Контрольна робота
з дисципліни
“Організація праці менеджера”
на тему
“Організація службового відрядження”
Вступ
Розділ 1.
Визначення службового відрядження та його законодавче регулювання
1.1.Поняття службового відрядження
1.2.Порядок підготування й оформлення відряджень
1.3.Оформлення первинних документів для
службового відрядження
1.4.Оформлення завдання на відрядження
1.5. Заповнення і реєстрація посвідчення про відрядження
Розділ 2.
Правовий статус відрядженого працівника
2.1. Оплата праці робітнику що знаходиться у
службовому відрядженні
2.2. Час відпочинку відрядженого працівника
2.2.1. Святкові та неробочі дні
2.3. Відшкодування витрат
2.4. Строки відрядження працівника
Розділ 3.
Облік розрахунків з підзвітними особами
3.1. Кошторис витрат на відрядження
3.2. Строки подачі до бухгалтерії невикористану готівку та
авансовий звіт
3.3. Заповнення авансового звіту підзвітною особою
3.3.1. Граничні норми добових витрат на відрядження по Україні
Розділ 4.
Порядок відрядження в межах України. Строки відрядження в межах України .
4.2. Витрати на відрядження в межах України
Розділ 5.
Порядок відрядження за кордон
5.1. Строки відряджання за кордон
5.2. Витрати на відряджання в разі виїзду за кордон
5.3. Поняття службового паспорту України
Використана література Розділ 1. Визначення службового відрядження та його законодавче регулювання
Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації (далі - підприємство) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. Порядок відряджання (відкомандування) регламентує «Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон».
У тих випадках коли філії, дільниці та інші підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи вважається той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором (контрактом). Службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачене законодавством, колективним або трудовим договором.
Службові відрядження регулюються Інструкцією Міністерства Фінансів України «Про службові відрядження в Україні та за кордон»
1.1. Поняття службового відрядження
Службове відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи цього працівника (Додаток 1).Місцями виконання доручення можуть бути як населений пункт (пункти), так і окремі об’єкти (заповідник, будівельний майданчик, географічний об’єкт, військова частина тощо).
У службове відрядження скеровуються працівники підприємства, які перебувають у трудових відносинах з підприємством, а також фізичні особи,
які належать до керівного складу (голова або члени правління, наглядової ради та ін.).
1.2. Порядок підготування й оформлення відряджень.
Для того щоб правильно підготувати працівника до відрядження слід:
- Добрати і підготувати необхідну інформацію;
- Добрати і підготувати матеріали та документи, що можуть знадобитися працівникові;
- Віддрукувати програму відрядження.
Програму відрядження друкують у двох примірниках, один з яких вручають працівникові, а інший – залишають на підприємстві. В програмі вказують назви організацій і структурних підрозділів, посадових осіб (їхні прізвища, імена, по батькові, службові телефони) з якими передбачено зустрічі. Детально зазначають зміст запланованих заходів, а також місце і час їх проведення. Маючи другий примірник програми, відповідальна особа може в разі потреби швидко зв’язатися з працівником телефоном і передати чи одержати потрібну інформацію.
Від’їздові у відрядження передує видання наказу (розпорядження) «про відрядження»та оформлення в якому зазначають:
а) прізвище, ім’я, по батькові, посаду відрядженого;
б) куди відряджено;
в) підставу для відрядження;
г) термін відрядження (скільки днів і до якого числа);
д) назва, серію, номер документа, що засвідчує особу відрядженого;
е) дату й номер посвідчення про відрядження;
Наказ (розпорядження) про відрядження видають за кілька днів до виїзду, аби працівник міг подготуватися. Підприємство, що відряджає працівника, реєструє це в спеціальному журналі.
1.3. Оформлення первинних документів для службового відрядження
С
керування працівника у відрядження супроводжується оформленням таких первинних документів:
· завдання на відрядження;
· наказу (розпорядження) керівника підприємства про скерування працівника у відрядження;
· попереднього кошторису витрат на відрядження;
· посвідчення про відрядження;
· журнал реєстрації посвідчень про відрядження;
Приватний підприємець також повинен видавати наказ (і, за необхідності, – завдання) на скерування в службове відрядження найманих працівників і себе. Вимоги до оформлення цих та інших документів такі ж, як і для підприємства та організацій. За дотримання всіх вимог витрати на службове відрядження можуть відноситися на витрати підприємця.
1.4. Оформлення завдання на відрядження
Підставою для наказу про відрядження є обґрунтування про скерування працівника в службове відрядження. На великих підприємствах з багатоланковою структурою управління обґрунтування (клопотання, завдання) підписує керівник структурного підрозділу (начальник цеху, служби, відділу тощо) від якого співробітник їде у відрядження.
На середніх і малих підприємствах обґрунтування оформляють за дорученням керівника його заступники або керівники служб (товарознавець, технолог, фінансист, бухгалтер та ін.).
Обґрунтування і наказ на відрядження можуть бути об’єднані в одному документі. Найчастіше обґрунтування має форму завдання на службове відрядження.
1.5. Заповнення і реєстрація посвідчення про відрядження
Кожне службове відрядження на підприємстві повинно бути зареєстроване в спеціальному Журналі реєстрації посвідчень про відрядження. На кожному посвідченні ставиться порядковий номер і дата, які записуються в журнал, а також вказується номер і дата наказу керівника про скерування працівника у відрядження, дата вибуття працівника у відрядження і прибуття його з відрядження. Форма цього журналу затверджена Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон. Приклад заповнення журналу наведено на бланку
На підприємстві наказом повинна бути призначена посадова особа, на яку покладається ведення документів про відрядження (підготовка наказів, посвідчень, журналів тощо).
Підпис у посвідченні про відрядження особи, відповідальної за реєстрацію осіб, які прибули й вибули з (на) підприємства, повинен завірятися печаткою підприємства.
Інструкцією про службові відрядження на посадову особу підприємства покладаються обов’язки реєструвати осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього. В Інструкції не уточнюється, чи входять до складу таких осіб лише працівники цього підприємства чи також ті, хто прибуває у відрядження на підприємство. За розпорядженням працівника може бути організований облік працівників, які прибувають на підприємство, в окремому журналі. Як основа для такого журналу використовується вже відомий Журнал реєстрації посвідчень.
Перед виїздом у відрядження працівнику видається грошовий аванс, сума якого визначається відповідно до розрахунку.
При скеруванні працівника в службове відрядження терміни видачі грошового авансу до початку відрядження нормативно-правовими актами не регламентовані.
Розділ 2. Правовий статус відрядженого
працівника
На початку року, при визначенні облікової політики підприємства, розробляється і затверджується керівником підприємства список можливих авансотримачів (підзвітних осіб), який, на підставі наказів керівника, протягом року можна коригувати. Видача грошових коштів під звіт працівникам які входять до списку авансотримачів, дозволяється лише після погашення заборгованості за раніше отриманими сумами.
Відрядження належить до службових обов’язків працівників. Відмова від нього без поважних причин вважається дисциплінарною провиною. Винятки становлять:
- жінки, які мають дітей до 3-х років, або вагітні. Скерування їх у відрядження забороняється ст. 176 КЗпП;
- жінки, які мають дітей від 3 до 14 років. Скерування їх у відрядження можливе лише за їх згодою.
За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі.
Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи.
Власник (або уповноважена ним особа) відповідно до підпункту 5.4.8 пункту 5.4. статті 5 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження: витрат на наймання житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати. Розмір добових витрат, що виплачуються працівникам, направленим у відрядження підприємствами усіх форм власності, не може бути нижчим ніж норми добових витрат, установлених працівниками, які направляються у відрядження підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, залежно від країни відрядження. Указані в цьому абзаці обмеження запроваджуються наказом (розпорядженням) власника (або уповноваженої ним особи).
2.1. Оплата праці робітнику який знаходиться у службовому відрядженні.
Заробітна плата переказується поштою відрядженому працівникові на рахунок що його відрядило. На час відрядження особа, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається на тому підприємстві що його
відрядило. У разі направлення працівника у відрядження одночасно з основної роботи, та роботи за сумісництвом середній заробіток зберігається за ним на обох посадах, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між підприємствами, що направляли працівника у відрядження, за згодою між ними.
За кожен день (включаючи день від’їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові і неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах граничних норм, установлених постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.1999 № 663.
Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.
При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.
Якщо відсутні відмітки в посвідчення про відрядження, то добові не виплачуються.
Добові витрати – це витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи.
2.2. Час відпочинку відрядженого працівника
На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються. Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства. У разі, коли працівник відбуває у відрядження у вихідний день, йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день для відпочинку.
Відповідно до ст. 71 КЗпП робота у вихідні дні забороняється. Залучення окремих працівників до роботи у ці дні допускається лише з дозволу профспілкового комітету в наступних виняткових випадках:
- Для відведення громадського або стихійного лиха, виробничої аварії і негайного усунення їх наслідків;
- Для відведення нещасних випадків, загибелі або псування державного чи громадського майна;
- Для виконання невідкладних навантажувально-розвантажувальних робіт з метою запобігання або усунення простою рухомого складу чи скупчення вантажів у пунктах відправлення і призначення;
У таких випадках залучення до роботи у вихідний день провадиться за письмовим наказом (розпорядженням) власника або уповноваженим ним органом.
Робота у вихідний день компенсується за згодою працівника і власника наданням іншого дня відпочинку або у грошовій формі у подвійному розмірі (ст. 72 КЗпП).
2.2.1. Святкові та неробочі дні
Законодавством України про працю передбачені наступні святкові дні, робота в які не проводиться:
1 січня – Новий Рік;
7 січня – Різдво Христове;
8 березня – Міжнародний робочий день;
1 і 2 травня – День міжнародної солідарності трудящих;
9 травня – День Перемоги;
28 червня – День конституції України;
24 серпня – День Конституції України.
Робота також не проводиться і в дні релігійних свят:
7 січня – Різдво Христове;
Один день (неділя) – Пасха (Великдень);
Один день (неділя) – Трійця.
За поданням релігійних громад інших конфесій, зареєстрованих в Україні, особам, які сповідують релігії, надається до трьох днів відпочинку протягом року для святкування великих свят з відпрацюванням за ці дні.
Згідно зі ст. 67 КЗпП, у випадку, коли святковий або неробочий день збігається з вихідним, вихідний день переноситься на наступний після святкового або неробочого.
2.3. Відшкодування витрат
За час перебування у відрядженні працівнику виплачують добові і відшкодовують такі витрати:
- на проїзд до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження;
- на наймання житлового приміщення:
- на оплату телефонних розрахунків;
- комісійні (при обміні валютних коштів), обов’язкове страхування, інші документально оформлені затрати, пов’язані з правилами в’їзду і перебування у місці відрядження, включаючи будь-які збори та податки, які підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат.
Перелічені витрати обов’язково підтверджуються документами в оригіналі. Якщо підзвітна особа не наддала звіти і необхідні виправдовуючі документи у встановлені строки або не повернула в кассу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість з нарахованої заробітної плати в порядку , встановленому чиним законодавством.
2.4.Строки відрядження працівника
Термін відрядження працівника у відрядження встановлює керівник підприємства чи установи. Цей термін у межах України не може перевищувати 30 календарних днів. Термін відрядження працівників для виконання монтажних, налагоджувальних і будівельних робіт не повинен перевищувати терміну будівництва об’єктів.
Термін відрядження працівника за кордон не може перевищувати 60 календарних днів.
Рішення про службове відрядження керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади приймається відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 27.06.1996 № 682 «Про впорядкування службових відряджень керівників органів державної виконавчої влади».
Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й прибуття до місця постійної роботи. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то відмітки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті.
Днем вибуття працівника у відрядження вважається день вильоту літака, відправлення поїзда, судна, автобуса або іншого транспортного засобу, а днем прибуття з відрядження – відповідно день прибуття транспортного засобу. В разі відправлення транспортного засобу до 24-ї год. включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0-ї год. й пізніше наступна доба. Якщо аеропорт, вокзал, пристань, станція розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, то в термін відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до них. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця його постійної роботи.
Розділ 3. Облік розрахунків з підзвітними особами.
Більшість розрахунків бюджетних установ здійснюється в безготівковій формі, а значна їх частина – готівкою через підзвітних осіб.
Підзвітні особи – це працівники данної установи, які отримали грошові суми під звіт для майбутніх витрат згідно наказу керівника.
Підзвітні суми в бюджетних установах видаються на такі цілі:
· на господарські видатки;
· на службові відрядження;
· на наукові експедиції.
Через підзвітних осіб також може виплачуватися заробітна плата в установах, в яких за штатом не передбачено посади касира, або якщо через віддаленість
обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомості не можуть бути повернуті довіреною особою в кассу централізованої бухгалтерії по закінченні трьох робочих днів.
Перелік підзвітних осіб затверджується розпорядженням керівника установи. Для одержання грошей під звіт підзвітна особа звертається з заявою на ім’я керівника установи якщо за нею не рахується заборгованості за попереднім авансом, то керівник установи дає дозвіл на видачу грошей під звіт.
Працівники, які одержали готівку під звіт, зобов’язані подати до бухгалтерії авансовий звіт про витрачені суми , до якого повинні бути додані всі виправдовуючі документи: акт закупівлі, чеки, квитанції, рахунки магазинів, готелів, залізничні, авіаційні та інші проїздні квитки. Обов’язковим реквізитом авансового звіту є резолюція керівника чи уповноваженої ним особи про затвердження вказаної суми витрат і його підпис.
3.1. Кошторис витрат на відрядження
Скерування працівника у відрядження пов’язане для підприємства з витратами коштів. Величина цих витрат розраховується виходячи з вартості проїзду, наймання житла, чинних норм добових тощо. Визначення майбутніх витрат на відрядження, як правило, оформляється у вигляді спеціального розрахунку (кошторису). Цей розрахунок здійснює переважно працівник бухгалтерії. Дані для заповнення довідки-розрахунку про тарифи, розцінки тощо становлять «Банк даних для витрат на відрядження» підприємства. Він поповнюється за рахунок інформації про чинні тарифи, розцінок розкладів руху транспорту, фактичні тарифи і ціни з раніше прийнятих до обліку авансових звітів інших працівників тощо. Попередній кошторис (розрахунок) може мати таку форму.
При скеруванні у відрядження, умови яких фактично не змінюються й величина витрат є стабільною, розглянутий вище докладний кошторис може не складатися. На підприємстві такі витрати орієнтовно можуть визначатися
однією сумою, наприклад, відрядження на 5 днів до Херсона – 150 грн, відрядження на 7 днів до Мукачевого – 300 грн і т. д.
3.2. Строки подачі до бухгалтерії невикористану готівку та авансовий звіт.
Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов’язана протягом трьох робочих днів подати в бухгалтерію авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти, до якого додаються посвідчення на відрядження з відмітками про вибуття і прибуття, а також в оригіналі документи, що підтверджують вартість витрат (проїздні квитки, рахунки, чеки, квитанції тощо). Залишок невикористаних коштів згідно з авансовим звітом підлягає поверненню до каси установи у валюті, в якій був виданий аванс, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.
У бухгалтерії здійснюється арифметична перевірка авансових звітів, а також перевірка правильності оформлення документів і витрачення коштів за призначенням. Керівник установи зобов’язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення щодо затвердження перевірених авансових звітів.
У разі неподання в строк авансових звітів або неповернення в касу невикористаних авансів – бухгалтерія має право здійснювати утримання цієї заборгованості із заробітної платні осіб, які отримали аванси, з дотриманням вимог, встановленим чинним законодавством.
3.3. Заповнення авансового звіту підзвітною особою
Підзвітна особа (за всіх варіантів) видачі їй грошових коштів при скеруванні у службове відрядження у межах України або за кордон зобов’язана заповнити авансовий звіт – про витрачені грошові кошти.
Працівники підприємства, які отримали готівкові грошові кошти на службове відрядження під звіт, як і такі що не отримали їх, забов’язані подати до бухгалтерії звіт про витрачені суми з відповідних виправдних документів про них вже згадувалося в попередніх розділах.
Якщо підзвітній особі одночасно видаються грошові кошти на витрати на відрядження й на виробничі потреби повинна протягом трьох робочих
днів після повернення з відрядження зобов’язана подати одночасно два авансових звіти про витрачені кошти:
1. про кошти витрачені на відрядження;
2. про витрачені кошти на господарські потреби;
До складу витрат на проїзд до місця відрядження і назад включають витрати на попереднє замовлення квитків їх вартість, оренду білизни в поїздах, оплату зборів і аеропорту, перевезення багажу.
При виклику службового транспорту, крім легкового, витрати на паливно-мастильні матеріали відшкодовуються згідно з їх нормативною витратою на затверджений кілометраж.
Під час такої відшкодовують і інші витрати, викликані технічним обслуговуванням, стоянкою, паркуванням, зборами на проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.
Витрати на стоянку, придбання паливно-мастильних матеріалів для легкового автотранспорту не враховуються в складі витрат на закордонне відрядження. Якщо під час відрядження службовий автотранспорт не використовувався, у вагові витрати включаються тільки витрати на проїзд транспортом загального користування.
До інших витрат на відрядження належать:
· оплата телефонних розрахунків;
· оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд;
· комісійні на придбання іноземної валюти;
· інші витрати, пов’язані з дотриманням правил в’їзду, або перебуванні у місці відрядження.
3.3.1. Граничні норми добових витрат на відрядження в Україні за кордон
ом
.
Добові витрати не потребують документального підтвердження, але Кабінет Міністрів України встановлює граничні норми добових витрат за кожний повний день відрядження, включаючи день від’їзду і приїзду (Додаток 2).
Розділ 4. Порядок відряджання в межах України.
Відрядженому працівникові перед від’їздом видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житла, й добові витрати (витрати на харчування та фінансування інших особистих потреб працівника), норми яких встановлено відповідно до постанови Кабінету Міністрів України 23.04.1999 № 663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон».
Керівник підприємства може своїм наказом (розпорядженням) установлювати додаткові обмеження щодо сум коштів, наданих на відрядження.
На працівника, котрий перебуває у відрядженні поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого його відряджено. Замість днів відпочинку, не використаних за період відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються. Якщо працівника спеціально відряджено для роботи у
Якщо працівник від’їжджає у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку. За відрядженим працівником зберігаються місце роботи (посада) та середній заробіток за період відрядження (на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи), в тому числі й за час перебування в дорозі.
На прохання відрядженого працівника належна йому заробітна плата переказується поштою за рахунок підприємства, що його відрядило. На період відряджання особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається на тому підприємстві, що її відрядило. В разі направлення працівника у відрядження водночас з основної роботи й роботи за сумісництвом за ним зберігаються обидва середніх заробітки, а витрати на відрядження розподіляються між підприємствами, що направляли працівника, за погодженням. За кожний день (включаючи дні від’їзду і приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, в тому числі вихідні, святкові й неробочі дня та час перебування в дорозі (разом із вимушеними зупинками), йому виплачуються добові відповідно до граничних норм, установлених Постановою Кабінету Міністрів України №663. Кількість днів відрядження для виплати добових остаточно визначається з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що залічуються як два дні. В разі відряджання працівника строком на один день або до такої місцевості, звідки він може щодня повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу. Якщо в посвідченні про відрядження немає позначок, то добові не виплачуються.
У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання житла (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) й сплачуються добові протягом усього періоду коли він за станом здоров’я не може виконувати покладене на нього службове доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більш як два місяці. Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров’я повернутися до місця постійного проживання мають бути засвідчені в установленому порядку.
За період хвороби відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не включаються в термін відрядження
4.1. Строки відрядження в межах України
Термін відрядження визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів. Термін відрядження працівників, які направляються для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, має не перевищувати терміну будівництва об’єктів. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за позначками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи. Якщо працівника відряджено до кількох населених пунктів, то позначки про день прибуття й день вибуття працівника завіряються тією печаткою, котрою користуються у своїй господарській діяльності підприємства для засвідчення підпису посадовця, на якого наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов’язки здійснювати реєстрацію осіб, що вибувають у відрядження та прибувають з нього.
Днем вибуття працівника у відрядження вважається день вильоту літака, відправлення поїзда, судна, автобуса або іншого транспортного засобу, а днем прибуття з відрядження – відповідно день прибуття транспортного засобу. В разі відправлення транспортного засобу до 24-ї год. включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0-ї год. й пізніше наступна доба. Якщо аеропорт, вокзал, пристань, станція розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, то в термін відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до них. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця його постійної роботи.
4.2. Витрати на відрядження в межах України
Якщо є підтвердні документи (оригінали), то підприємство відшкодовує відрядженому працівникові витрати на наймання житла в розмірі фактичних витрат з урахуванням вартості побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чищення, лагодження і прасування одягу тощо, але не більш як 10% від норм добових витрат за всі дні проживання), користування холодильником, телевізором. Працівникові, відрядженому в межах України, відшкодовується плата за бронювання місця в готелі в розмірі не більш як 50% його вартості за одну добу згідно з поданими підтвердними документами (оригіналами). Витрати на наймання житла в разі вимушеної зупинки в дорозі, що підтверджуються відповідними документами, також відшкодовуються в порядку й розмірах, зазначених вище.
Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовується в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним, автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних із придбанням усіх квитків і користуванням постільними речами в потягах, та страхових платежів на транспорті.
Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до вокзалу, аеропорту, пристані, станції, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений. Відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами) відповідно до маршруту, погодженого з керівником.
Відрядженому працівникові понад установлені норми компенсації витрат у зв’язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбанні проїздні документи, користування в поїздах постільними речами та наймання житла згідно з підтвердними документами (оригіналами).
Протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження працівник зобов’язаний подати авансовий звіт про витрачену у зв’язку з відрядженням грошову суму, а також посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку, й документи (оригінали) про наймання житла та проїзд.
Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності підтвердних документів (оригіналів), а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо.
Витрати в зв’язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються. Витрати пов’язані з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) за наявності документа, який підтверджує витрати.
Для державних службовців, а також інших осіб, які відряджаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, установлюються додаткові обмеження відповідно до чинного законодавства.
Витрати на харчування, вартість якого включено в рахунки на сплату вартості проживання в готелях або проїздних документів, оплачуються відрядженими за рахунок добових. Витрати на проживання понад установлені граничні норми та на перевезення понад 30 кг багажу державним службовцям, а також іншим особам, які відряджаються підприємствами, що повністю або частково(фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, відшкодовуються згідно з підтвердними документами (оригіналами) лише з дозволу керівника. Витрати на проїзд відрядженого працівника в м’якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1 – 4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1 – 2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го та бізнес-класу відшкодовуються в кожному окремому випадку з дозволу керівника підприємства згідно з поданими проїздними документами. Відшкодування витрат на службові телефонні переговори здійснюються в розмірах, погоджених із керівником.
Керівники підприємств, що повністю або частково(фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, особисто вирішують питання про відшкодування своїх витрат на наймання житла, які перевищують граничні норми, встановлені відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України № 663, та витрати на проїзд у м’якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1 – 4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1 – 2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го та бізнес-класу.
Розділ 5. Порядок відрядження за кордон.
Відряджання за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначається мета виїзду, термін умови перебування за кордоном (у разі поїздки на запрошення подається його копія з перекладом), і кошторису витрат. Підприємство, що направляє працівника у відрядження за кордон, забезпечує його коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати в розмірах, які зумовлені реальними потребами в країні перебування, з дотриманням вимог Національного банку України щодо вивезення іноземної валюти за кордон. Працівника ознайомлюють із довідкою-розрахунком на виданий йому аванс та з чинними положеннями щодо звітування про його використання.
Перерахунок граничних норм добових витрат, що встановлені в гривнях, у долари США здійснюється за прогнозом офіційним обмінним курсом національної валюти України до долара США на поточний рік. У разі потреби в авансуванні коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, перерахунок граничної норми, обчисленої в доларах США, на валюту країни, куди відряджається працівник, здійснюється за крос-курсом, розрахованим за встановленим Національним банком України, офіційним обмінним валютним курсом національної валюти України до цих валют і долара США на день видачі авансу*.
Придбання валютних коштів у впровадженому банку та бухгалтерський облік іноземної валюти здійснюється згідно з вимогами чинного законодавства.
За час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються такі витрати:
- На проїзд (включаючи попереднє замовлення квитків, користування постільними речами в поїздах, оплату аеропортних зборів, перевезення багажу) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження;
- На оплату рахунків за проживання в готелях (мотелях) або наймання іншого житла, а також уключені у такі рахунки витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, й ремонт взуття), за користування холодильником, телевізором (крім каналів, за які встановлено окрему оплату), кондиціонером;
- На оплату телефонних рахунків;
- На оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд, на комісійні ( в разі обміну валютних коштів), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з додержанням правил в’їзду й перебування в місці відрядження, в тому числі й будь-які збори та податки
Зазначені витрати відшкодовуються лише за наявності документів (оригіналів), що підтверджують вартість цих витрат, у вигляді рахунків готелів (мотелів) або інших суб’єктів, які надають послуги з розміщення і проживання відрядженого працівника, транспортних квитків або рахунків (багажних квитанцій), страхових полісів тощо. Крім зазначених витрат, відрядженому працівникові відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України № 663 відшкодовується (в межах установлених норм) не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб (добові витрати) у зв’язку з відрядженням.
У разі відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний контроль, фактичний час перебування у відрядженні за кордоном визначається за позначками в закордонному паспорті контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України; в разі відрядження до країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, - згідно з позначками в посвідченні про відрядження сторони, що відряджає, та сторони, що приймає.
Добові витрати на час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах установлених норм за кожен день відрядження, включаючи дні виїзду й приїзду; в разі внесення витрат на харчування в рахунки за наймання житла та у випадках, коли відряджений працівник за умовами запрошення забезпечується стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні перебування (в дорозі), – в межах норм з урахуванням кількості разів харчування на добу. Залежно від кількості разів харчування на добу протягом відрядження перерахунок здійснюється за кожну добу окремо. Якщо дата виїзду у відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний контроль, або дата повернення з них не збігається із датами, зазначеними в закордонному паспорті чи документі, що його замінює, то добові витрати за час проїзду територією України відшкодовується в порядку передбаченому для відряджень у межах України. Якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до країни, з якою не встановлено чи спрощено прикордонний контроль, або повертаючись з такої країни, має транзитну зупинку на території України, то відшкодування витрат на відрядження за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень в межах України. Якщо такої зупинки немає, то добові витрати відшкодовуються за кожен день відрядження, включаючи дні вибуття та прибуття, за нормами, встановленими для відряджень за кордон.
Працівникові, якого направлено на роботу в зарубіжні країни терміном, що перевищує 60 календарних днів, і який у період перебування за кордоном отримує заробітну плату в іноземній валюті, в разі відрядження в межах та до інших країн добові витрати відшкодовуються відповідно до граничних норм.
У разі виїзду у відрядження із зарубіжних країни до України відшкодування витрат на відрядження здійснюється у порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.
Виїзд у відрядження із зарубіжної країни до України й повернення в один і той самий день вважається одним днем відрядження. З дозволу керівника може братися до уваги затримка у відрядженні (в разі захворювання або з інших причин, що не залежать від працівника) тривалістю понад добу, але не більш як 60 календарних днів. Потреба в затримці має бути підтверджена довідкою дипломатичної або консульської установи України за кордоном. За час затримки в дорозі баз поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житла та інше.
Не дозволяється відшкодування витрат на придбання алкогольних напоїв, тютюнових виробів, на видовищні заходи, а також сум «чайових», за
винятком випадків, коли суми «чайових» включаються в рахунки згідно із законами країни перебування.
Якщо сторона, котра приймає, забезпечує відрядженого за кордон працівника додатковими валютними коштами у вигляді компенсації поточних витрат (кріс витрат на проїзд до країни призначення та наймання житла) або добових, то сторона, яка відряджає, виплату працівникові добових зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, котра приймає, відповідає встановленим нормам добових витрат або перевищує їх, то сторона, яка відряджає, добові не виплачує.
5.1. Строки відрядження за кордон
Термін відрядження працівника визначається керівником, але має не перевищувати 60 календарних днів.
Позначки у посвідченні про відрядження щодо прибуття й вибуття працівника звіряється тією печаткою, котрою користуються у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису посадовця, на якого наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов’язки здійснювати реєстрацію осіб, що вибувають у відрядження та прибувають з нього. За відсутності таких позначок (у паспорті чи в посвідченні про відрядження) добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовується. Виїзд у відрядження за кордон і повернення в Україну в один і той самий день вважається одним днем відрядження.
5.2. Витрати на відрядження в разі виїзду за кордон
Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд до вокзалу, аеропорту або пристані та з вокзалу, аеропорту або пристані (якщо ці пункти розташовані за межами населеного пункту) в місцях відправлення, призначення й пересадки, а також витрати на проїзд за місцем відрядження міським транспортом – рейсовими автобусами, метро, тролейбусами, трамваями (крім таксі) за умови, що працівникові не надавалися засоби пересування безкоштовно.
Якщо передбачено пересування країною відрядження, то керівник підприємства може визначати відрядженому працівникові вид транспорту, яким він може користуватися. Якщо така пропозиція не надходить, то працівник сам вибирає транспорт.
Витрати за користування таксі або оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані лише з дозволу керівника підприємства.
Зазначені витрати відшкодовуються лише за наявності підтвердних документів.
У разі відряджання за кордон на службовому автомобілі витрати на паливно-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до чинних норм за кілометр пробігу й затвердженого маршруту. Відшкодовуються також інші витрати, пов’язані з технічним обслуговуванням службового автомобіля, оплатою за його стоянку та паркування. Відшкодовуються збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та користування водними переправами.
Якщо працівник одержав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, то він повинен протягом трьох робочих днів від дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти в грошових одиницях, в яких було видано аванс.
Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний протягом трьох робочих днів подати авансових звіт про витрачені у відрядженні кошти. Залишок коштів понад суму, використану згідно з авансовим звітом, підлягає поверненню працівником до каси підприємства в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс, протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження; в разі застосування корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем – не пізніше ніж за 10, а з дозволу керівника (з поважних причин) – не пізніше ніж за 20 робочих днів. У межах цих термінів керівник підприємства (в разі відсутності – його заступник) зобов’язаний прийняти рішення щодо затвердження авансового звіту. Разом з
авансовим звітом подаються документи (оригінали), які підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком,
кредитною карткою, безготівковим перерахунком). До звіту додається ксерокопія позначок у закордонному паспорті, завірена відділом кадрів або керівником підприємства.
В разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження перерахунок витрат у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, котрий установлено Національним банком України на день затвердження авансового звіту.
Дозвіл (згода) керівника підприємства на відшкодування витрат понад установлені норми оформлюється письмово в дозвільній формі. Власник (або повноважена ним особа) відповідно до п. 5.4.8 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження (відшкодування добових витрат, витрат на наймання житла, на побутові послуги, транспортні витрати та інше). Зазначене має бути оформлене відповідним наказом (розпорядженням) по підприємству або визначено в наказі (розпорядженні) про відрядження.
5.3. Поняття службового паспорту України
Службовий паспорт України є документом, що дає право на виїзд з України, в’їзд в Україну та посвідчує особу громадянина України під час перебування за межами України.
Службовий паспорт України за умови його належного оформленя є дійсним для виїзду з України в усі держави світу.
Службовий паспорт України видається Міністерством закордонних справ України. Оформляється на строк до п’яти років, строк дії може бути продовжений Міністерством закордонних справ України, дипломатичним представництвом або консульською установою України за кордоном.
Службовий паспорт України на строк виїзду у службові відрядження за кордон видається:
- Державним службовцям першої, другої та третьої категорії, крім державних службовців яким відповідно до Положення про дипломатичний паспорт України на строк виїзду у службові відрядження за кордон видається дипломатичний паспорт України.
- Заступникам Голови та членам Верховного Суду України.
- Першому заступникові та заступникам Генерального прокурора України.
- Першим заступникам, заступникам голів, суддям вищих спеціалізованих судів України.
- Першому заступникові та заступникові Голові, керівникам структурних підрозділів Національного банку України, Кримського республіканського управління Національного банку України.
- Адміністративно-технічним працівникам дипломатичної служби.
- Співробітника торгівельно-економічних місій у складі дипломатичних представництв України за кордоном, які не перебувають на дипломатичній службі.
- Військовослужбовцям Збройних Сил України, Державної прикордонної служби України, Національної гвардії України, Служби безпеки України та інших утворених відповідно до законів України військових формувань, а також працівникам органів внутрішніх справ України, органів прокуратури України, податкової міліції та Державної митної служби України, які мають спеціальні звання чи займають відповідні посади.
- Главам та членам державних делегацій Кабінету Міністрів України на міжнародних конференціях та переговорах, крім осіб, яким відповідно до Положення про дипломатичний паспорт України видається дипломатичний паспорт України.
- Громадянам України, які забезпечують обслуговування державних, парламентських делегацій України, делегацій Кабінету Міністрів України на міжнародних конференціях і переговорах.
Службовий паспорт України видається на підставі письмового подання керівника відповідного органу.
Особи, яким видано службовий паспорт України, зобов’язані повернути його до Міністерства закордонних справ України, у десятиденний строк від дня повернення із службового відрядження в Україну. Персональну відповідальність за своєчасне повернення службового паспорту України до Міністерства закордонних справ України, несуть керівники відповідних органів України, за подання яких видані службові паспорти України, та особи, яким видано службові паспорти.
Службові паспорти України видаються дружинам (чоловікам), неповнолітнім дітям, іншим членам родини осіб, у тому випадку, якщо вони проживають з такими особами за кордоном, на строк проживання. Особи, яким видано службові паспорти України зобов’язані повернути службові паспорти України до Міністерства закордонних справ України у десятиденний строк від дня повернення в Україну.
Використана література:
1.Балабанова Л.В., Сардак О.В. Організація праці менеджера. Підручник. – 2-ге вид., перероб. та доп. – К.: ВД «Професіонал», 2007. – 416 с.
2. Кодекс законів про працю України № 322-VIII вiд 10.12.1971.
3. Закон України «Про охорону праці» № 2694-XII вiд 14.10.1992.
4. http://www.refineua.com.rul
5. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: Конспект лекций. Таганрог: ТРТУ, 1995.- 151 с.
6. Ґріфін Р., Яцура В. Основи менеджменту: Підручник / Наук. ред. В.Яцура, Д.Олесневич. - Львів: БаК, 2001. - 20 с.
7. Заславская Т. И., Ривкина Р.В. Социология общественной жизни: очерки теории. Новосибирск: Наука, 199I. С.35.
8. Зеркин Д.П. Основы конфликтологии.: Курс лекций.(Серия «Учебни-ки и учебные пособия»). Ростов-н/Д: «Феникс», 1998.— 455 с.
9. Кузьмін О.Є., Мельник О.Г. Основи менеджменту: Підручник. -К.: «Академвидав», 2003. -416с.
10. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: «Дело», 1992.
11. Обозов Н.Н., Щёкин Г.В. Психология работы с людьми: Советы руко-водителю: Учеб. пособие. — 6-е изд., стереотип. — К.: МАУП, 2004. — 228 с.
13. Пірен М.І. Конфліктологія: Підручник. -- К.: МАУП, 2003. 360 с
14. Сладкевич В. П., Чернявский А. Д. Современный менеджмент (в схе-мах): Опорный конспект лекций. -- 3-е изд., стереотип. -- К.: МАУП, 2003. -- 152 с.