Перевод дипломатической документации с английского языка на русский язык

.

Данная работа посвящена написанию и переводу дипломатической документации, в частности деловой и коммерческой корреспонденции. Подробно описаны основные виды документации: заказы, запросы, контракты, рекламации и т.д. К каждому из видов документации приведены примеры на английском языке с переводом на русский язык, а так же предоставлены самые распространенные выражения и слова, используемые в ходе написания документов.

В конце работы дается подробное описание одного из основных видов дипломатической документации - договор о покупке товара у зарубежного предприятия. К тексту прилагается словарь минимум и соответствующие пояснения.

Деловые связи немыслимы без обмена деловой корреспонденцией. Веками складывающийся письменный деловой этикет все прочнее завоевывает свои позиции, несмотря на то, что у него появились такие набирающие силу соперники, как телефон, телекс, факс, спутниковая и компьютерная связь, видеотелефон. Кроме того, все меньше и меньше проблем составляет перелет из одной страны в другую для личных контактов. Тем не менее, помимо преимуществ устных переговоров, скажем, оперативность обмена информацией при переговорах по телефону, существуют и свои недостатки – высокая стоимость переговоров и, что самое главное, довольно частое элементарное непонимание.

Иное дело изложение своих мыслей на бумаге, когда есть время подумать, заглянуть в справочник, в словарь.

Составление деловых писем – труд поначалу непростой, но при некотором навыке уже можно будет с легкостью оперировать богатым арсеналом письменного делового этикета и соблюдать давно сложившееся вполне четкие критерии качества делового письма: стиль, тон,. Клише, структуру.

Разумеется, перед составлением делового письма вы должны четко уяснить, что именно вы хотите сообщить в своем послании, что узнать. Не лишним иногда бывает набросать черновик письма и попытаться изложить свои мысли по возможности кратко, но и не в ущерб смыслу.

Избыточная информация в деловом письме не приветствуется. Конкретное письмо должно быть посвящено конкретному вопросу. Не следует пользоваться замысловатыми выражениями и сложными грамматическими конструкциями. Постоянно помните, что читать ваше письмо будут деловые люди, которых не интересуют не ваши писательские способности, а четко изложенная информация, суть дела.

Иногда получается так, что в деловом письме трудно обойтись без постоянного повторения одних и тех же слов. По этому поводу не стоит особо беспокоиться. В деловых письмах тавтология вполне уместна и тщательно подбирать синонимы здесь нет нужды.

Еще одно существенное замечание. В английском письменном деловом этикете не принято употреблять просторечные слова и жаргоны,.. потому что наличие их в письме может сформировать негативное отношение к отправителю как к некультурному человеку. Однако отметим, что в коммерческом виде делового письма, особенно если дело касается рекламной направленности послания, часто можно встретить и разговорные формулы, и сленг.

Аккуратность оформления письма, отсутствие ошибок, красота расположения материала – все это располагает к вам адресата, вызывает его уважение. Деловое письмо, как впрочем и любое другое, должно быть тщательно и аккуратно оформлено, без опечаток или описок, со строгим соблюдением письменного делового этикета от заголовка до подписи. Особенно это справедливо, когда речь идет о деловых письмах.

Структура делового письма в англоязычных странах несколько отличатся от структуры частных писем, но это отличие незначительною В деловом письме имеются все те же части (элементы), что и в неофициальном письме. Кроме того, в нем могут быть и некоторые, свойственные только деловому письму, элементы.

Перечислим части делового письма:

1. заголовок, включающий наименование компании и адрес отправителя (Companyletterheading; Sender’saddress)

2. Дата письма (Date)

3. Адрес получателя (Insideaddress)

4. Обращение (Salutation)

5. Указание на содержание письма (Subjectline)

6. Основнойтекстписьма (Body of the letter)

7. Заключительная формула вежливости (Complimentaryclose)

8. Подпись отправителя (Signature)

9. Инициалы автора письма и исполнителя (Identifyinginitials)

10. Указание на приложения (Enclosures)

11. Постскриптум, те приписка к оконченному письму (Postscript)

12. Уведомление о наличии копий (Notationofcopiessent).

Следует заметить, что в деловом письме не обязательно наличие перечисленных выше составных частей. Скажем, при отсутствии приложений, необходимость в этом разделе письма отпадает.

1.
Заголовок.

Напечатанный типографским способом заголовок содержит наименование и адрес организации или фирмы, отправляющей письмо, и ряд подробностей, как то: адрес для телеграмм, номер и условное название телетайпа, номера телефонов, названия коммерческих кодов, употребляемых для телеграфных сношений и т.п. Под названием организации часто указывается род ее деятельности. В заголовках писем английских акционерных компаний иногда проставляются фамилии директоров компании.

Названия внешнеторговых объединений не переводятся на иностранные языки. Слова «внешнеторговое объединение» и «экспортно-импортное объединение» пишутся латинским шрифтом в транскрипции, принятой для всех иностранных языков – VNESHNETORGOVOJEOBJEDINENIJE, EXPORTNO-IMPORTHOJEOBJEDINENIJE.

Vneshnetorgovoje Objedineije “Machinoexport”

В конце названий многих английских торговых и промышленных предприятий, банков стоит слово Limited (Ltd):

A. Smith & Co., Limited

The Sheffield Engineering Co., Ltd.

Слово Limited представляет собой сокращение выражения limitedliabilitycompany компания с ограниченной ответственностью. Это выражение означает, что ответственность членов компании (акционеров) ограничивается номинальной стоимостью приобретенных ими акций.

В США вместо слова Limited после названий многих торгово-промышленных предприятий стоит слово Corporation или слово Incorporated (Inc). Corporation означает соединение лиц, корпорация и в названиях американских фирм, банков и т.д. в большинстве случаев употребляется вместо stockcorporation акционерная корпорация. Incorporated означает зарегистрированный как корпорация:

The American Mining Corporation

James Smith and Company, Incorporated

Отсутствие слова Limited (Ltd) в названиях английских предприятий и слов Corporation или Incorporated (Inc) в названиях американских предприятий указывает на то, что данное предприятие является товариществом (partnership), члены которого отвечают по обязательствам предприятия всем своим имуществом.

Часто в заголовке напечатано указание на ссылку, которую отправитель письма просит адресата упомянуть в своем ответе. В ссылках обычно приводятся инициалы составителя письма, инициалы машинистки, сокращенное обозначение отдела, номер отдела и т.п.

Our reference AC/DK/156 – Наша ссылка AC/DK/156

Your reference 15/16/1867 – Ваша ссылка 15/16/1867

In your reply please refer to FL/KD/156789 – В вашем ответе просим сослаться на FL/KD/156789

In your reply please mention our reference CA/DB – В вашем ответе просим упомянуть нашу ссылку CA/DB

Our file No. 12/16/1678 - Наше дело 12/16/1678

Please quote No. 1567/AC when replying – В ответ просим сослаться на № 1567/AC

В заголовках некоторых фирм можно встретить следующую фразу:

All communications to be addressed to the company and not to individuals. Все сообщения должны быть адресованы компании, а не отдельным лицам.

2.
Дата письма.

Дата отправления письма обычно пишется в правом углу под заголовком. Дата обозначается одним из следующих способов:

1. 12th
September, 1978

2. 12 September, 1978

3. September 12th
, 1978

4.September 12, 1978

Предлог on и артикль перед датой не ставятся. В Англии наиболее распространен первый способ обозначения даты – 12th
September, 1978. Этот же способ обычно употребляется в письмах, исходящих от российских внешнеторговых организаций. В США часто применяется четвертый способ – September 12, 1978.

При обозначении даты по способам 1 и 3 необходимо обращать внимание на правильное написание порядкового числительного при помощи цифр и одного из окончаний st, nd, rd , th: 1st
, 2nd
, 3rd
, 4th
.

Следует также иметь в виду, что перед числительными, обозначающими год, обычно ставится запятая. Точка в конце обозначения даты не обязательна.

Названия месяцев, кроме March, May, June, July часто сокращаются:

January – Jan. September – Sept.

February – Feb. October – Oct.

April – Apr. November – Nov.

August – Aug. December – Dec.

3.
Наименование и адрес получателя письма.

Наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, проставляется на левой стороне бланка письма у линии поля немного ниже строки с датой. Название организации или фамилия лица обычно пишутся на отдельной строке.

Если письмо адресуется фирме, то перед ее названием принято ставить Messrs, которое представляет собой сокращение французского слова Messieurs господа и употребляется со значением фирма обычно в том случае, когда в названии фирмы имеются фамилии каких-либо лиц. В конце слова Messrs. Обычно ставится точка:

Messrs. A. Robinson and Sons – Фирме А. Робинсон энд Санз

Messrs. John Brown & Co., Ltd. – Фирме Джон Браун энд Ко Лимитед

При адресовании писем какой-либо фирме или другой организации следует приводить название организации полностью в таком же виде, в каком оно дано в заголовках писем, исходящих от этой организации, или в торговых справочниках, не допуская каких-либо сокращений или изменений.

Когда письмо адресуется отдельному лицу-мужчине, то перед его фамилией ставится слово Mr., которое представляет собой сокращение слова Mister мистер, господин и полностью никогда не пишется. В конце слова Mr. Обычно ставится точка.

Перед фамилией лица следует указать его имя или первые буквы имен:

Mr. HaroldBrown – мистеру Гарольду Брауну

В Англии вместо Mr. Иногда после фамилии лица пишется слово Esq. Слово Esq. Представляет собой сокращение слова esquire – эсквайер – и полностью никогда не пишется. В конце слова Esq. Стваится точка. Перед фамилией лица необходимо и в этом случае указать его имя или инициалы:

Harold Brown, Esq. – Гарольду Брауну, эсквайеру

В отличие от русского языка, в английском языке имя или первые буквы имен какого-нибудь лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда пред ней. Прописные буквы, встречающиеся после фамилий каких-либо лиц, являются сокращениями, указывающими на принадлежность к определенной организации, на звание или на орден, которым награждено это лицо:

A.B. Smith, M.P. (M.P. – Member of Parliament – член парламента)

C.D. Brown, M.I.C.E. (M.I.C.E. – Member of the Institution Of Civil Engineers – член Института гражданских инженеров)

A.F. White, LL.D. (LL.D. – Doctor of Laws – доктор юридических наук)

G.H. Black, K.C.V.O. (K.C. V.O. – Knight Commander of the Victorial Order - кавалер ордена королевы Виктории).

Иногда письмо адресуется должностному лицу в какой-нибудь организации. Когда фамилия лица,. Занимающего определенную должность в данной организации, неизвестна,. То адресат обозначается следующим образом:

TheChairman, A.Smith & Co, Ltd – председателю компании А. Смит энд Ко. Лимитед

Указание должности без фамилии лица, ее занимающего, возможно,.. однако, лишь тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной в адресе (Chairman - председатель, President – президент, председатель, ManagingDirector – директор-распорядитель, Secretary - секретарь, ChiefAccount – главный бухгалтер.)

При адресовании писем замужним женщинам в Англии и США употребляется слово Mrs. Миссис, госпожа.

Mrs. MaryBrown

Слово Mrs. Представляет собой сокращение слова Mistress миссис, госпожа. Mrs. Полностью никогда не пишется и самостоятельно, т.е. без фамилии лица, не употребляется. В конце слова Mrs. Обычно ставится точка – так же, как и после всех сокращенных слов. При адресовании писем незамужним женщинам употребляется слово Miss мисс, госпожа, за которым следует имя адресата и фамилия:

MissMaryWhite

После наименования организации или фамилии адресата на отдельной строке пишется номер дома и название улицы, а затем – также на отдельной строке – название города: Номер дома всегда стоит перед названием улицы. Название города сопровождается в необходимых случаях принятым обозначением почтового района. Графство (В Англии) или штат (в США) пишутся после названия города. Если письмо адресуется за границу, то после названия города следует название страны. После наименования организации или фамилии адресата ставится запятая. Запятая ставится также после названия улицы и перед обозначением почтового района, штат, страны. Между номером дома и названием улицы запятая не обязательна. Слова Street, Place, Avenue пишутся с прописной буквы.

Messrs. A. Smith & Company, Limited

25, Leadenhall Street,

London, E.C.,

England.

Рассмотрим один из примеров такого письма:

Brain Institute

Svetlanovsky Avenue 47

Leningrad 145238

USSR

April 8, 1990

Brain Research Street

19 Oxford Street

London, NE 20

England

Dear Mr. Smith,

Thank you so much for your kind invitation to take part in the International Congress to be held next month.

It gives me pleasure to accept your invitation and I look forward to seeing you and other friends of mine.

Sincerely yours,

S. Voronin

Director

SV
/
vd

4.
Вступительное обращение и заключительная форма вежливости.

Вступительное обращение и заключительная форма вежливости представляют собой общепринятые стандартные формулы, играющие в письмах ту же роль, какую в разговоре играют соответственно выражения goodmorning, good-bye.

В настоящее время в деловых письмах наиболее распространены нижеследующие формулы вежливости:

1. в письмах к фирмам и организациям - DearSirs, Gentlemen

2. в письмах к отдельным лицам – DearSir, Dearmadam

Интересно отметить, что обращение MyDearSir (Уважаемый господин) к незнакомым людям является строго формальным, и местоимение «мой» ничуть не вносит оттенок интимности в это обращение. Таким образом, можно видеть, что в письмах английское слово dear является самым популярным и самым распространенным. И каждый раз, в зависимости от ситуации, оно имеет разные оттенки значения: от «дорогой» до «уважаемый». То же самое можно сказать и о слове friend. Это слово в английском языке, как говорят ученые, имеет широкую семантику, гораздо более широкую, чем имеет слово друг в русском языке. Другом в английском (и особенно в американском) смысле слова может быть и партнер по аэробике, и коллега по работе, и человек, бегающий по утрам по тому же маршруту. Иными словами, у американца гораздо больше друзей, чем у русского.

Что касается заключительной формулы вежливости (так же, как и обращение) зависит главным образом от того, в каких отношениях вы находитесь с адресатом.

Первый, - когда выпишите другу или родственнику, или хорошему знакомому: Sincerely
yours
– Искренне твой, Faithfully
yours
– Преданный тебе , Yours
(
very
)
sincerely
– Твой (Ваш), Always
sincerely
yours
– Всегда искренне твой, Ever
yours
- Всегда твой, Very
cordially
yours
– Сердечно твой , Yours
truly
– Преданный тебе .

Второй – недостаточно знакомым людям или официальным лицам обычно пишут: Yours
sincerely
- Искренне ваш, Yourstruly – Преданный вам, Respectfully
yours
– С почтением , Yours
very
respectfully
– С глубоким почтением .

Таким образом, форма Sincerely
yours
в ее различных вариантах фактически является самым верным и безошибочным окончанием письма для множества ситуаций общения. В зависимости от тона всего письма ее многочисленные варианты могут восприниматься как официальные или, наоборот, не имеющие никакой официальной тональности.

Когда отправитель письма, адресованного какой-нибудь организации желает, чтобы письмо было прочитано определенным лицом в этой организации, то перед вступительным обращением (или под ним) ставится следующая надпись:

For the attention of Mr. D. Robinson – Вниманиюг-наД. Робинсона

Attention of Mr. D. Robinson

Такая надпись обычно подчеркивается для того, чтобы она бросалась в глаза сотруднику, разбирающему почту в данной организации, и была направлена соответствующему лицу.

5.
Указание на общее содержание письма.

Перед основным текстом письма часто дается краткое указание относительно содержания или темы письма. Это указание обычно помещается между вступительным обращением и основным текстом и подчеркивается для того, чтобы привлечь внимание лица, разбирающего почту. Все слова в указании, кроме артиклей, предлогов и союзов, пишутся с прописной буквы.

Примеры:

1. Dear Sirs,

Order No. 1234 for “Volga” Cars

We have received your letter…

Уважаемые господа!

Заказ №1234 на автомобили «Волга»

Мы получили Ваше письмо…

6. Подпись.

Подпись на письме помещается на правой стороне листа под заключительной формулой. Подпись на письме иностранной фирмы или организации выглядит обычно следующим образом. На первой строчке под заключительной формулой проставлено название фирмы или организации, напечатанное на пишущей машинке или воспроизведенное путем оттиска каучукового штемпеля. Оно должно точно совпадать с названием фирмы или организации, напечатанным типографским способом в заголовке письма. Под названием уполномоченное фирмой или организацией лицо ставит чернилами свою подпись. На той же строке или ниже следует напечатанное на машинке название должности лица, подписавшего письмо, или название соответствующего отдела предприятия. Часто фамилия подписавшего письмо также напечатана на машинке под рукописной подписью. Отдельные строчки в подписи не разделяются запятыми. Председатель, директора и секретарь акционерной компании обычно подписывают текущую корреспонденцию, например, так:

A. Smith & Co., Ltd

A. BrownDirector

7.Указание на приложения.

Если к письму приложены какие-нибудь материалы или документы, то в левом углу письма ниже подписи пишется слово Enclosure – приложение или слово Enclosures – приложения, чаще сокращенно - Encl. Если имеются два приложения и более, то указывается их число: 3 Enclosures или 3 Encl. (3 приложения) .

В указании на приложения рекомендуется перечислить посылаемые материалы, в особенности когда это важные или ценные документы. Слова в названиях материалов или документов пишутся при этом с прописной буквы, кроме предлогов, артикли обычно опускаются.

Encl: Cheque Приложение: чек

Enclosures: приложения:

Bill of Lading коносамент

Insurance Policy страховойполис

Invoice счет-фактура

8. Постскриптум

Постскриптум (
Postscript), т.е. приписка
в конце письма после подписи, допускается лишь в том случае, когда после подписания письма произошло событие, о котором нужно немедленно сообщить адресату. Приписка начинается с сокращения P.S., в конце приписки снова ставится подпись.

Коммерческое письмо.

Всем знакомое английское слово «бизнес» уже прочно вошло в наш язык, и, что под этим словом подразумевается, объяснять нет нужды. Также и производные от этого слова, типа бизнесмен, и у нас, и в Европе, и по всему миру ассоциируются с торговлей, биржевыми сделками,

вкладыванием капитала и т.д., одним словом, с традиционным западным бизнесом в нашем понимании.

Однако, если переводить слово «business» на русский язык, то получается некоторое несовпадение смыслов. Строго говоря, «business» переводится как «дело», а, скажем, «businessletters» переводится как «деловые письма», чему в английском языке есть соответствующий эквивалент «officialcorrespondence» («официальная переписка»).

Действительно, деловые письма не обязательно должны быть коммерческими, но могут быть, и юридическими, дипломатическими, научными и многими другими официальными письмами. Таким образом, коммерческая переписка является лишь частью, правда довольно внушительной, деловой переписки.

Во многом внутренние реквизиты коммерческого письма (ученые называют их «клише») архаичны и составляют стройную, довольно устойчивую систему, этакий «деловой канцелярит». Однако суховатый официальный язык коммерческого письма, как впрочем и любой другой язык, со временем меняется. Не будем судить, в хорошую или плохую сторону меняется интересующий нас язык, но отметим, что он все больше упрощается. Все реже в деловых письмах встречаются вычурные архаичные фразы и громоздкие грамматические конструкции. Все активнее используются обычные разговорные формы, все чаще появляются в коммерческих простых письмах яркие, образные выражения, нередко можно встретить даже сленг. Характер коммерческого письма становится все более доверительным, располагающим и убеждающим.

Если вам доведется переписываться с какой-нибудь американской фирмой, то вы не застрахованы от остроумного письма, в котором может быть уместна шутка, интересная цитата, даже анекдот или загадка. Естественно, подобные «фокусы» исключены в больших официальных документах.

Британский стиль, напротив, отличается завидным постоянством, и, можно сказать, что консервативность его не знает границ. До сих пор можно порой встретить в британских коммерческих письмах клише 18-19 веков, типа:

We beg to acknowledge your esteemed favour of the 5th
inst.

Позвольте засвидетельствовать почтение за любезно оказанную нам честь (имеется в виду письмо) от 5 числа сего месяца. Что на современном английском языке имело бы вид:

We received your letter of 5th
May.

Мы получили ваше письмо 5 мая.

В современных деловых письмах вообще, и в коммерческих письмах в частности, приняты следующие клише:

We thank you for the letter of 5th
May
- БлагодаримзаВашеписьмоот 5 мая

Many thanks for your letter
– БольшоеспасибозаВашеписьмо

In reply to your letter of (request)
– ВответнаВашеписьмоот (просьбу)

W e are pleased to tell you that
– РадысообщитьВам,что

At your request, we sent you
– Повашейпросьбемывыслаливам

We have considerable interest in
– Мыоченьзаинтересованыв

Запросы. Ответы на запросы.

Всякому, даже не искушенному в бизнесе человеку, нетрудно будет ответить на вопрос «с чего начинается коммерческая переписка?» Почти всякая деловая корреспонденция начинается с запросов. Одним грамотно составленным запросом можно установить новые деловые связи с торговыми партнерами, важность которых очевидна не только в наших условиях.

В запросах обычно интересуются прежде всего информацией любого рода и в любом ее виде – списка цен, условий поставки, сроков выполнения заказов, справок, поручительств, каталогов и т.д. Направляя заказ в адрес такой-то фирмы, вы сразу ставите себя в выгодное положение – фирма-получатель обязательно даст необходимую информацию и будет рада сделать это, ведь в условиях рынка запрос почти означает заказ, а заказ – это торговля, прибыль, смысл бизнеса.

Язык запросов прост, а содержание сводится к «просим такую информацию».

В запросах обычно используются следующие клише:

Please inform us
– Просимсообщить

Please send us
– просимвыслать

Please rush us -
Просимвыслать

We should be obliged to receive your (price-list)
– мыбылибыпризнательны, получивваш (прейскурант)

We are interested in
– Мыинтересуемся

We are in the market for
– Мынамеренызакупить

Quote prices
– укажитецены

We
have
an
inquiry
for
– мы хотели бы получить информацию о

Примеры запросов:

15
May
1990

Damark International, Inc.

6707 Shingle Greek parkway

Minnepolis, MN 55430

USA

Gentlemen:

Please send us you new catalogue of Computers and Microprocessors. We also should be grateful if you would enclose free descriptive leaflets with your reply and quote your terms f.o.b. London

Yours faithfully,

M. Davis

Господа!

Просим Вас выслать новый каталог компьютеров и микропроцессоров. Также будем признательны, если вы сопроводите каталог бесплатными проспектами и укажете условия доставки Ф.О.Б. Лондон.

Искренне Ваш,

М. Дейвис.

Заказы. Сопроводительные письма к заказам.

Все многообразие и изобилие коммерческой переписки можно разделить на два типа, сообразно двум основным целям бизнеса – либо что-то купить, либо что-то продать.

Ведение документации достигло такого уровня и запутанности, что скоро можно будет говорить об «искусстве документации», если кому-то удается извлечь из вороха разнообразных форм, условий и канцелярских головоломок – то самое необходимое, что служит делу.

Заказ означает не только сделку и доход. Главное новые связи, новые люди, укрепление связей со старыми партнерами. Таким образом, важность заказа огромна и очевидна, и рассматривать заказы, составлять их необходимо с особым вниманием.

Вся корреспонденция, связанная с заказами, многочисленна, и каждый ее тип приходится выдерживать в определенном стиле, использовать те или иные конструкции и слова, ненавязчиво убеждать, доказывать, просить и т.д.

Заказ же имеет простую форму:»просим доставить то-то туда-то тогда-то».Фирмы используют для оформления заказов отпечатанные бланки с пустыми местами, которые заполняются названиями, датами, условиями, ценами, а вся громоздкая документация, как правило, прилагается к простому заполненному бланку, которые даже обычно не имеют традиционных формул вежливости.

В заказах и сопроводительных письмах часто употребляются такие слова и выражения:

To
be
quoted
on