Портфолио
делового человека Особенности делового стиля
Официально-деловой стиль
– это разновидность современного русского литературного языка, которая функционирует в сфере правовой и административно-общественной деятельности. Официально-деловой стиль реализуется в устной и письменной формах.
Стиль и смысловое содержание деловой документации должны подчиняться следующим требованиям
:
- точность изложения информации: текст не должен допускать двоякого толкования, каждое предложение должно быть однозначным;
- лаконичность передачи информации;
- использование языковых клише, облегчающих восприятие текста;
- нейтральный тон изложения.
Официально-деловая документация составляется и читается официальными лицами. Составители деловых документов абстрагированы
от своей индивидуальности и выступают как представители той или иной организации. В связи с этим важна установка на отсутствие экспрессивных языковых средств.
Личная документация
1.
Составление заявления
Заявление
– документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.
Структура заявления
- Наименование адресата – должность, фамилия, инициалы (в родительном падеже).
- Фамилия, инициалы подавшего заявление (в родительном падеже). Если заявление пишется на имя работника той же организации, к которой относится автор заявления, то последний должен указать свою должность после фамилии и инициалов, а если заявление адресовано в какую-либо иную организацию, то подающий заявление указывает свой адрес.
- Заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа с заглавной буквы).
- Текст заявления.
- Опись прилагаемых документов.
- Подпись заявителя (внизу справа).
- Дата подачи заявления (ниже подписи и слева листа, число и год пишутся цифрами, а месяц словами.
Составление доверенности
Доверенность – документ, дающий кому-либо право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность.
Структура доверенности на получение денег
- Наименование документа.
- Фамилия, имя, отчество (иногда должность, адрес, паспортные данные – в зависимости от цели написания доверенности) доверителя.
- Фамилия, имя, отчество (иногда должность), адрес, паспортные данные доверенного лица.
- Содержание доверенности (КТО – ДОВЕРЯЮ – КОМУ – ЧТО СДЕЛАТЬ) (сумма пишется цифрами и в скобках прописью).
- Подпись доверителя.
- Дата выдачи доверенности.
- Наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя.
- Дата удостоверения и подпись.
Расположение частей доверенности:
- наименование документа – в центре;
- текст – с красной строки;
- дата – слева, подпись – справа;
- под датой и подписью – место, чтобы заверить документ.
3.
Составление объяснительной записки
Объяснительная записка
–
документ, содержащий объяснение причин какого-либо нарушения в производственном процессе.
Структура объяснительной записки
- Наименование адресата (руководитель организации, подразделения).
- Фамилия, инициалы, должность работника, пишущего объяснительную записку.
- Заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа с заглавной буквы).
- Текст объяснительной записки.
- Опись прилагаемых документов.
- Подпись (внизу справа).
- Дата написания объяснительной записки (ниже подписи и слева листа, число и год пишутся цифрами, а месяц словами).
4.
Составление расписки
Расписка
– официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя.
Структура расписки
- Наименование документа (в центре, с заглавной буквы).
- Фамилия, имя, отчество лица, дающего расписку.
- Наименование учреждения, предприятия или лица, от которого получено что-либо.
- Точное наименование полученного с указанием количества или суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, затем в скобках пропись.).
- Подпись получателя (справа).
- Дата составления расписки (слева).
Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.
Доверенность
Доверенность
Я, Зябликова Елизавета Валерьевна, доверяю Ивановой Любови Юрьевне получить в научно-исследовательском институте «Импульс» мою заработную плату за январь 2006 года.
15 февраля 2006 Е.В.Зябликова
Подпись Л.Ю.Ивановой _____________________________
Удостоверяю
Директор ______________________________ С.С.Горбунов
15 февраля 2006 Печать.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Директору
московской средней школы №120
Скворцову А.Н.
от учащегося 8 «Б» класса
Иванова Александра
заявление.
Прошу Вас разрешить мне отсутствовать на занятиях в школе 3 марта 2006 года, так как в этот день пройдут спортивные соревнования на призы Правительства Москвы.
Меня включили в юношескую сборную по плаванию Всероссийского спортивного общества «Динамо» для участия в этих соревнованиях.
15 февраля 2006 г. А.Иванов
Расписка
Расписка
Я, руководитель волейбольной секции спорткомплекса «Олимпийский» Гусев Петр Петрович, взял у завхоза Никифорова С.С. для проведения тренировок 20 (двадцать) мячей волейбольных.
Срок возврата мячей – 25 февраля 2006 года.
15 февраля 2006 П.П.Гусев
.
Деловое письмо
Понятие делового письма, виды деловых писем
Деловое письмо
– документ, который подготавливает заключение сделок, важные встречи, содержит служебную информацию, претензии, предложения и т.д. Таким образом, деловое письмо – письменный диалог юридических лиц, в котором решаются важнейшие вопросы экономико-правовой деятельности организации.
Письмо должно соответствовать конкретному типу письма
(письмо-запрос, ответное письмо, сопроводительное письмо и т.д.).
По содержанию и назначению письма могут быть следующих типов
:
- письмо-сообщение (информационное);
- сопроводительное письмо;
- письмо-инструкция;
- гарантийное письмо;
- письмо-просьба;
- письмо-запрос;
- оферта (письмо-предложение);
- письмо-напоминание;
- письмо-приглашение;
- рекламация (письмо-претензия);
- письмо-подтверждение;
- письмо-благодарность;
- письмо-ответ.
Текст письма должен быть 1) лаконичным, 2) последовательным, 3) убедительным, 4) корректным.
Перечень возможных реквизитов отправителя
:
1) наименование организации;
2) почтовый адрес;
3) номера телефонов;
4) номера факсов;
5) счета в банке;
6) адрес электронной почты.
Перечень реквизитов заголовочной части
:
1) дата составления письма;
2) регистрационный номер;
3) заголовок к тексту.
Заголовок к тексту
– это краткое содержание документа (отвечает на вопросы о ком? о чем?). Например: О сроках сдачи объектов в эксплуатацию
О семинаре на тему «…»
О возобновлении поставок товара…
О посылке каталогов…
Перечень реквизитов адресата (получателя):
1) наименование организации в именительном падеже;
2) название структурного подразделения в именительном падеже;
3) должность;
4) фамилия и инициалы;
5) почтовый адрес получателя.
Письмо-рекламация
ООО «Гром» Директору ОАО «Свияга»
195752, Санкт-Петербург г-же Ахромеевой М.С.
пр. Космонавтов, 62 193155, Санкт-Петербург
Тел. 172-11-24 Комендантский пр., 18
Факс (812)172-12-55
Промстройбанк Гл. бухгалтеру перечислить на р/с 000
Р/с 01152768… «Гром» 50 000 рублей до 25.08.05
05.08.05 №596 Ахромеева 07.08.05.
О возмещении убытков
Уважаемая Мария Сергеевна!
При эксплуатации оборудования, купленного на Вашем предприятии (коммерческий контракт 55/1 от 01.07.05), обнаружены технические недостатки, устранение которых обошлось нашему предприятию в 50 000 рублей. Недостатки были выявлены в присутствии представителя Ва
На основании изложенного просим в течение 20 банковских дней (согласно контракту) перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.
Приложение: акт №36.
С уважением
Коммерческий директор _______________Подпись
Н.П.Свиридов
Главный бухгалтер _______________Подпись
А.С.Симухина
Структурная схема делового письма
| Структура текста
|
Речевые конструкции
|
1.
Используется стандартное обращение (должность, фамилия, имя, отчество). Возможно использование прилагательных. Если не предполагается конкретное лицо, обращение можно опустить. |
Уважаемый господин Иванов!
(многоуважаемый, господин директор
высокоуважаемый
(к высокопоставлен- ным чиновникам)) Дорогой
знакомому адресату) Уважаемые
дамы и господа
коллеги
|
2.
Излагается повод для письма |
В связи с…
Согласно контракту от 21.01.04 №15/10…
Нами рассмотрены Ваши предложения
|
3.
Формулируется главная цель письма: сообщение; предложение; отказ; ответ; запрос; просьба; гарантия; напоминание; приглашение; благодарность; рекламация. Суть дела излагается от первого лица в ед.ч. или мн.ч., а также от третьего лица. Необходимо четкое деление на абзацы (абзац – замкнутая смысловая единица). |
Рады сообщить Вам…
Информируем Вас о том, что…
Извещаю, что…
Ставлю Вас в известность, что…
Сообщаю Вам, что…
Имеем честь предложить Вам…
К сожалению, мы не можем принять…
Компания не может принять Ваши условия…
Со своей стороны хотели бы попросить…
Просим рассмотреть вопрос/подтвердить заказ/ сообщить о решении…
Прошу ответить…
Просим выслать…
Направляем Вам…
Высылаем Вам…
Напоминаем Вам…
Подтверждаю, что…
|
4.
Выражается надежда на ответ, на положительное решение вопроса, выражается признательность, пожелание, чтобы переписка была продолжена и т.п. |
Надеемся получить ответ в ближайшее время…
Просим ответить в двухнедельный срок…
Ожидаем Вашего согласия…
Выражаем надежду (надеемся) на дальнейшее сотрудничество (продолжение нашего сотрудничества)…
Заранее благодарны…
Искренне Ваш…
С уважением…
|
Письмо-заявка
АО «Современник» Директору
603000, Нижний Новгород, Центрального выставочного зала
ул. Минина, 6а г-ну Сахарову Н.И.
Тел._______
Факс______
№ 26/08 09.02.05
Об участии в выставке.
Уважаемый Николай Иванович!
Ознакомившись с программой работы Вашего выставочного зала, опубликованной в газете «Нижегородская правда» от 03.01.06 г., направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции.
Просим включить наше предприятие в число участников выставки.
Приложение: на 5 листах.
Директор _____________ (С.И.Вахрушев)
Исполнил:
А.В.Петров
Тел.: 66 00 45
Письмо-ответ
Центральный выставочный зал Директору
603007, АО «Современник»
Нижний Новгород, г-ну Вахрушеву С.И.
ул. Минина, 57
Тел.__________
Факс_________
20.02.05 № 34/2
Об участии в выставке.
Уважаемый г-н С.И.Вахрушев!
Сообщаем Вам, что заявка вашего предприятия на участие в весенней экспозиции нашего выставочного зала принята отборочным Советом выставки к исполнению.
Для подготовки экспозиционных стендов Вам необходимо командировать к нам ответственного исполнителя по вопросам участия в выставке не позднее 10.03.05г.
Директор ____________ Н.И.Сахаров
Исполнила:
И.И.Алексеева
Тел.: 71 34 34
Письмо-просьба
Главе администрации
Ленинского района
г. Санкт-Петербурга
г-ну Соколову С.П.
Глубокоуважаемый Сергей Петрович!
Мы, жители дома №40 по улице Краснофлотской, просим Вашего содействия в благоустройстве прилежащего к дому сквера.
Работники ЖЭУ №8, в чьем ведении находится территория сквера, на наши просьбы не реагируют и ссылаются на нехватку средств.
В сквере гуляют наши дети, пенсионеры, вечерами собираются подростки, но там нет освещения, скамеек, нормального дорожного покрытия.
Будем Вам глубоко признательны, если найдете возможность благоустроить сквер и оказать большую услугу жителям нашего микрорайона.
15 февраля 2006 Подписи:
Словарик делового человека
Адресат
- получатель.
Адресант
– отправитель.
Аспект
– точка зрения, с которой ведется поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.
Бланк
– лист бумаги с частично напечатанным текстом, предназначенный для составления документа по определенной форме.
Виза
– подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.
Внутренний адрес письма
– наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.
Внутренний документ
– документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.
Входящий документ
– документ, поступивший в учреждение.
Выписка
– копия текстового документа.
Гарантийное письмо
– письмо, выражающее гарантию.
Гриф
– пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).
Делопроизводство
– ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.
Договорное письмо
– один из видов сопроводительного письма, указывающего на факт отправки договора.
Документ
– информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.
Извещение
– документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.
Коммерческое письмо
– название делового документа, принятого в коммерческой практике, в международной торговле и в делопроизводстве.
Оферта (предложение)
– предложение заключить договор, сделку, обращенное к определенному лицу и содержащее перечисление условий предлагаемого договора, сделки.
Письмо-напоминание
– письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Такое письмо приближается к телеграмме.
Письмо-подтверждение
– письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее договор и т.д.
Письмо-приглашение
– такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом мероприятии.
Письмо
-просьба
– письмо, выражающее просьбу в выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей.
Реквизит документа
– обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.
Сопроводительное письмо
– письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.
Формуляр документа
– совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов документа.
Циркулярное письмо
– письмо, направленное из одного источника на несколько адресов.
Экспедиция
– специальный аппарат учреждения по приемке документов.