Структура делового письма
| 1. Шапка
— Наименование фирмы-отправителя — Торговый знак фирмы — Адрес — Номера телефонов, факса, электронная почта |
1. Der Briefkopf
— Der Name der Fa. — Das Firmenzeichen — Die Postanschrieft — Die Telefon- und Faxnummer |
| 2. Сектор адресата
— Тип отправления: печатное, срочное, заказное, авиа. — Название фирмы и/или имя адресата. — Улица, номер дома, почтовый индекс и город. Прим.: город и страна в письмах за границу обычно пишутся большими буквами. |
2. Das Anschrieftsfeld
— Drucksache, Eilzustellung, Einschreiben, mit Luftpost — Der Name der Firma — Die Strasse, das Haus, die Postzahl, die Stadt |
| 2. Сектор адресата
— Тип отправления: печатное, срочное, заказное, авиа. — Название фирмы и/или имя адресата. — Улица, номер дома, почтовый индекс и город. Прим.: город и страна в письмах за границу обычно пишутся большими буквами. |
2. Das Anschrieftsfeld
— Drucksache, Eilzustellung, Einschreiben, mit Luftpost — Der Name der Firma — Die Strasse, das Haus, die Postzahl, die Stadt |
| 3. Строчка ссылок
— Указание на предыдущую переписку. Номер или сокращение отдела или ведущего переписку. |
3. Die Bezugszeichenzeile
— Ihre Zeichen, Ihre Nachricht vom…; unsere Zeichen, unsere Nachricht vom…, Telefon, Ortsname, Datum |
| 4. Повод
— Приглашение — Реклама — Вызов представителя — Запрос — Предложение |
4. Der Betreff
— Die Anladung — Das Werbeangebot — Bitte um Vertreterbesuch — Die Anfrage — Das Angebot über… |
| 5. Текст письма с обращением
|
5. Der Brieftext mit der Anrede
|
| 6. Формула прощания и подпись
— с дружеским приветом — по поручению — по доверенности — перед подписью генерального доверенного |
6. Die Grussformel und die Unterschrift
— mit freundlichem Gruss, mit freundlichen Grüssen — i.A. - im Auffrage — in Vertretung, in Vollmacht — ppa. - per prokura |
| 7. Примечание о приложениях
|
7. Die Anlagevermerke
|
| 8. Коммерческие данные фирмы-отправителя
— подробный адрес (если шапке был указан только а/я) — телеграфный код — номера факса и телефона — наименование банка корреспондента-отправителя — номера счетов |
8. Die Geschäftsangaben
— Die Adresse — Telegramm-Kurzanschrift — Telefon/Faxnummer — Die Bankverbindung des Absenders — Konto-Nr. |
Письмо
-подтверждение
заказа
Этот вид делового письма также может писаться на бланке или в свободной форме. Причем письмо может быть отправлено как заказчиком, так и фирмой-поставщиком, либо может быть ответом заказчика на повторный вопрос о возможности отсылки товара.
Структура письма:
Благодарность за заказ (Dank fur die Bestellung).
Заказ и условия повторяются или в случае необходимости дополняются (Bestellung und Bedingungen werden wiederholt und vervollstandigt).
Ошибки исправляются (Irrtumer werden berichtet).
Срок поставки (Liefertermin).
Клише и выражения писем-подтверждений заказов:
Jch danke fur Ihre Bestellung/ Благодарю за заказ
Ich freue mich, dass Ihnen mein Angebot gafallen ist, und werde.../ Я рад, что моё предложение Вам понравилось, и…
Wir bestatigen hiermit dankend den Erhalt Ihrer Bestellung vom.../ Мы с благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа от…
Wir bestellen zu den umstehenden Bedingungen.../ Мы заказываем на упомянутых выше (ниже) условиях…
Mit den Bedingungen... haben wir uns einverstanden erklart / Мы согласны с условиями…
Wir mussen leider berichten: das Stuck kostet... EU/ К сожалению, мы должны исправить: штука стоит… Евро
Wir haben Ihre Bestellung zur Lieferung Anfang Mai vorgemerkt/ Мы наметили поставку по Вашему заказу на начало мая
Пример письма
|
Письмо-предложение Das Angebot
Письмом-предложением поставщик (der Lieferant) отвечает на письмо-запрос. Отвечая на общий вопрос, он благодарит за проявленный интерес и прелагает прейскурант, каталоги или условия типового договора (Allgemeine Geschaftbedingungen - AGB). Ответ на специальный запрос должен содержать ответы на все вопросы клиента.
Структура письма-предложения:
Причина письма-предложения (Grund fur das Angebot).
Ответы на вопросы (Beantwortung der gestellten Fragen).
Дополнительные предложения (Zusatzangebot).
Надежда на заказ (Hoffnung auf Bestellung).
Отвечая на вопросы, следует дать точное описание товара, по возможности сопроводить фотоматериалами, рисунками или образцами (das Muster). При определении цены (der Pries) указывают возможность скидки (der Prisnachlass, der Rabatt, das Skonto). Отдельно решаются вопросы об упаковке (die Verpakungskosten), транспортных расходах (die Frachtkosten), времени поставки (die Lieferzeit) и оплате (die Rechnung, die Bezahlung).
Пример письма-запроса:
|
|
|||||||||||||||
>Henneberg & Co
Schwarzwalder Производство товаров из древесины. Нагольд Herbert Henneberg & Co. Абонентский ящик 23, 7270 Нагольд |
|||||||||||||||
| Магазин игрушек Карл Рейнхардт Бремер Штрассе, 28 2000 Гамбург 12 | |||
| Ваше сообщение от 03.05.2005 | Наше сообщение от 28.04.2005 | (07452) 4288 домашний номер | Нагольдт 10.05.2005 |
Предложение игрушек Уважаемый господин Рейнхардт, мы рады, что Вас заинтересовало наше предложение игрушек из древесного материала, поэтому мы охотно высылаем Вам наш каталог и новые прейскуранты. Пожалуйста, обратите внимание на выгодные условия поставки и оплаты, описанные в конце каталога. Мы надеемся, что наши товары удовлетворяют Вашим представлениям, и мы вскоре сможем их Вам поставить. С уважением, Herbert Henneberg & Co. по доверенности (Подпись) Анетте Проллиус |
|||
Встречный (повторный) запрос Die Rückfrage
При наличии несогласованностей между предложением и заказом или при изменении условий возникает необходимость встречного запроса.
Структура встречного запроса со стороны продавца:
Благодарность за заказ (Dank für die Bestellung).
Описание несоответствия, противоречия (Beschreibung der Unstimmigkeit).
Поставщик предлагает решение (Lieferant schlägt Lösung vor).
Структура встречного запроса со стороны покупателя (изменение заказа — Änderung/Berichtigung zum Vertrag):
Ссылка на договор или заказ (die Bezugnahme auf den Vertrag bzw. den Auftrag).
Описание изменения или корректировки (die Änderung bzw. Berichtigung des Auftrags).
Благодарность за дополнительные услуги (die Dankbarkeit für zusätzliche Bemühungen).
Клише и выражения писем — встречных запросов, изменений и дополнений к контрактам:
Wir danken Ihnen für den Auftrag/ Мы благодарим Вас за заказ
Gestatten Sie, Ihnen meinen herzlichen Dank auszusprechen/ Позвольте выразить Вам своё искреннее признание
Für Ihre Hilfe danken wir Ihnen im voraus/ Заранее благодарны Вам за помощь
In Bezugnahme auf Ihr Schreiben möchten wir erwähnen, dass.../ Касательно Вашего письма мы бы хотели упомянуть, что…
Wir sind mit Ihrem Vorschlag einverstanden./ Мы согласны с Вашим предложением.
Ich muss Ihnen leider mitteilen, dass wir unsere Bestellung ändern./ К сожалению, я должен Вам сообщить, что мы изменяем наш заказ.
Bitte, teilen Sie uns Ihr Einverständnis zur Termin/Mengeveränderung mit./ Пожалуйста, сообщите нам своё согласие на изменение сроков/количества.
Пример письма встречного запроса со стороны продавца:
|
Пример встречного запроса со стороны покупателя:
|
Формулы приветствия и прощания в дружеских письмах
Формулы приветствия и обращения к друзьям
| Liebe Helke / Lieber Hans | Дорогая Хельке / Дорогой Ганс |
| Meine liebe Helke / mein lieber Hans | Моя дорогая Хельке / Мой дорогой Ганс |
| Hallo meine liebe Freundin / Hallo mein lieber Freund | Привет, моя дорогая подруга / Привет, мой дорогой друг |
| Hallo! | Привет! |
| Liebste Freundin / Liebster Freund | Милая подруга / Милый друг |
Формулы приветствия и обращения к знакомым:
| Sehr geehrte Frau Neumann / Sehr geehrter Herr Neumann | Уважаемая госпожа Нойманн / Уважаемый господин Нойманн |
| Liebe Frau Hoffmann / Lieber Herr Hoffmann | Дорогая госпожа Гоффманн / Дорогой господин Гоффманн |
Формулы прощания:
| — liebe Grusse | — с наилучшими пожеланиями |
| — dein Mark / deine Monika | — твой Марк / твоя Моника |
| — Mark (только имя) | — Марк |
| — sei gekusst | — целую |
| — bis bald | — до скорого |
| — alles Liebe | — любви |
| — alles Gute | — всего наилучшего |
| — alles Liebe wunschen Ihnen/— dir Steffan und Ines | — всей любви желают Вам/— тебе Стеффан и Инес |
| — von Herzen, Staffan | — от всего сердца, Стеффан |
| — gute Zeit | — хорошего времяпровождения |
| — gute Grusse | — с наилучшими пожеланиями |
| — mit liebevollen Gedanken | — с нежными мыслями |
| — Herzlichst, Tobias | — искренне твой, Тобиас |
| — Alles Liebe, innig Ina | — любви, искренне твоя, Ина |
| — Fuhl dich umarmt | — обнимаю |
| — Liebe Grusse und grosse Umarmung | — с наилучшими пожеланиями и крепкими обьятиями |
| — mit Liebe, Alex | — с любовью, Алекс |
| — Liebe Grusse aus Berlin/Dresden/Moskau | — наилучшие пожелания из Берлина/Дрездена/Москвы |
| — Ganz liebe Grusse | — с самыми наилучшими пожеланиями |
| — In inniger Liebe und Dankbarkeit | — с искренней любовью и благодарностью |
| — Ich umarme dich | — я тебя обнимаю |
| — bis bald mit herzlichen Grussen | — до скорого, с сердечным приветом |