Информационные обеспечения экономического анализа
1. Понятие информационного обеспечения экономического анализа, его роль и содержание
2. Информационная база анализа. Требования к информации
3. Виды информации и их источники
4. Контроль достоверности информации
5. Обработка информации
6. Информационная база отдельных видов экономического анализа.
1.
Понятие информационного обеспечения экономического
анализа, его роль и содержание.
При определении понятия информационного обеспечения экономического анализа необходимо исходить из основных этапов процесса управления деятельностью объединений (предприятий) и учитывать место экономического анализа в нем. Как известно, выделяются три основных этапа процесса управления: сбор и обработка информации, анализ, приятие управленческих решений, среди которых анализ занимает промежуточное место. Отсюда следует, что информационное обеспечение анализа является составной частью в системе информационного обеспечения управления, также как анализ является элементом, ступенью процесса управления. Принимая во внимание вышесказанное, можно сформулировать понятие информационного обеспечения анализа.
Информационное обеспечение экономического анализа хозяйственной деятельности
- это система данных и способы их обработки, позволяющие изучить реальное состояние управляемого объекта, измерить влияние факторов его определяющих, а также выявить возможности осуществления необходимых управляющих воздействий. Его отличие от информационного обеспечения управления заключается в том, что последнее содержит также результаты анализа, а не только данные, полученные на основе их сбора и обработки. Иными словами, информационное обеспечение управления - понятие более широкое.
Информационное обеспечение экономического анализа наряду с кадровым, материально-техническим и т.д. создает необходимые условия для его проведения. Содержательность анализа, его глубина и полнота учета всех факторов, воздействующих на изучаемый объект, в существенной форме определяются состоянием информационного обеспечения.
В структуре информационного обеспечения экономического анализа четко просматриваются два элемента: информационный фонд (база) и процессы преобразования содержащихся в нем данных.
2.
Информационная база анализа. Требования к информации.
Формирование информационного фонда должно подчиняться определенным требованиям. К общим требованиям относятся: достоверность информации, необходимость и достаточность ее объема, своевременность передачи и представления. Порядок перечисления названных требований не связан с их значимостью. Эти требования равнозначные и несоблюдение любого из них приводит к негативным последствиям.
Достоверность экономической информации, ее адекватность хозяйственным явлениям определяет достоверность результатов анализа, правильность, обоснованность вытекающих из них выводов и предложений. Использование в анализе недостоверных данных искажает наши представления о реальной экономической действительности и приводит к неправильным решениям. Поэтому вся отобранная для анализа информация должна подвергаться тщательной проверке.
Соблюдение условий необходимости и достаточности имеет двоякое значение. Условие необходимости означает, что для качественного проведения анализа требуется располагать всей необходимой для этого информацией. При недостатке данных состояние управляемого объекта будет изучено неполно, что может при вести к необоснованным, ошибочным решениям.
Нежелателен также и излишек информации, поскольку, во-первых, расходы на сбор и обработку избыточных данных увеличивают общие затраты на управление, а во-вторых, удлиняется период создания информационного фонда и проведения анализа, что может в свою очередь вызвать запаздывание управляющих воздействий.
Объем необходимой и добавочной информации определяется в зависимости от задач и вида проводимого экономического анализа. Так, для осуществления анализа, с целью выявления резервов повышения эффективности деятельности объединения или его подразделений требуется больше исходной информации, чем при оценке состояния данного объекта или оценке выполнения плана по каким-либо показателям. Как правило, также создаются меньшие массивы информации для проведения оперативного анализа, чем при осуществлении периодического итогового анализа.
В теории информации для измерения ее количества в качестве специфической единицы принят бит. Практически измерение количества информации в битах встречает серьезные затруднения. Поэтому на практике для количественной характеристики объемов данных пользуются такими измерителями как количество алфавитных и цифровых знаков, сдав, показателей, документов.
Из этих, наибольшее распространение при измерении объемов данных получили технико-экономические характеристики состояния объекта - показатели и параметры. Они удобны тем, что в отличие от документов все равны по объему (что очень важно для единицы измерения). В отличие от алфавитно-цифровых знаков они являются единицами, имеющие законченный экономический смысл и могут быть независимыми носителями информации; сравнительно легко поддаются счету.
Точных способов расчета необходимого объема информации существующие методики экономического анализа деятельности отраслей, объединений и предприятий не предусматривают. Поэтому на практике он определяется эмпирически, т.е. исходя из прошлого опыта выполнения подобного рода работ. Измерителями информации в таких случаях служит показатели - экономические, технические и т.д. Конкретное количество показателей, их состав и число лет, за которые они рассчитываются, задаются программой анализа. При условии создания стандартных программ экономического анализа, действующих в пределах отрасли или промышленного объединения, возможно успешное решение вопроса об установлении оптимальных границ информационной базы для каждого из основных видов периодически повторяющегося анализа.
Требование своевременности регистрации и передачи экономической информации связано с необходимостью разрыва во времени между возникновением отклонений от предусмотренного в плане хода производственных процессов, вызываемых, различного рода, возмущений внутренней и внешней среды, и управляющими воздействиями, направленными на восстановление утраченной планомерности. Запаздывание информации, естественно, снижает или сводит на нет их эффективность. В подобных случаях затраты на сбор и обработку данных, на проведение анализа и подготовку решений не дают должной отдачи.
Конкретные сроки информации отличаются, прежде всего, скоростью изменения реальных процессов производства. Они зависят также от способов регистрации и передачи данных. Наиболее распространены отрезками времени фиксации экономических показателей являются: сутки, недели, декады, месяцы, кварталы, годы.
3.
Виды информации и их источники.
К основной информации, используемой в анализе хозяйственной деятельности объединений (предприятий), относятся следующие ее виды: нормативная, плановая, учетная, и вне учетного характера.
Единая система норм и нормативов предусматривает их состав, порядок и методы формирования, обновления и использования при разработке перспективных и текущих планов. Целью создания системы норм и нормативов является усиление научной обоснованности пропорциональности и сбалансированности планов, более глубокое выявление и использование резервов производства, дальнейшее повышение его эффективности.
Система норм нормативов выключает в себя следующие их группы:
· норматив эффективности общественного производства;
· нормы и нормативы затрат труда и заработной платы;
· нормы и нормативы расхода и запасов сырья, материалов, топлива и
энергии;
· нормы и нормативы использования производственных мощностей и
нормы продолжительности освоения проектных мощностей;
· нормативы капитальных вложений и капитального строительства;
· нормы и нормативы потребности и запасов оборудования, кабельных
изделий и показателей использования оборудования;
· финансовые нормы и нормативы;
· нормы денежных (комплексных) затрат на производство
(обслуживание, отчисления на целевые мероприятия и т,п.);
· социально-экономические нормы и нормативы;
· нормы и нормативы охраны окружающей среды.
Нормы и нормативы являются обязательными для применения в расчетах показателей проектов государственных планов, поэтому в экономическом анализе деятельности предприятий и объединений нормативные данные используются, главным образом, при оценке напряженности плановых заданий, а также для уточнения оценки степени их выполнения. Это позволяет точнее определить трудовой вклад каждого коллектива в достигнутые им результаты, т.к. при расчете или уточнении норм и нормативов учитываются в первую очередь такие группы факторов, как: повышение технического уровня производства; улучшение организации производства и труда; повышение качества продукции; изменение структуры и объема производимой продукции.
В каждом предприятии и объединении имеется свое нормативное хозяйство. К основным документам, входящим в нормативное хозяйство, можно отнести:
· регламенты организации и ведения технологических процессов;
· технологические расчеты материальных и энергетических балансов;
номенклатурные ценники на потребляемые предметы труда;
· конструкторские спецификации изделий;
· нормы на технологическую оснастку и инструмент;
· нормы на все виды сырья, материалов и энергии;
· ценники на вырабатываемую продукцию;
· классификаторы продукции и производственных затрат.
Важнейшее место в нормативном хозяйстве объединения (предприятия) принадлежит нормам использования производственных ресурсов, которые классифицируются в соответствии со следующими признаками:
· по масштабу применения - цеховые, заводские, подотраслевые,
отраслевые, межотраслевые;
· по периоду действия - временные, текущие, перспективные,
долгосрочные;
· по степени обобщения - индивидуальные и групповые;
· по видам производств - в основном производстве и на вспомогательные
нужды;
· по целенаправленности применения - пооперационные, подетальные,
поиздельные, постадийные и укрупненные.
При анализе обоснованности норм расхода сырья, материалов, топлива, энергии и затрат труда в производстве промышленной продукции используются следующие источники информации: утвержденные регламенты и другая техническая документация (технологические карты, чертежи на изделия); стандарты и технические условия на сырье и готовую продукцию; технические отчеты объединения; планы организационно- технических мероприятий по экономики сырья, материалов, топлива, энергии и снижению трудоемкости продукции на планируемый период, данные с выполнении плана мероприятий за истекший период; данные отчетов идентичных предприятий и решений отраслевых совещаний; отчеты научно-исследовательских и проектно-конструкторских институтов о научно-исследовательских работ в данной области.
При оценке соблюдения утвержденных норм расхода сырья, материалов, топлива, энергии и затрат труда используются, как правило, нормативные, плановые и отчетные калькуляции себестоимости отдельных изделий или соответствующих калькуляционных единиц.
Кроме того обобщающие нормативные показатели в стоимостном выражении (например, норматив затрат заработной платы на сумму продукции, нормы запасов сырья, материалов, топлива и готовой продукции) или в натуральных единицах (например, лимит численности) приводятся в соответствующих разделах и формах отчетности предприятий и объединений.
Плановая информация представляет собой совокупность данных о состоянии планируемого объекта и тенденциях его развития. Она отражается в оперативных, текущих и перспективных планах, а также в долгосрочных прогнозах развития предприятий, объединений и отраслевой промышленности.
Прогнозы развития экономики охватывает периоды времени в 15-20 и более лет. Перспективными являются планы, рассчитанные на 5 и 10 лет. Вопрос о соотношении текущих и оперативных планов является спорным. В условиях отсутствия у стоящейся точки зрения целесообразно решать этот вопрос не только учитывая период действия планов, но также уровень управления и степень механизации (автоматизации) вычислительных работ.
При современном уровне механизации и автоматизации управления для предприятий и производственных объединений текущим являются годовые, квартальные и месячные планы. Следовательно, вся внутри месячная информация относится к оперативной. В то же время для промышленных объединений и отраслей месячные планы переходят в разряд оперативных, а к текущим относят квартальные и годовые.
С внедрением новейших технических средств регистрации, передачи и обработки информации время, необходимое для осуществления этих операций, будет сокращаться и все больший объем информации будет относиться к оперативной, что позволит существенно повысить гибкость управления. Большинство управляющих воздействий в этих условиях будет носить превентивный характер, который даст возможность предотвратить развитие нежелательных тенденций.
Указанные выше разновидности планов разрабатываются на основе преемственности показателей. Так, пятилетние планы составляются исходя из контрольных цифр важнейших показателей на последний год пятилетки, предусмотренных в основных направлениях экономического развития на 10 лет. Годовые основываются на показателях пятилетнего плана на данный год и т.д.
Преемственность оперативных, текущих и перспективных планов проявляется и в системе планируемых показателей. Эта преемственность охватывает не только временный, но и структурный аспекты.
Система показателей включает шесть разделов. В первом представлены обобщающие показатели эффективности. В последующих трех разделах отражены показатели, характеризующие использование основных видов производственных ресурсов: труда, основных фондов, оборотных средств и капитальных вложений, сырья, материалов, топлива и энергии. В двух последних - показатели эффективности новой техники и внешнеэкономических связей.
Примерно одинаков состав разрабатываемых групп показателей пятилетних и годовых планов развития предприятий и объединений. На основе папки заказов определяется задания: по производству; по труду и социальному развитию; по финансам; по капитальному строительству; по внедрению новой техники и передового опыта; по материально- техническому снабжению. При этом показатели годовых планов конкретизируют, а в отдельных случаях уточняют задания, установленные на соответствующий год пятилетки. Например, производство продукции в натуральном выражении планируется на год по более развернутой номенклатуре, чем в пятилетнем плане. Аналогично - по объемам поставок материально-технических ресурсов и т.д.
Кроме того, бизнес план предприятий и объединений содержит информацию о показателях, планируемых расчетно и не являющихся строго ограничивающими. Это касается, например, численности работающих по их составу и квалификации, затратам на производство по элементам и калькуляционным статьям, по группам финансовых результатов и многих других.
Объем текущей плановой информации подобного рода в годовых планах гораздо больше, чем оперативных или перспективных планах. Последнюю содержат информацию по более узкому кругу показателей, но причины этого различны для каждого из них. Оперативная плановая информация уже по своему составу текущей (годовой) в силу необходимости оптимизировать время, затрачиваемое на сбор и обработку информации, с целью своевременной подготовки оперативных управленческих решений. Перспективные данные служат своего рода ориентирами и в ряде случаев не могут быть детально рассчитаны - из-за недостаточности знаний о тенденциях будущего развития и несовершенства методов прогнозирования. Отмеченные различия оперативной, текущей и перспективной плановой (как впрочем, и учетной) информации оказывают определенное влияние на организацию и содержание экономического анализа хозяйственной деятельности предприятий и объединений.
Оперативный анализ служит средством оперативного контроля и регулирования процесса производства и охватывает, поэтому относительно ограниченный круг важнейших оперативных данных. Наиболее детальный анализ всех сторон деятельности предприятий и объединений проводится в силу этого в последующем порядке, как правило, по итогам работы за год. Его результаты используются для оценки выполнения плановых заданий, выявления направлений мобилизации внутренних резервов повышения эффективности производства.
Предварительный анализ, в том числе и перспективный, служит для обоснования плановых решений и прогнозирования ожидаемого выполнения плановых заданий.
Периодизация учетной информации в основном аналогична названным выше разновидностям плановых данных.
Хозяйственный учет организован в единую систему контроля за выполнением плановых и содержит три самостоятельных, но тесно связанных между собой вида учета: оперативный, бухгалтерский и статистический. В соответствии с этим классифицируются и виды учетной информации.
По объему и содержанию ведущей является бухгалтерская информация. Такое ее положение предполагается рядом важнейших особенностей: сплошное и непрерывное отражение всех операций, их документальное оформление и обобщение в стоимостных измерителях, высокие аналитические возможности учетных регистров.
Взаимосвязь между названными видами единой системы учета проявляются следующим образом. Многие накопительные данные в бухгалтерском учете, в ряде случаев наблюдается органическое сочетание этих двух видов. Наиболее ярко это проявилось, например, в оперативно-бухгалтерском (сальдовом) учете материалов. Данные оперативного и бухгалтерского учета служат источником формирования сводных статистических показателей.
Кроме того, все виды хозяйственного учета имеют непосредственную взаимосвязь с первичными носителями информации, но используют эту информацию в соответствии с задачами, методами наблюдаемыми явлениями в различных аспектах.
Завершающим этапом хозяйственного учета является составление отчетности, которая относится к важнейшим источникам информации о деятельности предприятий и объединений. Отчетности принадлежит ведущая роль в информационном обеспечении экономического анализа.
В соответствии с видами хозяйственного учета отчетность также подразделяется на: оперативную, бухгалтерскую и статистическую.
Оперативная отчетность (или производственно - техническая)
предназначена, главным образом, для текущего контроля и управления внутри отдельных предприятий и объединений. В ней содержатся данные о производстве важнейших видов продукции, о ходе поставок материалов и топлива, о выполнении договоров поставок потребителям комплектующих изделий и полуфабрикатов и т.д. По способам составления оперативная отчетность близка к статистической и на практике часто отождествляется с нею.
Бухгалтерская отчетность
предоставляет собой систему взаимосвязанных экономических показателей, характеризующих кругооборот хозяйственных средств. Характерной особенностью бухгалтерской отчетности является обоснование ее документально подтвержденными показателями, записями первичных хозяйственных операций, отраженных в стоимостных оценках, по вещественным элементам (материальные ценности, продукции и др.) и в натуральных измерителях.
Статистическую отчетность
предприятий и производственных объединений можно подразделить на две группы. Первая
охватывает определенную систему технико-экономических данных, измерение и обобщение которых не свойственны бухгалтерскому учету, поскольку эти данные выходят за рамки системы повседневного учета процессов и явлений хозяйственной жизни. К таким данным относятся, например, сведения о вводе новых мощностей в соответствующих единицах измерений, о состоянии оборудования и освоении проектных мощностей, баланса производственных мощностей, энергия баланса и другие. Многие показатели статистической отчетности этой группы формируются на основе организации специального учета. Вторая
группа статистической отчетности предприятий и производственных объединений тождественно по ряду форм и показателей бухгалтерской. К ним относятся месячные отчеты о выполнении плана производства продукции, о себестоимости товарного выпуска и раздел о заработной плате работников, о ее составе в отчете по труду. Названные формы в течение года проходят по табелю статистической отчетности, но данные для ее составления берутся из бухгалтерских документов. В годовом отчете эти формы числятся в составе бухгалтерских.
К стат
По периодичности представления отчетность подразделяется на: месячную, квартальную и годовую.
Месячная отчетность
состоит из баланса и справки к нему, в которой приводятся данные о выручке от реализации товарной продукции, финансовые результаты от реализации продукции (прибыли и убытки). В месячные отчеты включаются также данные о выполнении плана производства продукции, по труду и зарплате, себестоимости товарной продукции.
В состав квартальной отчетности
, кроме баланса и отчетов о выполнении планов производства, по труду и зарплате, себестоимости товарной продукции, входит, также, приложение к балансу, где отражаются показатели реализации продукции, прибылей и убытков, расшифровка к балансу, средства амортизационного фонда на полное восстановление и капитальный ремонт, оборачиваемость оборотных средств, движение средств специального назначения и справки, конкретизирующие разные статьи баланса.
Годовая отчетность
по основной деятельности производственного объединения насчитывает ряд типовых форм. Годовая отчетность шире квартальной, главным образом, за счет включения в нее отчетов об основных средствах, о движении уставного фонда, о расходах на содержание аппарата управления, детализации расходов по обслуживанию производства, и управлению и некоторых других.
По числу охватываемых хозяйств отчеты подразделяются на первичные и сводные. Первичные отчеты
представляют производственные объединения (комбинаты, предприятия), составляющие самостоятельные балансы, а сводные отчеты
- вышестоящие хозяйственные объединения и министерства. Сводные отчеты составляются, как правило, по всем показателям, утвержденных для предприятий и объединений. При подготовке сводных отчетов применяются различные способы сводки в зависимости от характера обобщаемых показателей.
Значительное количество показателей сводных отчетов представляет собой арифметическую сумму соответствующих данных по входящим в объединение хозяйственным единицам. Это касается, прежде всего, однородных видов средств и хозяйственных процессов: статьи баланса, продукция, фонды заработной платы и численность работающих, прибыли и убытки, стоимость основных и оборотных средств и т.д.
В числе отчетных данных имеются, однако, и такие, которые не могут механически сводиться по предприятиям. К ним относятся в первую очередь показатели производительности труда и средней себестоимости однородной продукции, выпускаемой на разных предприятиях, или сравнимой продукции. Эти показатели исчисляются в сводных отчетах как средне взвешенные.
При анализе деятельности объединений по сводным отчетам необходимо учитывать, что они, объединяя итоги деятельности предприятий с разным уровнем выполнения плана, дают одностороннюю оценку общих результатов. Во избежание этого следует использовать в анализе различного рода группировки и ранжирование показателей.
Вне учетная информация в отличие от нормативной, плановой и учетной носит внесистемный характер.
Ее назначение заключается в том, чтобы восполнить недостающие данные для проведения анализа. Потребность в ней возникает, как правило, при необходимости углубления экономического анализа, и конкретизации причин изменения изучаемых показателей.
К вне учетным источникам информации относят: материалы ревизий и проверок, проведенных вышестоящими контролирующими органами; протоколы производственных совещаний; переписи оборудования и материалов, проводимые органами ЦСУ; фотографии рабочего дня и работы оборудования; проектно-конструкторская и технологическая документация, рабочие чертежи деталей; данные визуальных наблюдений, спросов, анкетирования и других специальных обследований; материалы многотиражной и стенной печати.
Перечисленные виды информации используются в экономическом анализе в первую очередь для оценки выполнения плановых заданий, контроля за ходом производства и реализации, выявления и распространения передового опыта. С целью выявления причин допущенных отклонений от плановых заданий, как положительных, так и отрицательных проводится детализация информации, используемая в анализе: по периодам времени; отдельным подразделениям предприятий и объединений; по видам продукции; по факторам формирования показателей. В достижении этих целей важное значение имеет знание, отмеченных выше разновидностей данных, а также характера их взаимосвязей.
4.
Контроль достоверности информации.
Достоверность экономической информации, ее адекватность хозяйственным явлениям определяет достоверность результатов анализа правильность, обоснованность, вытекающих из них выводов и предложений. Использование в анализе недостоверной информации искажает наши представления с реальной экономической действительности и приводит к неправильным решениям. Поэтому вся отобранная для анализа информация должна подвергаться тщательной проверке.
Контроль достоверности используемой информации может осуществляться в различных формах. Различают формально-логический контроль и счетную проверку. Сущность формально-логического контроля заключается в проверке полноты и правильности заполнения различного рода документов.
Признак полноты означает охват всех подразделений, объединений (предприятия); наличие необходимых форм отчетности, предусмотренных соответствующими инструкциями; заполнение всех разделов типовых плановых отчетных форм, а также всех макетов аналитических таблиц исходных данных, разработанных на основе программы сбора информации.
Правильность заполнения документов с формально-логической точки зрения означает соответствие данных и их размерности содержанию строк и граф, в которых они проставлены. Проверяется также наличие обязательных реквизитов - название или коды организации и его подразделений, подписи соответствующих лиц, дата составления и т.д.
Счетная проверка является более трудоемкой операцией и требует определенных навыков и знаний. Основное содержание счетной проверки сводится к следующему: проверяется взаимная увязка или тождественность показателей, приводимых в различных документах. При этом, важное значение имеет знания порядка формирования показателей и отражения их в отчетности. Помимо простых форм увязки данных, когда необходимо лишь сопоставление их величин, указанных в разных документах, существуют и более сложные, когда требуются специальные расчеты. Примером подобного рода увязок может служить проверка согласованности сумм прибыли от реализации. Руководствоваться в таких случаях следует методическими указаниями о проверке отчетности. Устанавливается соответствие плановых данных, приводимых в отчете, утвержденным планам и сметам. При корректировке плановых заданий в течение отчетного периода проверяется наличие соответствующего решения и обоснованность его, а также правильность пересчета других плановых показателей, изменяющихся под влиянием проведенных корректировок. Сверяется преемственность плановых и отчетных показателей, статей баланса. О характере преемственности плановых и отчетных показателей уже отмечалось ранее. Преемственность же баланса проверяется посредством сличения его статей на начало отчетного периода с данными одноименных статей на конец предыдущего периода. Проверяется правильность арифметических расчетов: итогов разделов, средних, относительных и удельных величин и т.д.
Одним из способов проверки достоверности отчетных показателей является встречная проверка. Суть ее заключается в сопоставлении отдельных показателей в отчетах объединений (предприятий) с аналогичными данными их контрагентов. Так, данные о платежах в бюджет по балансу объединения должны соответствовать сведениям местного финансового органа об исполнении бюджета. Показатели о задолженности банку по краткосрочным и долгосрочным кредитам должны полностью совпадать с соответствующими данными учреждений Госбанка и Стройбанка. Аналогично идентичными должны быть также отчетные данные объединения (предприятия) о кредиторской и дебиторской задолженности (кроме спорной) и суммы, числящиеся у кредиторов и дебиторов.
При глубоком контроле достоверности отчетных данных требуется проверка правильности исчисления показателей, исходя из приятого порядка их формирования, а также правильности применения тех или иных видов оценок.
Так, для контроля объемных показателей производства необходимо проверить, соблюдены ли признаки готовности изделий при включении их в товарную продукцию, не засчитана ли в выполнении плана продукция, изготовленная с отступлением от государственных стандартов и технических условий; по реализованной продукции - учтены ли сроки поступления выручки на расчетный или спецссудный счет, правильно ли определены элементы выручки от реализации, которые не входят в объем реализованной продукции в плановых оптовых ценах и т.д. Приемы проверки отчетных показателей реализации в значительной мере зависят от применяемых форм расчетов с покупателями.
При оценке достоверности «затратных» показателей главным является проверка обоснованности отнесения затрат на себестоимость продукции, которая проводится по каждой калькуляционной статье.
По материальным затратам важным является проверка правильности отнесения транспортно-заготовительных расходов или отклонении от плановой себестоимости заготовления материалов на себестоимость продукции, а также правомерность списания на издержки производства недостач сверх норм убыли и потерь от порчи материальных ценностей по результатам их инвентаризации.
В ходе проверке статей заработной платы показатели отчетов выполнении плана по труду сопоставляются с бухгалтерскими сводками по расчетам с рабочими и служащими, со сводками заработной платы по ее составу и категориями работников. По данным ведомостей распределения заработной платы изучают обоснованность списания начисленных сумм на счета производственных затрат, расходы непромышленных хозяйств, по капитальному ремонту и др.
Сплошная проверка этих операций по первичным данным очень трудоемка. Поэтому целесообразно выборочно сопоставить показатели выработки, принятые для расчета заработной платы, с данными о сдаче продукции, а также проверить и правильность применения расценок.
По отчислениям на социальное страхование контролируется правильность определения источников покрытия всех видов вознаграждений и премий.
Способы счетной проверки расходов на обслуживание производства и управление зависят от вида контролируемых затрат. Так, по амортизационным отчислениям в первую очередь проверяется вольность применения установленных норм; по расходам на содержание аппарата управления - соответствие фактических расходов общей сумме предельных ассигнований и т.д. Важно при этом четко разграничить расходы и потери, относимые на издержки производства или покрываемые за счет фондов экономического стимулирования и специального назначения либо в порядке распределения прибыли.
Аналогично проверяется обоснованность отнесения затрат и по другим статьям. Руководствоваться в ходе проверки следует действующими инструкциями об учете затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции.
Особое значение имеет оценка достоверности показателей балансовой прибыли, поскольку она является оценочным показателем, источником доходов государственного бюджета. Проверка проводится по отдельным группам финансовых результатов, учитываемых при исчислении балансовой прибыли. При проверке прибыли от реализации товарной продукции следует учесть, что она является продолжением предшествующего контроля достоверности данных отчетности о выручке от реализации, затратах на производство и внепроизводственных расходов.
В ходе проверки необходимо установить, правильно ли определена фактическая сумма балансовой прибыли, засчитываемая в счет выполнения плана, и отражена ли в отчетности та ее часть, которая должна за счет нарушения цен, стандартов, технических условий, отступлений от рецептур и т.д. и подлежит взносу в бюджет.
Кроме того проверяется соблюдение установленного порядка расчетов, правильность применения соответствующих цен, обоснованность отнесения результатов за счет прибылей и убытков.
По итогам контроля достоверности экономической информации делаются выводы о возможности ее использования в анализе или о необходимости проведения соответствующих корректировок.
5.
Обработка информации.
Процесс преобразования информации является заключительной стадией создания информационного обеспечения экономического анализа. Ему предшествуют этапы регистрации, сбора и передачи данных. Организация способов осуществления указанных операций оказывают заметное влияние на организацию, содержание и сроки проведения экономического анализа.
Регистрация, сбор и передача информации могут осуществляться на человек - читаемых документах, на машинных носителях, информации и на документах смешанного типа.
Применение человек - читаемых документов повышает трудоемкость подготовки данных к обработке, т.к. предварительно требуется их перенос на машинные носители, в котором высок удельный вес ручного труда, а также необходимы операции контроля и сортировки. В результате снижается оперативность анализа, зачастую сокращается программа его проведения из-за недостатка времени.
С точки зрения скорости протекания операция по подготовке и информации к обработке и сокращения периода времени, необходимого для этих целей, предпочтительнее машинные носители - магнитные ленты, диски и др. Особенно эффективными являются специальные системы регистрации и сбора данных, предназначенные для автоматизированного формирования массивов информации. Такие системы исключают перфорацию, контроль, сортировку и другие подготовительные операции, осуществляют однократную запись данных и обеспечивают их многократное использование с помощью ЭВМ.
Использование ЭВМ в процессах обработки экономической информации существенно расширяют возможности анализа хозяйственной деятельности предприятий и объединений. Повышается его оперативность, расширяется база для подготовки различных вариантов управленческих решений, возрастает качество самого анализа за счет проведения более детального факторного анализа, расширения факторных моделей и использования (в случаях необходимости) экономико-математических методов и т.д.
Обработка данных, подготовка их к анализу служит одновременно одним из первых его этапов. Следовательно, процессы преобразования экономической информации должны строиться с учетом требований анализа хозяйственной деятельности. Практически это означает формирование программ не только на основе фиксации, нормативно-плановых и отчетных данных, но и выявление абсолютных и относительных отклонений, исчисление средних величин, индексов динамики, удельных показателей и т.д. Конкретное содержание программы преобразования информации определяется в зависимости от целей и задач, видов и программ экономического анализа.
6.
Информационная база отдельных видов экономического анализа.
Большинство относительно устоявшихся видов экономического анализа (оперативный, последующий, предварительный и др.) ориентированы на использование данных интегрированных информационных систем и имеют традиционные источники (планы, отчетность и т.д.).
Однако некоторые виды анализа требуют создания специальной информационной базы. Это касается в первую очередь функционально-стоимостного и межзаводского сравнительного анализа. Необходимость формирования специальных массивов данных связана с использованием при проведении названных видов анализа широкого круга дополнительной информации как системного, так и внесистемного характера.
Информационная база межзаводского сравнительного анализа опирается в основном на системные данные. Характер, состав необходимых данных определяется объектом и задачами анализа.
При проведении сравнительного анализа с целью выявления причин различий в уровне хозяйствования отдельных объединений используются все основные источники нормативной, плановой и учетной информации анализируемых хозяйственных единиц. И главной трудностью является приведение данных в сопоставимый вид.
В случаях выполнения локальных (тематических) сравнительных анализов появляется потребность в дополнительной информации внесистемного характера. Особенно сложной является подготовка информационной базы для международных сопоставлений, сравнений с мировым уровнем изделий.
Для осуществления международных сопоставлений себестоимости и цены изделий используются следующие данные: научно-технические и рабочие параметры; показатели технологичности; экономические показатели при производстве и эксплуатации изделий (затраты, цены, удельный расходов материалов и энергии, срок службы); данные об условиях сбыта на внутреннем и внешнем рынках.
Важнейшие источники информации для международных сопоставлений можно подразделить на первичные и вторичные.
К первичным
источникам относятся: проспекты зарубежных форм; отчеты о ярмарках и командировках; публикации в специальных журналах, материалы различных совещаний; паспорта сравниваемых образцов изделий и другая техническая документация; отчеты о научно-исследовательских опытно-конструкторских работах, диссертации и другие научные работы; патенты; заявки на рационализаторские предложения; отчеты о контроле и испытаниях изделий; отчеты служб сервиса; стандарты различных стран.
Источниками вторичной
информации
служат: документы службы информации; патентные рефераты; библиография и научно-техническая литература; материалы изучения рынков сбыта.
Состав необходимых сведений и их источники для функционально-стоимостного анализа (ФСА) различаются в зависимости от того, на какой стадии жизненного цикла изделия он проводится. Наибольший эффект ФСА дает, как известно, на ранних стадиях и при этом используется самый обширный объем данных, поэтому остановимся на характеристике информационной базы ФСА на стадии научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР).
Основные виды и источники используемой информации можно подразделить на несколько групп.
1.
Общие данные
- задание на НИОКР, план производства данных изделий, патенты и стандарты на аналогичные изделия, результаты анализа мирового уровня изделий этого класса и тенденций его развития, специальная литература.
2.
Общие данные
о самом проектируемом изделии (технико-экономические показатели, потребительские свойства) - опытные и выставочные образцы, инструкции по эксплуатации, проспекты, условия поставок.
3.
Данные о потребности в изделиях и сбыте
- расчеты изменения потребительского спроса, главные потребители.
4.
Сведения об опытно-конструкторских работах
- чертежи изделий, протоколы защиты результатов предыдущих этапов работ, расчетная документация, документация по рационализаторским предложениям.
5.
Технологические данные
- технологические карты: нормативы времени (трудоемкость), машинное время; степень унификации и стандартизации деталей, доля оригинальных деталей, коэффициенты применяемости покупных деталей и их повторяемость.
6.
Цены и затраты
- ценники и расчеты к ним (лимиты цен и затрат), ожидаемое изменение цен на внешнем рынке (прогнозы), размеры поощрительных надбавок, предварительные калькуляции (материалоемкость, замена материалов, нормативы комплексных затрат, тарифные справочники по заработной плате), расчеты потребности в материальных ресурсах.
Некоторые виды информации для проведения ФСА создаются с помощью специальных методов: опросы экспертов, покупателей и потребителей продукции; тестирование эксплуатационников; конференции покупателей и потребителей; конференции идей и т.д.
При создании информационной базы экономического анализа необходимо учитывать не только потребность в определенных данных, но и затраты на их сбор и обработку, поэтому составляя программу анализа, следует предусмотреть проведение специальных расчетов потребности в информации и оценки затрат на ее сбор, преобразование.
Ключевые слова
Поток и системы информации, учет и отчетность, нормативные данные, информационный фонд, действенность информации, необходимость и достаточность объема, информационное обеспечение , достоверность, своевременность, нормативная, плановая, учетная и вне учетного характера, формально-логическая, счетная проверка.
Контрольные вопросы
Определите информационное обеспечение экономического анализа.
Определите наиболее реальные требования информационной базы анализа
Укажите виды информации и их источники.
Назовите формы контроля достоверности информации.
Определите способы обработки информации .
Особенности информационной базы отдельных видов экономического анализа.