СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..3
Глава 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ...7
1.1. Понятие служебного документа и его юридическое значение………………7
1.2. Классификация служебных документов…………………………………..….9
Глава 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ
СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ…………………………………..……………..16
2.1. Документообразующие признаки…………………………………………..16
2.2. Правила оформления реквизитов служебных документов,
обеспечивающих юридическую силу…………………………………………….18
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………….23
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ……..….25
ВВЕДЕНИЕ
Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.
Юридическая сила документа – это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.
Актуальность темы курсовой работы обусловлена первостепенным влиянием на приобретение документом юридической силы соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации – автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.
Объектом курсовой работы является юридическая сила служебного документа.
Предметом курсовой работы являются документообразующие признаки.
Цель курсовой работы – исследование юридической силы документа как основного свойства служебного документа.
Задачи курсовой работы:
1.Определение сущности служебного документа.
2. Рассмотрение классификации служебных документов.
3. Исследование документообразующих признаков.
4. Рассмотрение реквизитов служебных документов, обеспечивающих юридическую силу.
Теоретическую базу исследования составили работы по делопроизводству и документационному обеспечению управленческой деятельности таких авторов, как В.И.Андреева, М.И.Басаков, М.В.Кирсанова, Т.В.Кузнецова, М.Ю.Рогожин, П.В.Сотов, М.В.Стенюков и др.
Нормативно-правовую базу исследования составили: Конституция РФ, Гражданский кодекс РФ, Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ 6.10.1-88 «Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения»; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
Высшей правовой значимостью обладает Конституция РФ[1]
принятая всенародным голосованием 12 декабря 1993 года, которой должны соответствовать все остальные нормативно-правовые акты РФ.
Гражданский кодекс РФ[2]
установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК РФ установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица.
Требования к оформлению документов устанавливаются в нормативных документах системы стандартизации, основными из которых являются государственные и отраслевые стандарты. Для организации и постановки кадрового делопроизводства необходимо знание следующих государственных стандартов: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[3]
; ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[4]
; ГОСТ 6.10.1-88 «Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения»[5]
; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»[6]
.
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов.
Важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли является ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» регулирует процессы управления документами, предназначенными для внутреннего и внешнего пользования. Положения стандарта являются рекомендациями по созданию системы управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.
Курсовая работа состоит из введения, двух глав и заключения.
В первой главе рассмотрено документирование управленческой деятельности. Во второй главе исследовано обеспечение юридической силы служебных документов.
Глава 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
1.1. Сущность служебного документа
Слово "документ" происходит от латинского documentum, что означает "поучительный пример, способ доказательства". В русский язык слово "документ" вошло в обиход в петровскую эпоху; документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость[7]
.
Документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний, сферах жизни, являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства, историк рассматривает документ как исторический источник, кибернетик-документалист видит в нем носителя информации вообще, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.
Как бы там ни было, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи.
Документ - это средство закрепления информации о событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека[8]
.
Таким образом, в основу понятия «документ» положена та особенность документов, которая вытекает из общности их свойств и назначения. Наиболее общей и основной функцией документов является информационная функция.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения или предприятия, обеспечивая взаимодействие их частей. Документы используют для передачи информации во времени и на расстояние. Документная информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
Понятие "служебный документ" охватывает многие формы управленческой деятельности, которые выражаются с помощью соответствующих документов:
- планирование - посредством подготовки различных планов;
- учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации;
- инструктирование - в виде издания инструкций, методических указаний;
- контроль - путем сбора сведений в письменном виде и дачи указаний и т.д.[9]
Документация, будучи тесно связанной со всеми формами управленческой деятельности, используется управленческим аппаратом в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности, контроля исполнения, трудовой дисциплины.
Юридическое значение документов чрезвычайно важно для управленческой деятельности, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.
Одни документы, например, правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действия. Другие - а к ним можно отнести практически любой документ - наделяются юридической функцией в случаях использования их в качестве доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.
1.2. Классификация служебных документов
Жизнедеятельность любой организации начинается с разработки организационно-правовых документов. С помощью этих документов реализуется одна из основных управленческих функций - организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними.
Введение организационно-правовых документов в действие осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем (утверждение отдельных видов документов может осуществляться постановлением, решением, приказом или распоряжением соответствующего органа (должностного лица).
Организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших[10]
.
Организационно-правовые документы - документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.
Общие требования к оформлению организационно-правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы. Среди наиболее распространенных организационно-правовых документов следует выделить устав организации, положение о структурном подразделении (коллегиальном органе) организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции.
Нормативные правовые акты издаются в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений.
Нормативный правовой акт может быть издан совместно несколькими органами государственной власти или одним из них по согласованию с другими.
Подготовка акта возлагается на одно или несколько структурных подразделений с учетом их функций и компетенции или на специально создаваемые рабочие группы. В подготовке акта принимает обязательное участие юридическая служба.
Срок подготовки проекта акта не должен превышать 1 месяца. В процессе работы должна быть изучена нормативно-правовая база по этому вопросу, практика применения соответствующих нормативно-правовых актов, научная литература, материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные социологических опросов, если таковые проводились.
Структура нормативно-правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.
Для разъяснения целей и мотивов принятия акта в проекта дается вступительная часть (преамбула). Положения нормативного характера в преамбулу не вносятся.
Нормативные предписания излагаются в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами без точки и заголовков. Пункты, в свою очередь, могут подразделяться на подпункты, имеющие буквенную или цифровую нумерацию. Для полноты изложения вопроса могут воспроизводиться отдельные положения законодательных актов со ссылками на эти акты и официальный источник их опубликования[11]
.
Одновременно с подготовкой проекта акта продумываются предложения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных актов, их частей или отдельных положений. Указание на отмену, изменение или дополнение включается в текст акта. В случае, если эти изменения или дополнения носят значительный характер, разрабатывается новый акт.
К категории информационно-справочных документов относятся следующие: письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, телексограммы, сообщения электронной почты.
Служебные записки, дайджесты, обзоры (ревю) являются информационно-аналитическими документами.
Необходимость в составлении служебной записки возникает, как правило, в тех случаях, когда руководитель того или иного уровня начинает испытывать нехватку свежей оперативной и конкретной информации о состоянии дел на порученном ему участке. Или - когда его интересует всего лишь ход решения небольшой, но важной проблемы. Как правило, этот документ служит для сжатого, почти фрагментарного освещения вполне конкретных служебных вопросов, раскрытия их действительного состояния.
Среди характерных особенностей, отличающих служебную записку, следует выделить малые сроки подготовки, ограниченный контингент составителей документа, небольшой объем текста, актуальность включенной в нее информации. Служебная записка не является фрагментом доклада или другого более объемного документа, это - самостоятельный документ[12]
.
Различают несколько видов служебных записок:
- докладные,
- аналитические,
- обзорные,
- информационно-статистические,
- записки о состоянии дел за конкретный период времени.
В деловой среде все большее значение в последнее время приобрели сравнительно новые виды информационно-аналитических документов - дайджесты и обзоры (ревю).
Особенность этих документов состоит в том, что они представляют собой сжатое изложение той или иной темы и готовятся в короткие сроки. При составлении этих видов документов необходимо указать в обязательном порядке тему, объем, привлекаемые (из числа доступных и предпочтительных по тем или иным причинам) источники, сроки подготовки, наличие аналитической части, ее объем, основные акценты в ней, особенности оформления, количество экземпляров[13]
.
Важно раскрыть тему так, чтобы с помощью подготовленного документа руководитель мог найти ответы на абсолютное большинство вопросов по данной проблематике. Особое значение приобретают наглядные материалы: графики, схемы, выводы и т.д.
Документами переговорной и совещательной деятельности являются протоколы (а также стенограммы) и доклады (содоклады).
Протокол - основной документ регистрации совещательной и переговорной деятельности, представляющий собой оформленную в соответствии с установленными правилами полную и точную письменную информацию о порядке проведения конкретного служебного мероприятия (заседания, совещания, собрания, переговоров и т.д.).
Протоколированию в обязательном порядке подлежат следующие сведения: время, дата и место проведения мероприятия, количество участников (для определения кворума), результаты голосования предложения по повестке дня, порядок обсуждения повестки дня, особые мнения по выработке постановлений (решений) по вопросам повестки дня, реплики, справки, замечания, другая значимая информация о ходе мероприятия[14]
.
Дополняющими материалами к протоколу являются тексты (тезисы) докладов, содокладов и выступлений, данные мандатной комиссии о составе участников, списки участников мероприятия, справочно-статистические и информационно-аналитические документы, проекты и окончательные тексты постановлений и решений, соглашений и договоров, другие рабочие материалы, содержащие полезную информацию.
Той же цели - фиксированию состоявшегося события (мероприятия) служит и стенограмма - дословная запись всех выступлений участников совещаний, собраний, заседаний. Благодаря ей, можно при необходимости восстановить ход обсуждения того или иного вопроса, уточнить позиции участников обсуждения.
Доклад как вид служебного документа отличается от всех других тем, что предназначен для устного прочтения, поэтому в процессе его подготовки следует прежде всего ориентироваться на аудиторию, которой предназначено выступление, и интонацию, которой вы собираетесь воспользоваться. Полезно было бы также ответить себе на следующие вопросы: почему пригласили именно вас? каковы возможности восприятия аудиторией излагаемой вами информации? нужны ли наглядные пособия в качестве аргументов вашего повествования? И т.д. Для надежности и полноты выражения предполагаемой темы опытные ораторы советуют составлять конспект выступления.
Кроме того, документы учреждений, организаций и предприятий принято различать:
1. По количеству отраженных в тексте вопросов: документы простые и сложные.
Под простыми понимают документы, содержание которых посвящено одному вопросу (факту, событию, явлению). Такие документы легко обрабатываются, регистрируются, контролируются.
В сложных документах отражается несколько вопросов. Это влечет за собой значительные трудности в работе с ними и в делопроизводстве, и в архиве. Необходимо стремиться к сокращению числа сложных документов и замене их простыми. Практика показывает, что в большинстве случаев подготовка сложных документов не вызывается необходимостью.
2. По форме:
- документы индивидуальные, создаваемые по произвольной форме, например личного характера;
- документы типовые, представляющие собой текст-образец, на основе которого строятся тексты документов аналогичного содержания с сохранением основных конструкций и формулировок (примером могут служить типовые номенклатуры дел для однородных предприятий);
- трафаретные, когда часть текста документа отпечатана заранее (постоянная информация), а часть текста вписывается при его составлении (переменная информация). Трафаретные тексты фиксируются, как правило, на бланках.
3. По средствам фиксации:
- документы рукописно-печатные (рукописные, машинописные, изготовленные на множительных аппаратах и типографским способом);
- графические (чертежи, схемы, графики, рисунки); фотокинодокументы, позволяющие запечатлеть явления и процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной;
- звуковые, получающие все большее распространение в последнее время, особенно в целях документирования заседаний коллегиальных органов;
4. По стадиям создания: документы принято делить на оригиналы (подлинники) и копии.
Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа[15]
. Если оригинал (подлинник) составлен по определенной форме и подписан соответствующими должностными лицами, то его называют подлинником. Оригиналы, или подлинники, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными. При этом каждый из экземпляров имеет одинаковую юридическую силу. Примером могут служить договоры, заключаемые несколькими сторонами.
Копия – это документ полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы[16]
.
Различают несколько видов копий. Наиболее распространенными являются выписки - копии, воспроизводящие часть текста документа, и отпуски - полные копии отосланных документов, подшиваемые в дела учреждения-отправителя. Как правило, отпуск создается одновременно с подлинным документом. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Правильность отпуска удостоверяется пометкой "верно" и подписью лица, ответственного за делопроизводство.
Особый вид копий представляет собой дубликат, имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником[17]
. Обычно дубликат выдается в случаях утери владельцем подлинного документа (паспорта, удостоверения и т.д.).
Таким образом, понятие "служ
Глава 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ
СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Документообразующие признаки
Любой документ обладает определённым набором признаков, непосредственно связанных с его основными функциями и свойствами (рис. 1).
|
|||
|
|||
|
|||
|
|||
Рис. 1. Документообразующие признаки
Прежде всего, информация фиксируется кем-либо на материальном носителе с определённой целью, т.е. документированная информация всегда имеет автора. Автор документа - это “физическое или юридическое лицо, создавшее документ”[18]
. Авторство является важнейшим признаком документа.
Авторами служебных документов, начиная с 19 века, стали считать учреждения, организации, предприятия, поскольку должностные лица, которые подписывают служебные документы, выступают лишь представителями этих учреждений. Вместе с тем авторами документов могут быть и отдельные лица. Авторы могут быть индивидуальные и коллективные (если на документе более одной подписи). Авторство может соответствовать подписи, если автор объявляет себя; может быть анонимным (если автор скрывает своё имя) или псевдонимным (если автор скрывает своё имя под другим, вымышленным именем).
Важным документообразующим признаком является наименование вида документа (приказ, справка, заявление и т.п.). Оно позволяет получить первое самое общее представление о документе, его юридической значимости.
К числу важнейших признаков документированной информации относится датирование документа. Дата – это время создания документа. Однако информация об этом может быть зафиксирована по-разному. Отсюда даты различают:
|
|
- точные (время создания документа указывается точно); |
|
|
- приближённые (время создания документа определяется на основе анализа его содержания, авторства, упоминающихся в нём событий и т.п.); |
|
|
- вероятные (время создания устанавливается путём сопоставления отдельных документов или даже их комплексов, анализа внешних признаков документа и т.д.)[19]
|
Дата создания документа необходима для правовой оценки, содержащейся в нём информации, а также для оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выражением в документе воли органа управления. Если в документе хотя бы на один день смещена дата, то “фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные”[20]
.
Достоверность документированной информации подтверждается удостоверением документа, т.е. подписью, печатью, грифом утверждения.
В совокупности рассмотренные документообразующие признаки придают документу необходимую юридическую силу. Иначе говоря, несоблюдение условий, правил документирования может иметь соответствующие правовые последствия. Вместе с тем следует заметить, что юридическая сила документа зависит также от соблюдения и ряда других условий. Прежде всего, она базируется на действующем законодательстве, которое придаёт бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нём свои действия. Кроме того, юридическая сила документа зависит от функций, прав, обязанностей, т.е. от компетенции органа управления или должностного лица. Документ, выданный некомпетентным, не уполномоченным на то лицом либо оформленный без предварительного согласия, не будет считаться законным.
Таким образом, юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
2.2. Правила оформления реквизитов служебных документов, обеспечивающих юридическую силу
Реквизитами, обеспечивающими юридическую силу служебных документов, являются:
- наименование организации;
- справочные данные об организации;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- гриф утверждения документа.
Наименование организации – автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (учредительным договором, уставом или положением). Наименование организации должно включать:
- сокращенное, а при его отсутствии – полное, наименование вышестоящей организации, если она имеется;
- указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное унитарное предприятие и т.д.);
- собственное индивидуальное название организации;
- сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного;
- наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации, если оно является автором документа[21]
.
Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне.
Если организация расположена на территории субъекта Федерации, имеющего наряду с русским языком второй государственный язык – национальный (якутский, чувашский, татарский и др.), все реквизиты бланка указываются на двух языках, при этом реквизиты на русском языке оформляются угловым способом слева, а реквизиты на национальном языке – справа.
Организации, осуществляющие переписку с зарубежными партнерами, используют бланки на двух языках – русском и одном из иностранных, соответственно, все реквизиты бланка воспроизводятся на двух языках. Наименование организации на одном из иностранных языков должно быть закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
Реквизит
“Справочные данные об организации
” используется в бланках писем. Он включают: почтовый адрес; номера телефонов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации, например, номер факса, телекса, счета в банке, адрес электронной почты и др.
Почтовый адрес организации в справочных данных указывается в соответствии с "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, то есть в следующей последовательности:
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название района;
- название области, края, автономного округа (области), республики;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс[22]
.
Под реквизитом "Справочные данные об организации" указываются: код организации по ОКПО, основной государственный регистрационный номер (ОГРН); идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
Реквизит "Наименование вида документа" присутствует в бланках конкретного вида документов. Наименование вида документа указывается в соответствии со сложившимися в системе делопроизводства традициями. Для закрепления видов и разновидностей документов разрабатывают Табели форм документов, применяемых в организации. Нельзя использовать в качестве названия вида документа слова "мероприятия", "информация", "порядок" и др. Документы должны называться: план, справка, докладная записка, инструкция и т.п.
В служебной переписке наименование вида и разновидности письма указывать не принято.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты:
- цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год: 05.02.2004;
- словесно-цифровым способом: 05 февраля 2004 г.[23]
Стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности – год, месяц, число: 2004.02.05, что соответствует международному стандарту на оформление дат.
Датой документа может быть дата:
- подписания документа (в приказах, распоряжениях, указаниях, справках, докладных записках, письмах, договорах и др.);
- утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных расписаниях, регламентах и др.);
- события (в протоколах и актах).
Нужно также иметь в виду при работе с документами, что датируются многие служебные отметки на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Дата и регистрационный номер документа могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора.
Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу[24]
. Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой документа.
Документы проходят процедуру утверждения для придания им юридической силы. Утверждаются организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания), планы, отчеты, некоторые виды актов и протоколов. Перечень утверждаемых документов в каждой организации должен быть определен в Инструкции по делопроизводству.
Документ может утверждаться непосредственно руководителем (несколькими руководителями), распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Таким образом, для придания юридической силы служебному документу, необходимо правильно оформить реквизиты, обеспечивающие ее. При этом, реквизитами, обеспечивающими юридическую силу служебных документов являются наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, гриф утверждения документа.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Понятие "служебный документ" охватывает многие формы управленческой деятельности, которые выражаются с помощью соответствующих документов.
Юридическое значение документов чрезвычайно важно для управленческой деятельности, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.
Документы учреждений, организаций и предприятий принято различать:
1. По количеству отраженных в тексте вопросов: документы простые и сложные.
2. По форме:
- документы индивидуальные, создаваемые по произвольной форме;
- документы типовые, представляющие собой текст-образец;
- трафаретные.
3. По средствам фиксации:
- документы рукописно-печатные;
- графические;
- звуковые.
4. По стадиям создания документы принято делить на оригиналы (подлинники) и копии.
Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа. Оригиналы, или подлинники, составленные в нескольких экземплярах, имеют одинаковую юридическую силу.
Копия – это документ полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Особый вид копий представляет собой дубликат, имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Таким образом, для придания юридической силы служебному документу, необходимо правильно оформить реквизиты, обеспечивающие ее: наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, гриф утверждения документа.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. ИСТОЧНИКИ
1.1. Конституция РФ, принятая всенародным голосованием 12.12.1993г. (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008г. № 6 – ФКЗ, № 7 - ФКЗ) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2009. - № 4. – Ст. 445.
1.2. Гражданский кодекс Российской Федерации: Части первая, вторая и третья. - М.: Юрайт - М, 2010. - 563 с.
1.3. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009г. № 477 // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2009. - № 5. - Ст. 3060.
1.4. Правила оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2005. - № 17. - Ст. 1556.
1.5. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988г. № 33. - М.: Главархив СССР, 1991. - 76с.
1.6. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд – во стандартов, 2004. – 20 с.
1.7. ГОСТ Р 51141 - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд - во стандартов, 1998. – 8 с.
1.8. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. - М., 1995.
1.9. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Утв. Росархивом 06.10.2000 в ред. от 27.10.2003. – М.: Росархив, 2004. – 110 с.
2. ЛИТЕРАТУРА
2.1. Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие / В.И.Андреева. - М.: ЗАО Интел - Синтез, 2006. - 184 с.
2.2. Басаков М.И. Делопроизводство: Учебное пособие. – 3-е изд., перераб. и доп. / М.И.Басаков, О.И.Замыцкова. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 384с.
2.3. Басаков М.И. Справочник секретаря-референта: практическое пособие. – изд. 5-е, перераб. и доп. / М.И.Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2008. – 407с.
2.4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 4-е изд. / М.В.Кирсанова. - Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. – 312с.
2.5. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие.-2-е изд., перераб. и доп. / И.Н.Кузнецов. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006 - 520 с.
2.6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М.: Юрайт-Издат, 2010. – 396 с.
2.7. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / А. В. Пшенко. – М.: Академия, 2006. – 176 с.
2.8. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – СПб.: Питер, 2007. – 372.
2.9. Румынина Л.А. Делопроизводство. - М.: Юнити-Дана, 2009. – 264 с.
2.10. Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. – М.: Омега-Л, 2007. – 296с.
2.11. Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие / О.П.Сологуб. – М.: Омега-Л, 2007. – 455с.
2.12. Сотов П.В. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы / П.В.Сотов, А.Н.Тихомиров. - М.: Проспект, 2008. - 80 с.
2.13. Спивак В.А. Делопроизводство / В.А.Спивак. - СПб.: Герда, 2007. – 113с.
2.14. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство к составлению / М.В.Стенюков. – М.: ПРИОР, 2007. – 271с.
2.15. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству / М. В. Стенюков. – М.: Приор, 2007. – 176с.
[1]
Конституция РФ, принятая всенародным голосованием 12.12.1993г. (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008г. № 6 – ФКЗ, № 7 - ФКЗ) // СЗ РФ. 2009. № 4. Ст. 445.
[2]
Гражданский кодекс Российской Федерации: Части первая, вторая и третья. - М.: Юрайт - М, 2010. - 563 с.
1 ГОСТ Р 6.30 - 2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М., 2003.
2ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.
3 ГОСТ 6.10.1-88 «Унифицированные системы документации (УСД). М., 1988..
[6]
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 г. № 28-ст. М., 2007.
[7]
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 4-е изд. / М.В.Кирсанова. - Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. С. 21.
[8]
Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству. – СПб.: Питер, 2007. С. 108.
[9]
Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие / В.И.Андреева. - М.: ЗАО Интел - Синтез, 2006. С. 68.
[10]
Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. – М.: Омега-Л, 2007. С. 101.
[11]
Спивак В.А. Делопроизводство / В.А.Спивак. - СПб.: Герда, 2007. С. 53.
[12]
Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / А. В. Пшенко. – М.: Академия, 2006. С. 72.
[13]
Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие.-2-е изд., перераб. и доп. / И.Н.Кузнецов. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. С. 312.
[14]
Басаков, М.И. Справочник секретаря-референта: практическое пособие. – изд. 5-е, перераб. и доп. / М.И.Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2008. С. 260.
[15]
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009г. № 477 // СЗ РФ. 2009. № 5. Ст. 3060.
[16]
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009г. № 477 // СЗ РФ. 2009. № 5. Ст. 3060.
[17]
ГОСТ Р 51141 - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд - во стандартов, 1998.
[18]
ГОСТ Р 51141 - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд - во стандартов, 1998.
[19]
Басаков,М.И. Делопроизводство: Учебное пособие. – 3-е изд., перераб. и доп. / М.И.Басаков, О.И.Замыцкова. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. С. 139-140.
[20]
Румынина Л.А. Делопроизводство. - М.: Юнити-Дана, 2009. С. 122.
[21]
Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие / О.П.Сологуб. – М.: Омега-Л, 2007. С. 305-306.
[22]
Правила оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 // СЗ РФ. 2005. № 17. Ст. 1556.
[23]
ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд – во стандартов, 2004.
[24]
ГОСТ Р 51141 - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд - во стандартов, 1998.