Классификация функций системы операционного обеспечения (бэк-офиса) коммерческих банков на рынке ценных бумаг
Можно совсем просто сформулировать ответ на вопрос о необходимости системы операционного обеспечения. Поскольку существуют различные виды операций с ценными бумагами, проводимых коммерческими банками, постольку для их исполнения, расчетов между участниками, учета и получения отчетности необходимы специализированные подразделения банков. Эти подразделения коммерческих банков, технологически и материально-технически оснащенные, в совокупности и представляют собой систему операционного обеспечения.
Изначальной задачей коммерческих банков на российском рынке ценных бумаг была организация системы торговли ценными бумагами, оперативно обеспечивающей проведение достаточно большого объема операций, совершаемых как за счет собственных средств, так и за счет средств клиентов.
В рамках решения этой задачи для коммерческих банков необходимы были:
разработка процедур оформления этапов проведения операций с ценными бумагами;
‚ решение вопросов по перерегистрации прав собственности на ценные бумаги;
ƒ получение руководством банка и клиентами оперативной информации: о наличии денежных средств и ценных бумаг в их портфелях; о движении денежных средств и ценных бумаг; о текущем состоянии торгового баланса по исполнению собственных обязательств и обязательств клиентов.
Перед коммерческими банками ежедневно стояли проблемы своевременной доставки документов, выделения специалистов по перерегистрации, учету, оформлению документов, ведению внутреннего обособленного баланса, бюджета подразделений, осуществляющих торговые операции на рынке ценных бумаг.
Потребность коммерческих банков в организации процесса управления их деятельностью на рынке ценных бумаг обусловила необходимость создания в банках управленческого учета.
Эти предпосылки создания в коммерческих банках системы операционного обеспечения обусловили ее функции - методологические, управленческие, расчетно-клиринговые.
МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ
Как уже указывалось выше, банкам приходилось разрабатывать собственную методологию из-за отсутствия стандартизированных процедур оформления этапов сделок, сложности оформления перерегистрации в разных регионах и нарастающего объема командировок вследствие неразвитой в тот период инфраструктуры рынка ценных бумаг, и в частности институтов депозитарного и трансфер-агентского обслуживания.
В коммерческих банках наблюдалась тенденция по обособлению в специализированных операционных подразделениях групп так называемых "карманных" юристов. Функции указанных юристов весьма разнообразны: правовая экспертиза текущих договоров; правовое консультирование часто меняющихся "менеджеров портфеля" по вопросам заключения сделок и налогообложения операций с ценными бумагами как со стороны банка, так и со стороны клиентов; подготовка необходимых документов для работы на биржах; правовое консультирование сотрудников депозитария; правовая экспертиза документов, предоставляемых клиентами (резидентами и нерезидентами) для открытия счета депо.
Целое направление в деятельности этих юристов занимает правовое обеспечение работы с нерезидентами, разработка коммерческих схем, легализация документов, их правовая экспертиза; подготовка документов на получение лицензий, связанных с движением капитала, лицензирование банковских фирм, консультирование по вопросам налогового законодательства и открытия различных счетов для нерезидентов. Следующий блок функций указанных юристов - это подготовка документов на получение лицензий на имя банка по основной деятельности на рынке ценных бумаг, взаимодействие с ФКЦБ, подготовка инструкций, документов, консультирование филиалов банка. Еще один блок работы юристов - это претензионная работа, обеспечивающая доарбитражный порядок урегулирования споров.
Такое многообразие и сложность вопросов, связанных с деятельностью коммерческих банков на рынке ценных бумаг, как показала практика, не могло быть квалифицированно обеспечено так называемыми «общебанковскими» юристами, не всегда представляющими специфику работы на рынке ценных бумаг. Другая причина заключается в необходимости обеспечения большого объема работы, что подразумевает выделение для этого направления нескольких юристов. Как правило, юридические отделы или департаменты банков с большой неохотой шли на выделение таких специалистов; зачастую эти специалисты отвлекались на более насущные, на взгляд руководителей этих служб, нужды банка, а задания подразделений банка, работающих на рынке ценных бумаг, ставились во вторую очередь. Это сказывалось на оперативности проведения сделок, приводило к упущенной выгоде, а иногда и к прямым штрафам или иным убыткам. Такое ведение бизнеса недопустимо как с точки зрения потери прибыли, так и с точки зрения потери "имени" на рынке ценных бумаг. В связи с этим банковские подразделения, работающие на рынке ценных бумаг, стремились к обособлению внутри своих подразделений групп юристов, обеспечивающих нужды этих подразделений.
Таким образом, в коммерческих банках часто создавались целые юридические группы, на которые возлагались, помимо решения правовых вопросов, вопросы методологического обеспечения операций коммерческих банков на российском рынке ценных бумаг. Еще раз выделим перечисленные выше методологические функции.
Организация документооборота по каждому виду операций:
² при работе на биржах и на внебиржевом рынке;
² при работе с резидентами и нерезидентами;
² при совершении операций через филиалы банка;
² при совершении операций через другие брокерские конторы;
² при работе с собственными средствами банка;
² при работе со средствами клиентов банка.
К этому следует добавить, что при совершении операций с различными видами ценных бумаг документооборот существенно отличается.
Подготовка алгоритмов взаимодействия с регистраторами для переоформления прав собственности на ценные бумаги.
Подготовка инструкций по налогообложению при использовании тех или иных коммерческих схем на рынке ценных бумаг.
Кроме этого, в рамках операционного департамента коммерческим банкам необходимо было разрабатывать собственную методологию управленческого учета, правильная постановка которого нужна для формирования и обеспечения информацией руководителей всех уровней управления, необходимой для текущего планирования, контроля и принятия оперативных управленческих решений. Таким образом, выделялась еще одна методологическая функция бэк-офиса коммерческого банка:
Методологическое обеспечение организации управленческого учета - для текущего планирования, контроля и принятия оперативных управленческих решений.
УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ
Управленческий учет - это система информационного обеспечения, позволяющая реализовывать управленческие функции:
² планирование;
² контроль;
² анализ и
² организационная работа;
² информационное обеспечение;
² стимулирование процесса.
Функции управленческого учета и функции управления носят взаимосвязанный характер. Насколько широки функции управления, настолько широко должна быть построена система информационного обеспечения для реализации этих функций. Более подробно остановимся на функциях планирования и контроля.
Планирование предполагает описание вариантов:
² движения денежных средств и ценных бумаг собственного и клиентских портфелей;
² расчета переменных планируемых затрат, возникающих при исполнении заключенных сделок;
² расчета постоянных планируемых затрат (содержание подразделений, осуществляющих и сопровождающих операции с ценными бумагами);
² налогового планирования;
² расчета прибыли от операций с собственными средствами;
² расчета прибыли, полученной от операций с клиентскими средствами.
Планы чаще всего бывают краткосрочными и предусматривают комплекс мер, которые необходимо провести руководству в настоящее или ближайшее время. Таким образом решают вопросы инвестиций в те или иные ценные бумаги, вопросы диверсификации портфелей, вопросы страхования от рисков, вопросы поддержания остатков (объемов ценных бумаг), вопросы инвестирования в новые инструменты фондового рынка.
Контрольная функция. Ее специфика в операционном обеспечении коммерческих банков на рынке ценных бумаг заключается в необходимости контроля текущего фактического исполнения сделок в соответствии со строгим временным графиком, регламентированным регулирующими органами российского рынка ценных бумаг. Обычно контрольная функция ограничивается сопоставлением плановых результатов с фактическими, выявлением отклонений и в регулировании и пересмотре планов, если они не могут быть выполнены. Необходимость такого контроля и подготовки информации о возникновении оснований для применения штрафных санкций обусловливается довольно строгим исполнением участниками рынка ценных бумаг договоренностей по оплате штрафных санкций, сумма которых может быть весьма значительна и повлиять на фактический результат как в положительную, так, впрочем, и в отрицательную сторону.
Функции планирования и контроля настолько тесно переплетены, что в практической деятельности бывает очень трудно провести четкую границу между ними. Так, на практике, обычно взаимосвязаны следующие функции планирования и контроля:
² контроль за состоянием банковских счетов, используемых для операций с ценными бумагами, и прогноз изменения этого состояния на ближайшие дни;
² контроль за состоянием счетов по ценным бумагам, открытых у регистраторов и в депозитариях с целью оформления прав собственности на ценные бумаги, и прогноз изменения этого состояния на ближайшие дни;
² контроль за состоянием денежных средств клиентов, остатков ценных бумаг, свободных для проведения с ними операций, прогноз изменения этого состояния на ближайшие дни и подготовка предупреждений клиентов о необходимости пополнения остатков на их счетах.
Осуществить такой контроль и прогноз изменения остатков по ценным бумагам возможно на основе анализа и оценки текущего состояния обязательств и сформированных портфелей.
Организационная работа состоит в создании организационной структуры, распределении обязанностей, координации действий, установлении внешних и внутренних связей.
Информационное обеспечение или организация обмена информацией предполагает формирование информации в управленческом учете таким образом, чтобы она могла обеспечить внутренние связи как между уровнями управления, так и между различными структурными подразделениями одного уровня. Внутренняя отчетность создает основу для повышения эффективности системы контроля и регулирования, осуществляемой менеджерами. Формирование информации для внешней отчетности регламентировано регулирующими органами российского рынка ценных бумаг.
Стимулирование процесса проведения коммерческими банками операций на рынке ценных бумаг в системе управления обеспечивается за счет оперативного контроля и оценки результатов деятельности на фондовом рынке. На основе анализа и оценки фактических результатов деятельности осуществляется перспективное планирование и координация развития коммерческого банка в будущем.
В заключение описания функций управления следует еще раз подчеркнуть, что понимание зависимости функций, выполняемых управленческим учетом, от функций управления позволяет более полно формулировать функции управления.
Расчетно-клиринговые функции в самом обобщенном виде приводятся профессором В.А. Галановым (см.: Рынок ценных бумаг. М., 1998. Глава 19):
² обеспечение процесса регистрации заключенных биржевых сделок (передача и получение информации о сделках, ее проверка и подтверждение, регистрация и т.п.);
² учет зарегистрированных сделок (по видам рынка, участникам, срокам исполнения и т.д.);
² вычисления по зарегистрированным сделкам;
² зачет взаимных обязательств и платежей участников фондового рынка;
² гарантийное обеспечение биржевых сделок (в различных формах);
² организация денежных расчетов;
² обеспечение поставки актива по заключенной сделке на рынке ценных бумаг.
Далее профессором В.А. Галановым отмечается, что в процессе проведения клиринга и расчетов включаются сразу или последовательно несколько организаций. Это депозитарии, банки, специализированные расчетно-клиринговые организации, клиенты депозитариев, банков, члены фондовой биржи и их клиенты и т.д. Из этого следует вывод, что для системы операционного обеспечения коммерческих банков добавляется еще одна функция - обеспечение взаимодействия со всеми этими организациями.
Как показала российская практика, «камнем преткновения» эффективной работы системы операционного обеспечения на российском рынке ценных бумаг оказалось обеспечение взаимодействия между этими организациями. Отсутствие регламентированного документооборота, унифицированных бланков, недостатки информационных технологий, не позволявшие в первые несколько лет функционирования российского рынка ценных бумаг оформлять документы электронной связью, приводили часто к хаосу, особенно при «взрывах» объемов операций на рынке.
Эта тема давно волновала всех участников инфраструктуры российского рынка ценных бумаг, и с каждым годом технология взаимодействия с указанными организациями претерпевает все бóльшие изменения. Тем не менее функция обеспечения взаимодействия с этими организациями в рамках специализированных подразделений коммерческих банков не отпадает, а ее фактическое наполнение напрямую зависит от состояния инфраструктуры российского рынка ценных бумаг. Впрочем, данная функция не выходит за рамки предложенной классификации функций операционного обеспечения (методологические, управленческие, расчетно-клиринговые), так как ее легко можно отнести к организационной функции управления.