Офіційно-ділова стилістика

Стилистика

Варіант № 15

Зміст.

5. Документ та його функції.......................................................................... 3

11. Правила оформлення сторінки...................................................................5

19. Вимоги та правила укладання листів, що не потребують відповіді.......8

25. Написання цифр та символів у ділових паперах.....................................11

33. Протоколи. Види, реквізити, вимоги до укладання................................13

35. Положення як правовий акт, правила оформлення.................................17

40. Вказівки, розпорядження: реквізити, правила укладання......................20

46. Укладання договорів про спільну діяльність...........................................23

51. Накази з особового складу. Реквізити наказу..........................................25

53. Укладання наказу про надання відпустки та про припинення

трудового договору.....................................................................................28

59. Розписки. Правила укладнення..................................................................31

72. Приймання, попередній розгляд і реєстрація службових паперів..........32

Література..........................................................................................................34

Д О Д А Т К И

1. Зразок опрацьованого супровідного листа, оформленого

на бланку............................................................................................................35

2. Зразок опрацьованого гарантійного листа, оформленого

на бланку............................................................................................................36

3. Зразок протоколу, оформленого на чистому аркуші паперу...............37

4. Зразок положення, оформленого на чистому аркуші паперу..............38

5. Зразок вказівки, оформленій на чистому аркуші паперу.....................42

6. Зразок розпорядження, оформленого на чистому аркуші паперу.......43

7. Зразок договора про спільну діяльність, оформленого

на чистому аркуші паперу.......................................................................44

8. Зразок наказу по особовому складу, оформленого

на чистих аркушах паперу.......................................................................48

9. Зразок наказу по особовому складу, оформленого на бланку............50

10. Зразок наказу(розпорядження) про надання відпустки,

оформленого на бланку (типова форма № Т-6).....................................51

11. Зразок наказу про про припинення трудового договору,

оформленого на чистому аркуші паперу...............................................52

12. Зразок наказу (розпорядження) про надання відпустки,

оформленого на бланку (типова форма № П-6)....................................53

13. Зразок наказу (розпорядження) про припинення трудового договору

(контракту), оформленого на бланку (типова форма № П-8)..............54

14. Зразок розписки, оформленої на на чистому аркуші паперу...............55

5. Документ та його функції.

Як тiльки людина навчилася накопичувати iнформацiю, у неї виникла потребаїї фiксувати, тобто записувати. Пiд термiном ,,iнформацiя” розумiють данi про особу, предмет, факт, подiю, явище i процес незалежно вiд форми їх подання.

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовують в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об’єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття «документ» багатозначне і залежить від того, у який галузі й для чого він використовується.

Енциклопедичний словник трактує документ як:

- письмовий акт, здатний служити доказом юридичних вiдносин або юридичних фактiв, що спричиняють правовi наслiдки;

- офiцiйне посвiдчення особи (паспорт, студентський квиток тощо);

- достовiрне iсторичне письмове джерело;

- матерiальний об’єкт, в якому мiститься та чи iнша iнформацiя.

Документ — це передбачена законом матерiальна форма отримання, зберiгання, використання i розповсюдження iнформацiї шляхом фiксацiї її на паперi, магнiтнiй, кiно-, вiдео-, фотоплiвцi, на електронних або iнших носiях. Отже, документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Будь-який документ має певнi функцiї, з’ясування яких важливе для визначення мети створення документа, для вивчення класифiкацiї документiв. Автор документа, фiксуючи iнформацiю, не завжди програмує його функцiю. Документ є багатофункцiональним, тобто мiстить у собi рiзнi функцiї, що з часом змінюють своє домiнуюче значення. Видiляються функцiї загальнi i спецiальнi. Загальнi функції подiляють на iнформацiйну, соцiальну, комунiкативну, культурну; спецiальнi — на управлiнську, правову, функцiю iсторичного джерела, функцiю облiку.

Господарська дiяльнiсть вiдбивається в документах, за допомогою яких фiксуються на вiдповiдних носiях усi дiї та подiї, якi вiдбуваються у суб’єкта господарювання. З цiєї позицiї документ розглядають як засiб закрiплення рiзними способами на спецiальному матерiалi iнформацiю про факти, подiї, явища об’єктивної дiйсностi i розумової дiяльностi людини.

Документи мають правове значення, оскiльки вони є засобом засвiдчення та доведення певних фактiв. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. В управлiнськiй дiяльностi документ виступає як предмет i як результат працi. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання й обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації; інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і виданням вказівок тощо.

Сукупнiсть взаємопов’язаних документiв, що застосовуються у певнiй сферi дiяльностi, становить систему документацiї. Нинi дiють унiфiкованi системи. Однiєю з найпоширенiших є органiзацiйно-розпорядча документацiя (ОРД), котра застосовується в оформленнi управлiнських рiшень.

Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Як носiї iнформацiї вони сприяють полiпшенню внутрiшньої органiзацiї будь-якого пiдприємства чи установи, є пiдсгавою для прийняття рiшень, узагальнень, довiдково-пошукової роботи.

Документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

Документи повиннi вiдповiдати таким вимогам, як придатнiсть до тривалого зберiгання, максимальна наочнiсть тощо. Наукова дисциплiна, яка вивчає структуру i властивостi документальної iнформацiї, розвиток форм документiв, методи i засоби автоматизованого оброблення, зберiгання, пошку i використання їх, називається документалiстикою.

11. Правила оформлення сторінки.

Управлiнскi докумекти оформляють на паперi формату А4 (297х210 мм) та А5 (148х210 мм). Для зручностi з усiх бокiв сторiнки установлюють розміри берегів: лiвого - 35 мм (13 пробілів); правого - не менше ніж 8 мм

(3-4 пробіли); верхнього - 20 мм (4-5 інтервалів); нижнього – не менше ніж 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).

Тільки перша сторiнка документа друкується на бланку, друга й наступні - на чистих аркушах паперу.

Якщо текст докумета займає не одну сторiнку, то на другу сторінку не можна переносити тiльки пiдпис. На другій сторiнцi має бути не менше двох рядкiв тексту. Також не бажано:

1) вiдривати один рядок тексту чи слово вiд попереднього абзацу;

2) починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці;

3) переносити слово на межi сторiнок, слiд перенести це слово на нову сторінку.

У документах, оформлених на двох i більше аркушах паперу, нумерацiя сторiнок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посерединi верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстанi не менше 10 мм вiд краю. Слово “сторiнка” не пишеться, а також бiля цифр не ставляться ніякі позначки.

Якщо текст друкується з обох бокiв аркуша, то непарні сторiнки позначаються у правому верхньому кутку, а парні - у лівому верхньому кутку аркуша.

Заголовок пишеться великими літерами. Він має бути не довшим ніж 40 знаків. Не дозволяється у заголовку переносити слова. Якщо заголовок великий, то його ділять (за змістом) на декілька рядків:

ТЕРМІНИ ТА ЇХ МІСЦЕ

В ДІЛОВОМУ МОВЛЕННІ

У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з великої літери, якщо передує їй. Наприклад:

ПОЛОЖЕННЯ

про Раду з питань мовної політики

при Президентові України

Текст від заголовка пишеться через 3-4 інтервали.

Розміщується заголовок посередині рядка або на початку рядка біля лівого поля. Крапка після заголовка не ставиться. Не слід писати заголовок у кінці сторінки, якщо не має місця для тексту, краще перенести його на наступну сторінку.

Короткі заголовки пишуться з проміжком в один знак між буквами в межах одного слова, наприклад:

З М І С Т

Підзаголовки пишуть малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і підзаголовком - два інтервали, а від підзаголовка до тексту - три чи чотири. Якщо підзаголовок містить декілька рядків, то вони відділяються один від одного одним інтервалом. Залежно від розташування підзаголовки пишуться ідентично, приміром:

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА БІБЛІОГРАФІЧНОГО ОПИСУ

Частини, елементи й ділянки опису

Чи біля лівого поля:

ТЕКСТИ З ІЛЮСТРАЦІЯМИ, ТАБЛИЦЯМИ І ФОРМУЛАМИ

Ілюстрації, написи, підписи, текст

Для виділення у тексті окремих слів або частин існує чотири способи:

1. ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ. Цей спосіб слугує для виділення окремих слів.

2. У р о з р я д к у оформлюються окремі слова й короткі фрази. Коли слово пишеться у розрядку, то після кожної букви в слові робиться проміжок в один знак, а між словами й текстом роблять відступ у 2-3 знаки, щоб слова відділялись. Розділові знаки після слів у розрядку ставляться на відстані одного знака, а наступне слово починається через 2-3 знаки.

3. Підкреслення
- найзручніший спосіб виділення окремих слів і фраз. Лінію підкреслення починають під першою, а закінчують під останньою буквою слова, яке виділяють, включаючи лапки й дужки; розділовий знак, що стоїть після слова, не підкреслюють. Ціле речення треба підкреслювати суцільною рискою, починаючи від першої букви й закінчуючи останньою буквою речення.

4. Курсивом
виділяються слова, речення, частини тексту. Цим способом переважно користуються, коли текст набирають на комп’ютері.

Абзац - це вiдступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у текстi, а також фрагмент тексту між двома такими вiдступами.

Типовий абзац має три частини:

1) зачин (формулюється мета абзацу, тобто повiдомляєтъся, про що йтиме мова);

2) фраза (мiститься основна iнформацiя абзацу);

З) коментарi (підбивається пiдсумок того, про що говорилося в абзацi).

Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4-6 речень, проте в текстах документiв бувають абзаци, що складаються з одного речення. Однак, якою б не була його довжина, слiд пам’ятати, що це внутрiшньо замкнене смислове цiле.

Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у дiлових паперах рубрики нумеруються. Iснує двi ситеми нумерацiї - традицiйна й нова.

Традицiйна — базується на використаннi знакiв рiзних типiв - римських та арабських цифр, великих та малих лiтер. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумерування тез, пунктiв, правил), яке залежить вiд, змісту, обсягу, складу документа. Система використання рiзних позначень повинна мати логiчну будову:

А. Б. В. Г. Д ...

І. ІІ. ІІІ. ІV. V...

1. 2. 3. 4. 5...

1) 2) 3) 4) 5)...

а) б) в) г) ґ)...

Рубрики, бiльшi за абзац, можуть називатися: параграф (§), глава, роздiл, частина. Вони теж нумеруються.

Під час рубрікацiї тексту слiд дотримуватися таких правил:

1) нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорiдних елементи перерахування;

2) застосовувати однорiднi засоби нумерації до однотипних частин;

3) дотримуватися правил пунктуації при комбiнованих способах нумерацiї;

4) використовувати лаконiчнi, однозначнi заголовки.

Нова система нумерацiї базується на використаннi лише арабських цифр, розмiщених у певнiй послiдовностi. Застосовуючи її, слiд враховувати:

1) пiсля номера частини, роздiлу, пункту, підпункту ставиться крапка;

2) номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:

роздiли – 1.; 2.; 3.;

номери підроздiлiв включають в себе також номери розділів - 1.1.; 1.2.; 1.3.;

номери пунктів мiстять номер розділу, підрозділу, пункту - 1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.

Використання цiєї системи нумерацiї дає можливiсть не вживати словесних найменувань i заголовків до частин документа.

19. Вимоги та правила укладання листів, що не потребують відповіді.

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. На них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації.

Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні - очно чи телефоном.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді й такі, що її не потребують.

До листів, що не потребують відповіді, належать: листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, супровідні листи, гарантійні листи, листи-розпорядження, листи-повідомлення.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи поздовжнього штампа адресанта). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.

Щоб досягти успіху, лист повинен бути і за змістом, і за формою бездоганним. Слід друкувати листа на гарно виконаних бланках, які є «визитною карткою» установи, фірми. Дизайн та поліграфічні якості його - це ті деталі, які сприятимуть створенню доброго враження. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт також за дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі.

Ділові листи не повині бути довгими. Викладати свої міркування слід чітко, по суті, лаконічно.

Номер і дату проставляють у день підписання документа. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік – 17.06.96.

Гриф обмеження доступу до докумена проставляють у разі потреби. Він друкується в правому верхньому куті робочої площі, наприклад: «Цілком таємно», «Для службового користування», «Не для друку», «КТ» (комерційна таємниця).

Листи адресують підприємствам, організаціям, установам, фірмам, їхнім структурним підрозділам чи конкретній посадовій особі.

Адресат розташовується праворуч. Кожний елемент - назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи - пишеться з середини нового рядка. Якщо лист адресують установі (або її структурному підрозділові) без зазначення посадової особи, то її назву наводять у називному відмінку. Якщо лист адресують установі (або її структурному підрозділові) із зазначенням посадової особи, то її назву наводять у називному відмінку, а посаду й прізвище - в давальному. Якщо лист адресують керівникові підприємства, то назва цього підприємства може входити до складу назви посади адресата.

Заголовок розміщується в лівому верхньому кутку документа під номером і датою. В ньому наводять стислий виклад змісту листа. Якщо обсяг тексту листа, виготовленого на аркуші формату А4, невеликий, то заголовка може не бути; на аркушах формату А5 заголовок до тексту не наводять.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів. В основній частині тексту листа викладають його головну мету.

Починати листа необхідно із звертання. Звертання вживають у формі кличного відмінка. Наприклад: «Шановний Іване Васильовичу!», «Пане Сметанін!», «Шановний пане Андрійчук!», «Шановні панове!» (коли імена та прізвища адресатів невідомі або звертаються до колективу).

Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Для її оформлення є чимало типових висловів: «Дозвольте нагадати Вам, що...», «Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.», «Нажаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції.», «Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту.», «Змушені нагадати Вам, що досі не отримали від Вас оплаченого рахунка.», «Нагадуємо, що строк здачі будівлі закінчується.». Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата як психологічне підкріплення усього висловленого в листі. Наприклад: «Хочемо ще раз висловити свою щиру вдячність...». Досить поширеною формою кінцівки у ділових лістах є висловлення надії, сподівання. Наприклад: «Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.», «Будемо раді співпрацювати з Вами.».

Якщо документ має додатки, то позначку про них розташовують ліворуч у верхній половині сторінки.

Підпис є обов’язковим реквизитом документа. Він складається з назви посади особи, яка підписує документ (ліворуч), її особистого підпису (посередині) та його розшифрування (праворуч). Розшифрування підпису в дужки не береться. Засвідчення документа означає затвердження підготовки, воно надає документові юридичної сили, підтверджує відповідальність певної службової особи за його зміст.

Гриф погодження складається зі слова «ПОГОДЖЕНО», назви посади особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації), її особистого підпису, його розшифрування й дати. Гриф погодження розташовують під підписом, а якщо є візи, то під ними.

Віза складається з особистого підпису особи, що візує документ й дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали і прізвище). Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташовуються перед візою. Її оформляють у разі потреби на примірнику адресата.

На листах, у разі потреби, прикладають видбиток простої печатки. Його слід проставляти таким чином, щоб він захоплював частину назви посади особи, яка підписала документ.

Позначку про виконавця розташовують в лівому нижньому куті документа. Вона складається з прізвища виконавця і номера його службового телефона.

Позначку про виконання документа й направлення його до справи оформляють від руки на нижньому березі першої сторінки документа. Він містить у собі стислу довідку про виконання, слова «У справу» та номер справи, до якої має бути підшитий документ, дату скерування документа до справи, підпис керівника або виконавця.

Позначку про перенесення даних на машинний носій оформлюють від руки. Вона складається із запису: «Інформацію перенесено на машинний носій», підпису особи, яка відповідає за перенесення даних, розшифрування підпису й дати перенесення.

Позначку про надходження проставляє адресат у день надходження документа. Її розташовують у правому нижньому куті першого аркуша документа. Вона складається зі скороченої назви підприємства - одержувача документа, його внутрішнього індекса й дати надходження документа.

Важливою умовою успіху листа є логічність та послідовність викладу. Логічна послідовність викладу досягається за рахунок чіткого членування тексту на абзаци. Висловлюючи думки, слід добирати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для адресата. Треба стежити за тим, щоб у листі все було доречним. Слід пам’ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, тактовність, аргументованість.

25. Написання цифр та символів у ділових паперах.

У текстах службових документах слід застосовувати стандартизовані одиниці величин та одиниці обліку, їхні назви й позначення.

Числа при одиницях величин та одиницях обліку слід давати цифрами. Коли однозначні числа не при одиницях фізичних величин стоять у непрямих відмінках або коли з кількісного числівника починається речення, рекомендується буквення форма чисел, наприклад: «Здійснити випробування семи труб завдовжки 12 м кожна.»; «Дібрати 15 труб для випробувань на тиск.». Числа до десяти рекомендується в текстах писати словами, а після десяти - цифрами: п’ять комп’ютерiв; 156 студентiв.

У разі зазначення інтервалу числових значень фізичної величиний при перелікові числових значень, виражених однією й тією самою одиницею фізичної величини, позначення одиниці наводять лише після останньої цифри, наприклад: Від 100 до 110 мм; 10...100 кг; 5,0; 5,5; 6,3 мм.

Ступінь точності цифрових значень величин, що наводяться в документі, має забезпечувати найбільшу їх інформативність; при цьому треба, щоб у ряду однотипних даних ступінь точності (кількість цифр після коми) був однаковим, наприклад: «...товщина сталевої гарячекатаної стрічки 1,50; 1,75; 2,00 мм».

Позначення одиниць слід указувати після числових значень величин і розміщувати в рядок із ними (не переносити на наступний рядок). Між останньою цифрою числа й позначенням одиниці слід залишати пробіл.

Багатозначнi числа розбиваються на класи по три цифри справа наліво і відокремлюються одна від одної проміжком в один знак. Чотиризначні числа не поділяються на класи. Наприклад: 10 513; 1997.

Не розбивають на групи цифри в числах, що позначають номер (після знака номера), в марках машин, механізмів, у позначеннях нормативних документів.

Цифри, як арабськi, так i римськi, відокремлюються вiд слів промiжком. Винятком є букви, що входять до складу словесно-цифрових позначень, які пишуться разом або через дефіс. Наприклад: будинок 7б; до справи 34Б; стереопрогравач «Діана П406С».

Порядковi числiвники мають відмінковi закiнчення, які пишуться через дефiс. Наприклад: 1-ша лiнія; 3-тє видання. .

Якщо записаний цiлий ряд порядкових числiвникiв, то відмінкове закiнчення ставлять тiльки пiся останньої цифри. Наприклад: 1, 2 i 3-й томи.

Порядковi числівники, що позначаються римськими цифрами, пишуться без вiдмiнкових закiнчень. Наприклад: II ґатунок; I курс.

Складнi прикметники, першою частиною яких є числiвник‚ що позначається цифрою, пишуть без вiдмiнкових закінчень через дефiс. Наприклад: 2-ступеневий; 5-поверховий.

Десятковi дроби, як і цілі числа , поділяють пробілами на групи по три знаки в кожній, але після коми в зворотному напрямі порівняно з цілими, наприклад: 25, 128 137; 3, 887 93; 42, 140 1.

Простi дроби пишуться через косу риску в одну лінію. Промiжка мiж чисельником i знаменником не роблять. Наприклад: 4/5; 2/3; 1/4.

У змiшаних дробах ціле число вiддiляють вiд дрбової частини iнтервалом в один знак. Налрмклад: 1 2/3.

Римські цифри вiд слiв відокремлюють промiжком. Наприклад:

ХХ століття.

Знаки “номер” (№); “параграф” (§) i “градус” (°) вiдокремлюють від цифри інтервалом: № 25; § 17; 45 °. Проте знак “за Цельсієм” (С) пишеться разом із знаком “градус”: 36,6 °С.

Символи “процент” (%), “хвилина” ('), “секунда” ('') пишуться разом iз цифрою: 110%; 30'; 30'20''.

Знаки “номер”, “параграф”, “процент”, “градус” у множині не подвоюються.

Арифметичнi знаки “плюс” (+), “мiнус” , “множення” (х), “дiлення” (:), знак “дорiвнює” (=) вiдокремлюютъ вiд цифри промiжком в один знак. Вони записуються тiльки з цифрами, у текстi — словами.

Знак граничного вiдхилення (±) пишуть iз цифрою разом: ±0,43.

Між вiд’ємними та додатними величинами, якi означають кайні межi, знак “тире” не ставитъся. У цьому разі пишуть прийменники “вiд” i “до”. Наприклад: температура повітря пiднялася вiд -5 до +10 °С.

Показники сетепеня та iндекси пишуь разом iз цифрою: 10²; 25³.

Географiчнi та математичнi позначення пишутъ скорочено.

Міри довжини i ваги позначають вiдповiдно до метричної системи мір:

км (кiлометр), м (метр), дм (дециметр), см (сантиметр), мм (мелiметр),

т (тонна), ц ( центнер), кг (кiлограм), г (грам), мг (мiлiграм), млрд (мiльярд), млн (мiльйон), тис. (тисяча).

Мiри площi та об’єму скорочують так:

км² (квадратний кiлометр),

м² (квадратний метр),

м³ (кубiчний метр),

см³ (кубiчний сантиметр).

У хiмічних формулах iнтервал між цифрами i буквами не роблять. Наприклад: Н2
О, Н2
SO4
.

33. Протоколи. Види, реквізити, вимоги до укладання.

Протокол – це службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, іншх засіданнях колегіальних органів. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення.

Залежно від повноти висвітлення процесу засідання протоколи бувають стислими і повними. В стислих протоколах зазначають прізвища доповідачів, теми доповідей, прізвища тих, хто виступив, рішення. За такими протоколами важко судити за перебіг зборів. Стислий протокол доцільно оформляти, коли є стенограми, тексти доповідей. Стисло протоколюють оперативні наради. В решті випадків слід складати повний протокол, який містить записи всіх виступів, а отже, відбиває роботу колективу, процес напрацювання рішення в сутичці думок, у дискусіях.

Проведенню таких заходів колегіальних органів передує велика подготовча робота, в ході якої складають низку документів, що супроводжують протокол: порядок денний, списки учасників засідання, списки запрошених, тексти доповідей чи тези виступів, довідки щодо обговорюваних питань, проекти рішень (постанов) із кожного питання порядку денного засідання.

Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Якщо засідання стенографують або записують на магнітну плівку, то протокол можуть складати після розшифрування записів. Веде протокол технічний секретар чи обрана особа. Призначення особи для протоколювання – важливий етап підготовки роботи колегіального органу, оскільки від її кваліфікації, вміння вникатив суть обговорюваних питань та обізнаності в них залежить якість запису виступів.

Реквизити протоколу: назва виду документа (П Р О Т О К О Л); дата засідання; індекс (номер); місце засідання; гриф затвердження (оформляють, якщо протокол підлягає затвердженню); заголовок (найменування колегіального органу або назва наради); вступна частина тексту (склад присутніх); порядок денний; текст; підпис.

Протоколи можна оформляти від руки в спеціальному прошнурованому журналі або за допомогою друкарської машини чи іншої оргтехніки.

Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації, установи.

Назву виду документа (П Р О Т О К О Л) розташовують зліва або посередині рядка. Вона зумовлює особливості викладу й побудови тексту документа, характеризує його призначення й ступінь обов’язковості виконання положень, які в ньому викладаються, а також підвищує його інформативність, її друкують великими літерами.

Дата засідання ставиться зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік – 17.06.96. Зазначають дату проведення засідання колегіального органу, а не дату остаточного оформлення чи підписанняпротоколу. Якщо засідання тривало кілька днів, то зазначають через тире дати першого й останнього днів роботи колегіального органу (10-13. 04. 2000; 29. 05.- 03. 06. 2000; 28. 12. 98 – 04. 01. 99).

Індекс. Становить порядковий номер засідання цього колегіального органу; нумерація може вестися протягом календарного року, навчального року (в навчальних закладах) чи від виборів до виборів (у виборних органах).

Місце складання або видання розташовується у верхній частині сторінки зліва, містить назву міста чи населеного пункту.

Гриф затвердження (оформляють, якщо протокол підлягає затвердженню). Розташовується у верхній правій частині документа. Великими літерами пишеться слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», під ним назва посади, особистий підпис, ініціали та призвище особи, що затвердила документ, нижче дата затвердження трьома парами арабських цифр. Затвердження документа відбувається після його підписання. Воно має на меті санкціонувати зміст документа або поширити його дію на певне коло організацій.

У заголовку наводять стислий виклад змісту документа, він має бути максимально коротким, ємким, точно передавати зміст тексту й граматично узгоджуватися з назвою документа. Містить назви виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) та колегіального органу. Пишеться малими літерами, розміщується під номером і датою.

Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну та основну. У вступній частині зазначають прізвища й ініціали головуючого, секретаря, присутніх, порядок денний; в основній – фіксують перебіг засідання колегіального органу.

Слова «Голова», «Секретар», «Були присутніми» друкують зліва (одне під одним), на рівні кожного проставляють тире й зазначають прізвища та ініціали в називному відмінку.

Порядок оформлення цього елемента протоколу такий. У протоколі засідання постійнодіючого колегіального органу спочатку фіксують присутніхпостійних членів (за алфавітом), а потім – запрошених (із зазначенням їхніх посад). У протоколі розширених засідань і зборів, де присутніх багато, склад їх зазначають кількісно, а список із прізвищами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис, наприклад: «Присутні: 97 чоловік (список додається).

У протоколах зборів, конференцій або з’їздів, де для ухвалення рішень потрібен певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і скільки було (чи кількість відсутніх). Наприклад у протоколах зборів пишуть: «На обліку в профспілковій організації – 282 особи, присутніх – 273, відсутніх – 9, із них 5 – у відрядженні; 4 – з невідомої причини». Їх друкують в один рядок, через один інтервал.

Вступ протоколу закінчується порядком денним. З 0-го положення табулятора друкують «Порядок денний», ставлять дві крапки. Через два інтервали нижче друкують з нового рядка порядкові номери питань.

Питання в порядку денному (доповідь, звіт, інформація) необхідно розташовувати так, щоб найважливіші та складні були першими. Питання перелічують у називному відмінку.Назва посади, ініціали і прізвище друкують у родовому відмінку.

Іноді, наприклад у разі протоколювання засідань колегій міністерств, комітетів, порядок денний може додаватися до протоколу. Тоді його не вносять у текст протоколу, а роблять посилання: «Порядок денний засідання додається».

Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожну позицію нумерують арабськими цифрами. В кожному з розділів є такі підрозділи: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ», «ВИРІШИЛИ»).

Слово «СЛУХАЛИ» друкують великими літерами, перед словом ставлять цифру, що відповідає питанню, після слова «СЛУХАЛИ» ставлять двокрапку. Прізвище й ініціали доповідача необхідно писати у родовому відмінку з абзацу, після прізвища з ініціалами ставлять тире і з великої літери пишуть зміст доповіді у вигляді прямої мови. Якщо текст доповіді стенографуєються або додається окремо, то після прізвища з ініціалами ставлять тире і з великої літери роблять запис: «Текст доповіді додається».

Слово «ВИСТУПИЛИ» друкують великими літерами, після нього ставлять двокрапку. Ініціали і прізвище виступаючого пишуть у називному відмінку з абзацу (в дужках вказують посаду), потім ставлять тире і з малої літери друкують текст доповіді.

Запитання доповідачу і його відповіді розміщують у розділі «ВИСТУПИЛИ» і оформлюють так само.

Наприкінці кожного розділу записують прийняту ухвалу (постанову, рішення) з обговорюваного питання порядку денного.

Слово «УХВАЛИЛИ» друкують великими літерами, через два інтервали нижче попереднього тексту. Ухвали, що містять кілька питань, поділяють на пункти й підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Кожний пункт друкують з нового рядка. Ухвала, як і всі розпорядчі документи, має бути конкретною (кому, що виконати, до якого числа тощо).

Підписи розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає займаній посаді – зазначення посади (ліворуч), ініціали і прізвище особи, що підписала документ (праворуч), підпис (посередині). Розшифрування підпису в дужки не береться. Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени комісій.

Під час засідання можна скласти лише чорновий варіант протоколу. В п’ятиденний термін протокол уточнюють, вивіряють згідно зі стенограмами й фонозаписами, редагують і оформляють. Якщо до протоколу додають стенограму , то про це роблять запис після першої частини тексту, наприклад: «Засідання вченої ради стеноргафували. Стенограма додається».

Рішення колегіальних органів доводять до виконавців у вигляді окремих документів – постанов, ухвал, а на підприємствах, що діють на основі єдиноначальності, - у вигляді наказів. У решті випадків оформляють витяг із протоколу.

35. Положення як правовий акт, правила оформлення.

Положення – це правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов’язки й організацію роботи підприємств, організацій, установ, фірм, їхніх структурних підрозділів, а також підпорядкованих їм підприємств, організацій, установ, фірм.

За змістом розрізняють такі положення: про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т.д., їхні структурні підрозділи – комісії, бюро, групи тощо з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов’язків та організації роботи; що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання; про організацію й проведення різних заходів – культурно- й спортивно-масових, конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів.

За виготовленням положення бувають типові та індивідуальні. Типові положення розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні – створюють за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ.

Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого рангу.

Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).

Положення повинно мати такі реквізити: назва виду документа, герб, назва установи, дата, місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст, підпис.

Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

Назву виду документа (ПОЛОЖЕННЯ) розташовують зліва або посередині рядка. Вона зумовлює особливості викладу й побудови тексту документа, характеризує його призначення й ступінь обов’язковості виконання положень, які в ньому викладаються, а також підвищує його інформативність, її друкують великими літерами.

Герб розташовується посередині або у кутку над серединою рядка з назвою організації.

Назва установи розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа.

Дата є обов’язковим реквізитом документа. Позбавлений дати діловий папір до певної міри втрачає юридичну силу. Дата є пошуковою ознакою й використовується при посиланнях на цей документ разом з його назвою та реєстраційним індексом. Дата ставиться зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік – 17.06.96.

Місце видання розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту.

Заголовок (вказується структурний підрозділ або колегіальний орган) друкується малими літерами, розміщується в лівому верхньому кутку документа під номером і датою. Він, як правило, починається з прийменника «про». У ньому коротко, однією фразою в узагальненій формі викладається зміст ділового папера. Називається не лише поняття, про яке йдеться, а й викладається суть дії.

Гриф затвердження розміщується у верхній правій частині документа. Великими літерами пишеться слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», під ним назва посади, особистий підпис, ініціали та призвище особи, що затвердила документ, нижче дата затвердження трьома парами арабських цифр. Затвердження документа відбувається після його підписання. Воно має на меті санкціонувати зміст документа або поширити його дію на певне коло організацій.

Текст розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля). Його, як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти. Він звичайно складається з таких розділів:

1. Загальні положення.

2. Майно та кошти підприємства.

3. Виробнича та господарча діяльність.

4. Права та обов’язки підприємства або його підрозділів.

5. Структура управління.

6. Реорганізація та ліквідація установи, організація підприємства.

У першому розділі вказуються мета створення підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів, головні завдання, функціональні зв’язки з іншими організаціями, підрозділами.

У другому розділі вказуються основні та оборотні кошти, порядок придбання майна, амортизаційні відрахування та їх призначення, прибуток, відрахування на премії робітникам та службовцям, житловий фонд, службові приміщення, порядок використування надлишків невикористаних оборотних коштів.

В інших розділах регламентується виробнича та господарча діяльність підприємства.

Залежно від специфики діяльності в положенні можна також відобразити процес капітального будівництва, винахідництва та раціоналізації, стан матеріально-технічного забезпечення.

Підпис є обов’язковим реквизитом документа. Він складається з назви посади особи, яка підписує документ (ліворуч), її особистого підпису (посередині) та його розшифрування (праворуч). Розшифрування підпису в дужки не береться. Засвідчення документа означає затвердження підготовки, воно надає документові юридичної сили, підтверджує відповідальність певної службової особи за його зміст.

Положеннями також визначається правовий статус тимчасово створених комісій, груп, бюро тощо.

40. Вказівки, розпорядження: реквізити, правила укладання.

Вказівка – це розпорядчий документ, який створюють на підприємствах переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також для організації виконання наказів, інструкцій, інших актів органів управління.

Звичайно вказівки видаються при оформленні відряджень, вирішенні поточних організаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.

Вказівка має такі реквизити: назва відомства, установи та структурного підрозділу; вид документа; дата; місце видання; індекс; заголовок; текст; підпис; відмітка про погодження; позначка про виконавця.

Вказівки оформляють на загальних чи спеціальних бланках формату А4.

Назва відомства установи і структурного підрозділу розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа.

Назву виду документа (В К А З І В К А) розташовують зліва або посередині рядка. Вона зумовлює особливості викладу й побудови тексту документа, характеризує його призначення й ступінь обов’язковості виконання положень, які в ньому викладаються, а також підвищує його інформативність, її друкують великими літерами.

Дата є обов’язковим реквізитом документа. Позбавлений дати діловий папір до певної міри втрачає юридичну силу. Дата є пошуковою ознакою й використовується при посиланнях на цей документ разом з його назвою та реєстраційним індексом, який включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара - індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку, розміщується зліва під назвою виду документа. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік – 17.06.96. Її проставляють у день підписання вказівки.

Місце видання розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту.

Заголовок розміщується в лівому верхньому кутку документа під номером і датою, пишеться малими літерами. У ньому наводять стислий виклад змісту документа, він має бути максимально коротким, ємким, точно передавати зміст тексту й граматично узгоджуватися з назвою документа.

Текст указівки поділяється на дві частини: констатувальну (вступну) й розпорядчу. Констатувальну частину, як правило, починають усталеними виразами, наприклад прийменниками «Для...», «Відповідно до...», «Згідно з...» тощо. Розпорядча частина вказівок викладається в наказовій формі. Її почнають словами «ЗОБОВ’ЯЗУЮ», «ПРОПОНУЮ» (останнє вживають тоді, коли виконавця не можна зобов’язати виконувати дії, що не входять до його обов’язків згідно з посадовою інструкцією), після яких ставлять двокрапку, друкують великими літерами. Далі наводять заходи й дії, зазначають посадових осіб, які відповідають за їх реалізацію, та вказують терміни виконання завдань. Цю частину тексту можна поділяти на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Текст кожного пункту може розпочинатись із зазначення конкретної дії, вираженої дієсловом неозначеної форми, або із зазначення виконавця. Виконавцями можуть бути особи, організації чи структурні підрозділи. Назву організації чи структурного підрозділу, прізвище й посаду виконавця наводять у давальному відмінку. Останній пункт містить указівку про особу, яка відповідає за виконання наказу в цілому, наприклад: «контроль за виконанням доручити головному інженерові Петренку С.М.».

До складу підписа входять: зазначення посади (ліворуч), ініціали і прізвище особи, що підписала документ (праворуч), підпис (посередині). Розшифрування підпису в дужки не береться. Право підписувати вказівку має перший керівник підприємства, головний інженер та їхні заступники.

Відмітка про узгодження розташовується нижче від реквізиту «підпис» або на окремій сторінці, починається зі слова «УЗГОДЖЕНО» або «ПОГОДЖЕНО»; назви посади службової особи (включаючи назву установи), з якою узгоджується документ; особистого підпису; його розшифрування; дати. Попереднє погодження проекту документа є однією з важливих і відповідальних чинностей. У процесі погодження визначається правильність зафіксованих положень, їх обгрунтованість, правомірність документа стосовно чинного законодавства і правових актів, які визначають компетенцію установи.

Позначку про виконавця розташовують в лівому нижньому куті документа або, якщо немає місця, то на звороті останнього аркуша документа. Вона складається з прізвища виконавця і номера його службового телефона. У разі потреби зазначають шифр друкарки, кількість віддрукованих примірників, дату віддрукування, куди направлено примірники.

Розпорядження – це акт управління посадової особи, державного органу, організації, установи, підприємства (незалежно від форм власності), котрий виданий у межах їхньої компетенції й має обов’язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих організацій, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження становлять підзаконні акти й поділяються на дві групи: розпорядження загального характеру – тривалої дії; розпорядження окремого характеру – стосуються конкретного вузького питання.

Розпорядження видають Президент України, Кабінет Міністрів (на підставі й для виконання законів, рішень Президента України, Верховної Ради та її Президії), виконкоми Рад народних депутатів, а також керівники підприємств (організацій, установ) та їхні заступники для вирішення оперативних завдань. Як правило, розпорядження, що їх видають на підприємствах, мають обмежений термін дії й стосуються вузького кола підрозділів чи посадових осіб (працівників).

Оформляють розпорядження на загальних чи спеціальних бланках формату А4.

Склад реквізитів такий самий, як і склад реквізитів указівки, лише в констатувальній частині тексту можуть уживатися слова «ЗОБОВ’ЯЗУЮ», «ДОЗВОЛЯЮ», «ЗАБЕЗПЕЧИТИ» тощо. Часто розпорядження мають додатки.

46. Укладання договорів про спільну діяльність.

Договір – це документ, в якому зафіксовано угоду між сторонами про взаємодію (взаємне зобов’язання) й належним чином оформлено.

Сторонами договору можуть бути фізичні особи, працівники, підприємства, організації, установи, фірми.

Договори укладаються з урахуванням інтересів сторін і відповідно до чинного законодавства. Проект договору готує сторона-ініціатор (друга сторона може підготувати свій варіант проекту). В разі потреби залучають юриста.

Договір – це юридичний документ, тому, формулюючи його умови, необхідно уникати двозначності, нечіткості.

Підготовлений і належним чином оформлений договірпідписується сторонами. В окремих випадках необхідно переконатися в повноваженнях особи, яка підписує договір (перевірити доручення, паспорт, а в разі потреби зібрати інформацію про контрагента).

Договір про спільну діяльність – це службовий документ, в якому фіксують угоду між сторонами про встановлення ділових відносин, пов’язаних із господарською діяльністю, й який регулює ці відносини. Такі договори між підприємствами належать до найважливіших засобів міжвиробничих зв’язків у нових умовах господарювання й розвитку ринкових відносин.

Договори про спільну діяльність оформляють на загальних, трафаретних (нечасто) бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. Якщо договір складено на кількох сторінках (аркушах), то другу і наступні нумерують арабськими цифрами, номери проставляють посередині довжини робочої площі на верхньому березі без слова «сторінка» (с.) та розділових знаків і кількість сторінок (аркушів) зазначають у тексті документа.

Назву виду документа (Д О Г О В І Р) розташовують зліва або посередині рядка. Вона зумовлює особливості викладу й побудови тексту документа, характеризує його призначення й ступінь обов’язковості виконання положень, які в ньому викладаються, а також підвищує його інформативність, її друкують великими літерами.

Дата є обов’язковим реквізитом документа. Позбавлений дати діловий папір до певної міри втрачає юридичну силу. Вона записується словесно-цифровим способом ( 24 серпня 1996 р.) у такій послідовності: день, місяць, рік (рік обов’язково зазначають чотирма цифрами). Її проставляють у день підписання договору.

Реєстраційні індекси авторів проставляють через косу лінію в порядку зазначення авторів на документі (зліва на право).

Місце складання містить назву міста чи населеного пункту. Розміщують під назвою виду документа.

Заголовок до тексту друкується малими літерами зліва (Про спільну діяльність).

Текст договору поділяють на дві частини:

- вступну, де зазначають назви сторін, між якими укладається договір, посади, прізвища, імена, по батькові осіб, котрі підписуватимуть договір; у разі потреби наводять посилання на документи, що засвідчують повноваження особи, яка підписує договір;

- основну, в якій є пункти: «Предмет договору», «Обов’язки сторін», «Особливі умови», «Відповідальність сторін», «Порядок розірвання договору», «Форс-мажор», «Загальна сума договору», «Термін дії договору», «Інші умови договору» й т. ін.

Якщо документ має додатки, то позначку про них розташовують ліворуч у верхній половині сторінки.

Нижче оформляють юридичні адреси, в яких вказують найменування установ, поштови адреси, розрахункові рахунки (кожний елемент пишеться з нового рядка) та підписи сторін, до складу яких входять: зазначення посад, підпис, ініціали і прізвища осіб, що підписали документ. Розташовуються на одному рівні ліворуч і праворуч.

Проставляють відбитки гербових (круглих, що прирівнюються до гербових) печатки усіх сторін, які підписали даний договір. Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він захоплював частину назви посади особи, яка підписує документ.

Часто в договорах такі слова, як «Товариство», «Фірма» тощо, пишуться з великої літери, оскільки вони набувають значення власного імені.

Договір вважають чинним тоді, коли сторони дійшли згоди з усіх пунктів і оформили його письмово.

51. Накази з особового складу. Реквізити наказу.

Наказ – це правовий акт, що його видає керівник підприємства на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед даним підприємством. Якщо наказ видає вища інстанція, то він може стосуватися широкого кола організацій і посадових осіб.

Складання й оформлення наказу регламентуються інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами. В них передбачено обов’язкове дотримання низки вимог і правил, що мають забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне виконання їх, правильне і всебічне вирішення питання.

Проект наказу слід обов’язково погоджувати з усіма заінтересованими особами (структурними підрозділами) даного підприємства. Якщо встановлені правила видання наказу порушено, то він утрачає юридичну силу, і його слід скасувати. До проекту наказу додають документи, що обумовлюють його доцільність.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в тексті. Право підписання наказу визначається законодавством: як звичайно, це право мають керівники, їхні перші заступники, а також деякі посадові особи відповідно до їхніх повноважень і компетенції.

Накази видають на підставі й з метою виконання чинних законів, указів, постанов і рішень. Керівник може видавати накази з усіх питань, що входять до його компетенції.

Здебільшого наказ діє доти, доки його не буде скасовано або доки не закінчиться термін його дії, визначений у самому тексті. Скасувати наказ може тільки вповноважена особа чи інстанція.

Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стягнень і ін.

На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу. На підприємствах з невеликим обсягом документообігу зазначенi накази оформляють на загальних, спецiальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. Перевагу віддають варіантові поздовжнього розташування постійних реквізитів.

Реквизити наказу по особовому складу такі:

Назва виду документа (Н А К А З) зумовлює особливості викладу й побудови тексту документа, характеризує його призначення й ступінь обов’язковості виконання положень, які в ньому викладаються, а також підвищує його інформативність, її друкують великими літерами.

Дата є обов’язковим реквізитом документа. Позбавлений дати діловий папір до певної міри втрачає юридичну силу. Дата є пошуковою ознакою й використовується при посиланнях на цей документ разом з його назвою та реєстраційним індексом, до якого додають літери ВК (відділ кадрів). Дата ставиться зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік – 17.06.96. Її проставляють у день підписання наказу.

Місце видання містить назву міста чи населеного пункту, де видається наказ.

Заголовок розміщується в лівому верхньому кутку документа під номером і датою. У ньому коротко, однією фразою в узагальненій формі викладається зміст ділового папера. Називається не лише поняття, про яке йдеться, а й викладається суть дії. Заголовки до тексту наказу можуть бути такі: «Про прийняття на роботу», «Про переведення на іншу роботу», «Про звільнення», «Про надання відпустки», «Про заохочення», «Про порушення», «Про накладання дисциплінарного стягнення».