круг задач анализа ориентирован на выработку тактических решений и является прерогативой служб оперативного управления. Его информационная база чрезвычайно широка и требует охвата большого количества частных, детализированных показателей, характеризующих различные стороны функционирования объекта управления.

В условиях широкого внедрения в практику управления средств вычислительной техники представляется целесообразным применение специализированного программного обеспечения (ПО), поддерживающего процесс решения указанных аналитических задач.

В настоящее время на белорусском рынке представлено несколько пакетов программ, ориентированных на подготовку аналитической информации. Они в достаточной степени различаются как по охвату, так и по реализованным в них подходам к решению основных задач анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Основным критерием, определяющим различия отдельных типов аналитических программ, является используемая ими информационная база.

Программы первого типа основываются на использовании данных внешних информационных источников, главным образом, стандартной бухгалтерской отчетности. Для их применения при расчете аналитических показателей в базу данных должны быть введены данные отчетности. Как правило, ввод должен осуществляться вручную, хотя некоторые программы могут импортировать данные из наиболее популярных систем автоматизации бухгалтерского учета.

Не умаляя достоинств программ данного типа, отметим, что их информационная база позволяет решать только задачи первого и второго круга. При этом возможности решения второй группы задач также оказываются достаточно неполными, поскольку ограничиваются только тем перечнем показателей, которые непосредственно могут быть выведены из данных отчетности.

Следующий класс программ экономического анализа является составной частью автоматизированных систем, решающих различные управленческие задачи. Естественной информационной базой анализа являются данные, возникающие при использовании других модулей системы. Исключается трудоемкая технологическая операция ручного ввода базовых для выполнения анализа данных и появляется возможность для решения всего спектра перечисленных выше аналитических задач. В то же время, существенным ограничением при применении этих программных средств является то, что они достаточно жестко привязаны к информационной базе других модулей используемой автоматизированной системы.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Ермолович Л.Л. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия. – Мн.: БГЭУ, 2001. – 545 с.

2. Елисеева Т.П. Система информационного обеспечения управления. – Мн.: Ураджай, 1999

3. Информационные системы в экономике: Учебник/ Под ред. проф. В.В.Дика. – М.: Финансы и статистика, 1996 г.

4. Конструкторско-технологическое проектирование электронной аппаратуры: Учебник – М.: МГТУ им.Баумана, 2004.

5. Осмоловский В. В. Теория анализа хозяйственной деятельности. – Мн.: Новое знание, 2001. – 314 с.

6. Основы экономической информатики: Учебное пособие / А.Н.Морозевич, Н.Н.Говядинов, Б.А.Железко и др.; Под общ. Ред. А.Н.Морозевича. -- Мн.: ООО «Мисанта», 1998

7. Охрана труда и экологическая безопасность: Метод. Указания по дипломному проектированию для студентов всех специальностей/ Сост. И.С. Асаенок, Т.Ф. Михнюк, Г.М.Дунаева и др. – Мн.:БГУИР, 1998.

8. Разработка и оформление конструкторской документации РЭА. Справочное пособие / Романычева и др. – М.: 1984.

9. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. – Мн.: Экоперспектива, 1997. – 491 с.

10. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. – Мн.: Новое знание, 2001. – 703 с.

11. Степанова Е.Е., Хмелевская Н.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебное пособие – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002

12. Челноков А.А., Ющенко Л.Ф., Фридлянд М.Е. Экологические проблемы природопользования Беларуси. - Мн.: 2001 - 157 с.

13. Шеремет А.Д., Негашев Е.В. Методика финансового анализа. – М.: ИНФРА-М, 1999, 380 с.

14. Татаренко А. Пример расчета рентабельности проекта автоматизации предприятия (ТЭО) за счет внедрения пакета бизнес приложений Oracle Applications R11, http://www.oracle.ru

15. Ширяев Д., Аншелес В., Мочалин В. Сбор и обработка информации для принятия управленческих решений. «Открытые системы», 2001, № 4

[1]
Еженедельник "Computerworld", #37, 2002 год // Издательство "Открытые Системы"