Середовище менеджменту Ефективні комунікації Ситуація

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ і НАУКИ УКРАЇНИ

ІНСТИТУТ УПРАВЛІННЯ ПРИРОДНИМИ РЕСУРСАМИКонтрольна робота з

менеджменту

Виконала: студентка групи М11-01з

Мотрук Уляна Михайлівна

Перевірив викладач:

Шепетюк Ольга Мирославівна

Коломия 2002 р.

Варіант 10.

Зовнішнє і внутрішнє середовище менеджменту.

Забезпечення ефективних комунікацій.

Ситуація:

Найважливішим аспектом керівництва, діловою активністю є точне визначеня ідеалів корпорації. На цьому заснований весь бізнес. Бо, зрештою, навіщо ми кожного дня ходимо на роботу і займаємось своїми справами ? Дуже важливо, щоб однакова відповідь на це запитання була у всіх працівників, що працюють в компанії починаючи з президента і закінчуючи щойно найнятим службовцем.

Хороший приклад цьому ― епізод з історії середніх віків.

Трьох каменярів запитали: “ Для чого ви працюєте ?”

Перший відповів: “ Щоб мати їжу ”, другий : “ Щоб обтесати камені для цієї стіни ”, третій : “Для того, щоб побудувати цей чудовий замок ”.

Різниця у відповідях демонструє різницю у ставленні до життя. І, якщо залишається хоч найменший шанс на успіх, завжди треба орієнтуватися на третій варіант відповіді .

Запитання:

Прокоментуйте дану ситуацію і дайте відповідь, для чого Ви працюєте чи вчитеся ?

Зовнішнє і внутрішнє середовище менеджменту.

Організація ― це група людей з усвідомленими загальними цілями. Внутрішні зміни ― це ситуаційні чинники в межах організації. Ці зміни, в основному, є результатом управлінських рішень.

Внутрішнє середовище підприємства або мікросередовище організації містить п’ять складових:

цілі;

структуру;

завдання;

технологію;

персонал організації;

тобто те, що характеризує виробничий цикл і потребує уваги керівництва.

Розглянемо їх основні характеристики та взаємозв’язок:

Цілі ― це конкретний кінцевий стан, або бажаний результат, якого прагне досягти група, працюючи разом. Під час прцесу планування керівництво розробляє цілі і доводить їх до відома членів організації.

Організація може мати різноманітні цілі. Бізнесова організація зосереджена на створенні певних товарів в рамках спецефічних обмежень ― за витратами і отриманим прибутком. Відповідно, цілі ― рентабельність (прибутковість) і продуктивність. Для цього необхідна координація зусиль в таких галузях, як частка ринку, розробка нової продукції, якість послуг тощо. Державні органи не мають на меті отримання прибутку, але витрати їх хвилюють. Звідси, їх цілі ― надання конкретних послуг в межах певних бюджетних обмежень. При виконанні більшу увагу будуть приділяти соціальній відповідальності.

Цілі підрозділів повинні робити внесок у цілі організацій і не суперечити їм.

Формальна організація складається з декількох рівнів управління і підрозділів (функціональних областей), таких як маркетинг, виробництво, навчання персоналу чи планування фінансів.

Структура організації ― це логічні взаємовідносини рівнів управління та функціональних областей, побудовані у формі, яка дозволяє ефективно досягати цілей організації.

Існує дві основні концепції відносно до структури:

спеціалізований розподіл праці;

сфера контролю.

Майже у всіх організаціях має місце розподіл праці по спеціалізованих лініях ― по горизонталі. Спеціалістів групують разом в межах функціональної області.

Вертикальний розподіл праці, тобто відокремлення роботи по координації, від безпосереднього виконання завдань, дає ієрархію управлінських рівнів. Кількість осіб, підлеглих одному керівнику, є сферою контролю.

Завдання ― це предписана робота, серія робіт або частина роботи, що повинна бути виконана заздалегіть встановленим способом у визначений термін. З технічного боку, завдання адресовані посаді, а не працівнику, що її займає.

Характеристика завдань полягають у тому, що вони традиційно поділяються на три категорії. Це робота злюдьми, предметами та інформацією .

Технологія розглядається, як засіб трансформування сировини в продукти чи послуги, заздалегідь заплановані.

Люіс Дейвід резюмує:

“Технологія ― це поєднання кваліфікаційних навичок, обладнання інфраструктури, інструментів і відповідних технічних знань, необхідних для здійснення бажаних перетворень у матеріалах, інформаціях чи людях”.

Всі типи технологій поділяються на три категорії:

одиничне, дрібносерійне, або індивідуальне виробництво;

масове або багатосерійне виробництво;

безперервне виробництво.

Існує ще одна класивікація технологій:

багатоланцюгові технології ― характеризуються серією взаємозалежних завдань, які повинні виконуватись послідовно;

посередницькі технології ― характеризуються застосуванням спеціаліних прийомів, навичок та послуг для того, щоб викликати певні зміни в конкретному матеріалі, що надходять у виробництво (монтаж фільму).

Відносно персоналу організації та її кадрового потенціалу необхідно передбачити як поведе себе конкретна людина в даній ситуації. З цією метою враховують її здібності, обдарованість, схиліність до певної діяльності, потреби, сподівання, сприйняття, ставлення, точку зору тощо.

Всі внутрішні зміни взаємозв’язані. Усвоїй сукупності вони розглядаються як соціотехнічні підсистеми. Зміни однієї з них певною мірою впливають на всі інші.

Зовнішнє середовище.

Успіх організацій, головним чином, залежить від сил зовнішніх відносно організації і діючих у глобальному зовнішньому оточенні. Охаректиризуємо зовнішнє середовище та чинники, що мають найважливіше значення для керівництва організацією.

Зовнішнє середовище ― це сукупність неконтрольованих суб’єктів і сил, що діють за межами підприємства (фірми) і непідвладні апаратові управління.

Зовнішнє середовище підприємства поділяється на середовище прямого та опосередковоного впливу .

Середовище прямого впливу , тобто таке, що активно, реально та негайно впливає або може вплинути на діяльність організації, містить у собі такі сили, як конкуренти, покупці та постачальники, органи державного регулювання, власники підприємства і ділові партнери, інвестори, маркетингові посередники, контактні аудиторії, профспілки, масс медіа, аудитори і інші.

Неконтрольовані фактори розвитку підприємства впливають на поведінку виробника на ринку. Такі фактори відстежуються і вивчається динаміка їх розвитку з метою пристосування до умов, спричинених неконтрольованими факторами.

Слід відзначити, що в науковій літературі по різному визначаються неконтрольовані фактори, існують розбіжності в їх кількості та назві:

Еванс Дж, Берман Б.

За визначенням Джеральда Белла: “Зовнішнє середовище організації містить такі елементи як споживачі, конкуренти, урядові установи, постачальники, фінансові організації та джерела трудових ресурсів, активні ( потенційно активні) щодо операцій організації”.Котлер Ф. Характеристики зовнішнього середовища: Взаємозв’язок чинників зовнішнього середовища ― це рівень сили (ступінь залежності), з якою зміна одного чинника діє на іншу (питома вага). Під складністю зовнішнього середовища слід розуміти кількість факторів, на які організація повинна реагувати, а та кож рівень варіативності кожного фактора. Рухливість середовища ― це швидкість, з якою відбуваються зміни в оточенні організації. Невизначеність зовнішнього середовища ― відносна кількість інформації про середовище і впевненість у її достовірності. Портер М. Руд, Сульє Д. Абрамова Г. 1. Споживачі 1. Клієнтура 1. Споживач 1.Споживачі 1. Споживачі 2. Конкуренція 2. Конкуренти 2. Конкуренти 2. Конкуренти 2. Вибір цільового ринку 3. Уряд 3. Постачальники 3. Поява нових конкурентів 3. Держава 3. Конкуренція 4. Економіка 4. Маркетингові посередники 4. Постачальники 4. Інвестори 4. Витрати виробництва 5. Технологія 5. Контактні аудиторії 5. Поява нових товарів замінників 5. Товари – замінники 5. Уряд 6. Незалежні засоби масової інформації 6. Потенційні учасники 6. Стан економіки 7. Постачальники Потенційні учасники Держава З навединих даних видно, що різні автори однозначно називають лише два неконтрольованих чинники ― споживачів і конкурентів. Рожбіжності у кількості неконтрольованих факторів конкурентного середовища свідчить про складність аналізу такого явища і неоднозначність поглядів дослідників на проблему його вирішення. Середовище непрямого впливу лише формує загальні перспективи розвитку, сприятливі чи не зовсім тенденції, проблеми пастки, кон’юктуру ринку тощо; його вплив відчувається згодом, з плином часу, воно лише визначає напрям процесів у економіці, формує загальні тенденції розвитку галузі на віддалену перспективу. Сюди належать політичні і соціокультурні фактори впливу, стан економіки, НТП, технологічні зміни та законодавчий вплив уряду, міжнародні відносини та стосунки з місцевим населеням, вплив групових інтересів, деякі макроекономічні явища (зокрема інфляцію, кризу надвиробництва, безробіття і ін.). Існують також інші сили, що вимагають врахування їх впливу на діяльність фірми. Узагальнимо їх думки за допомогою схеми: Постачальники Інвестори Конкуренти Споживачі Товари-замінники Pablic relation Стан економіки та технологій (НТП) Вплив соціокультурного середовища Міжнародні події, політичний вплив

Забезпечення ефективних комунікацій.

Комунікації ― це обмін інформацією, на оснсві якої керівник отримує дані, необхідні для прийняття рішень, і доводить їх до працівників організації.

Проблема ефективних комунікацій ― одна з ключових у діяльності керівників, оскільки за їх допомогою здійснюється обмін повідомленнями, що виражені різними символами і мають певне смислове навантаження.

У спрощеній формі комунікації відбуваються за схемою: ХТОСЬ здійснює ЩОСЬ у напрямку КОГОСЬ із ПЕВНИМ ЕФЕКТОМ. Ефективність будь-яких комунікацій залежить від кількох елементів, зокрема:

джерела;

повідомлення;

аудиторія;

каналів і засобів комунікацій.

Джерело . Арістотель вказував, що для успішного спілкування людина повинна володіти здоровим глуздом, справжнім бажанням та істинними моральними якостями. Протягом тривалого часу більшість досліджень у даній сфері була сконцентрована на елементах правдивості, достовірної інформації. Згодом дослідники дійшли висновку, що ефективність того, хто спілкується, залежить від:

правдивості (достовірності);

динамізму;

соціалізації;

авторитарних рис;

надійності;

особистої привабливості.

Окремі дослідження свідчать про залежність ефективності комунікацій від соціального статусу, віку відправника інформації, зовнішнього виду, манери спілкування тощо.

Повідомлення. При виробі шляхів ефективних комунікацій відправник інформації стикається з рядом проблем:

порядком викладу аргументів;

першочерговістю;

однобічністю чи двобічністю;

спрощеним чи ускладненим викладом висновків;

особистими якостями.

Аудиторія. Ефективність спілкування суттєво залежить від аудиторії. До чинників ефективності належать:

рівень підготовленості, здатність зрозуміти повідомлення;

якості особистості (самоповага, догматизм, авторитаризм);

загальномотиваційні риси (побоювання ускладнення);

Канали комунікацій. Ефективність будь-якого спілкування залежить від того, як воно здійснюється, через який канал. Канадський вчений Маршал МакЛюен вказував, що “засіб є повідомлення”. Найчастіше дослідники зосереджують увагу на мові, яка є вищою формою спілкування. Вербальний (словесний) компонент будь-якого людського повідомлення супроводжують як тон і сила голосу (паравербальний компонент), так і рухи, жести того хто надсилає повідомлення, і того, хто його отримує, що є невербальним компонентом повідомлення.

Теорія і практика менеджменту виробила багато методів, які можуть бути використані для поліпшення системи комунікацій в організаціях. Серед них виділяють дві групи: вдосконалення міжособових комунікацій і вдрсконалення організаційних комунікацій.

Вдосконалити міжособові комунікації можна на основі:

Розуміння потреб і настроїв підлеглих.

Вдосконалення персональних стосунків.

Використання зрозумілої мови та повторів.

Правильний вибір засобів комунікацій.

Забезпечення довіри у підлеглих.

Розвиток вміння слухати.

Забезпечення активності слухача.

Вдосконалення організаційних комунікацій можливе шляхом реалізації таких кроків:

Об’єктивна оцінка трудоміскості кожної управлінської функції.

Вдосконалення інформаційних

Перегляд організаційної структури управління організацією.

Застосування сучасних інформаційних технологій.

Ситуація.

Для чого потрібно вчитися ? Як часто ми чуємо це питання. Інколи воно звучить досить банально, а деколи зовсім риторично.

А справді: для чого потрібно вчитися ? Америку вже давно відкрили, колесо теж уже придумали, в космос навіть екскурсантом можна полетіти… Вже все відоме, тоді, для чого мені вчитися ? Даю сама собі відповідь: для себе. Що ? Надто просто ? Надто скромно ? Зате, досить правдиво.

Хочу вчитися, щоб знати. Знати те, що до тепер ще не знала, знати те, що для когось є досить простим, відомим, а для мене це щось таке, що мене зацікавило, заставило вивчити.

Хочу вчитися, щоб удосконалюватись як людина, як майбутній підприємиць чи бізнесмен.

Хочу вчитися, щоб поборотися за своє місце в суспільстві, щоб бути незалежною, без комплексів, знаючою.

Хочу вчитися, щоб відкрити свою справу, а не залежати від когось, не просити зарплати у вигляді милостині.

Хочу вчитися ? Ні, я мушу вчитися, щоб вижити, ні, щоб жити в цей складний час, щоб твердо стати на ноги, щоб не бути сіренькою мишкою.

Для цього і треба вчитися.

Використана література:

Тарнавська, Пушкар “Менеджмент теорія та практика”